Assistenz der Geschäftsführung / Büroorganisation gesucht (m/w/d)

Assistenz der Geschäftsführung / Büroorganisation gesucht (m/w/d)

Teilzeit 20–30 Std. | Reinbek | S-Bahn fußläufig

Wir suchen eine zuverlässige, strukturierte und mitdenkende Unterstützung für unser Versicherungsmaklerbüro in Reinbek.

Wir betreuen überwiegend Gewerbekunden und entwickeln eigene Versicherungskonzepte für bestimmte Zielgruppen. Unser Team am Standort Wentorf ist klein, persönlich und teilweise remote organisiert. Für das Back-Office suchen wir eine weitere Unterstützung.

Deine Rolle

Du bist die zentrale organisatorische Unterstützung im Büro und entlastest die Geschäftsführung im Tagesgeschäft. Du kümmerst dich um Schriftverkehr, Ablage, Termine, Telefon, vorbereitende Buchhaltung und administrative Aufgaben.

Dabei geht es nicht darum, fachliche versicherungstechnische Auskünfte zu geben. Vielmehr sorgst du dafür, dass Informationen an der richtigen Stelle landen, Vorgänge sauber vorbereitet werden und die Zusammenarbeit im Team gut funktioniert.

Deine Aufgaben

• Telefonannahme, freundliche Weiterleitung und Rückruforganisation
• Öffnen, Zuordnen und Bearbeiten eingehender Post und Schriftstücke
• Aufsetzen, Lesen und Überarbeiten von Briefen, E-Mails und einfachen Schreiben
• Pflege von Ablagen, Unterlagen und Rechnungen
• vorbereitende Buchhaltung, insbesondere Zuordnung und Sortierung von Rechnungen und Belegen
• Terminorganisation und administrative Begleitung des Büroalltags
• Unterstützung bei Präsentationen und Unterlagen, zum Beispiel einmal monatlich
• vorbereitende Unterstützung bei kleinen Akquise- und Werbemaßnahmen
• Mithilfe bei der Recherche und Strukturierung von Zielgruppen für unsere Versicherungskonzepte
• Koordination zwischen Büro und remote arbeitenden Teammitgliedern
• Unterstützung bei einfachen organisatorischen Themen rund um Personalplanung und Veränderungen im kleinen Team
• aktive Mitwirkung daran, Abläufe digitaler, einfacher und übersichtlicher zu gestalten

Das bringst du mit

• eine schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit, dich zügig in neue Themen und Abläufe einzuarbeiten
• eine schnelle, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• sehr gute Schreibfertigkeit und ein sicheres Gefühl für klare, korrekte Schriftstücke
• absolut sicherer und erfahrener Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint
• Offenheit und Freude am Arbeiten mit digitalen Systemen, Microsoft 365 und KI-gestützten Anwendungen wie Copilot
• Interesse daran, Prozesse zu vereinfachen, zu digitalisieren und mit modernen Tools sinnvoll weiterzuentwickeln
• ein freundliches, verbindliches und teamzugewandtes Auftreten
• eine positive Grundhaltung und Lust, Aufgaben pragmatisch anzupacken
• die Bereitschaft, auch dort mitzuhelfen, wo gerade Unterstützung gebraucht wird
• Genauigkeit und Verlässlichkeit, besonders bei Schriftstücken, Rechnungen, Terminen und Ablage
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Freude an klassischer Büroarbeit, Sachbearbeitung und Organisation

Versicherungskenntnisse sind kein Muss. Wichtiger sind Tempo, Sorgfalt, Freundlichkeit, digitale Offenheit und die Bereitschaft, sich aktiv in unsere Abläufe einzubringen.

Rahmenbedingungen

• Teilzeit mit 20–30 Stunden pro Woche
• Büro in Reinbek, fußläufig zur S-Bahn
• kleines Team mit kurzen Wegen
• teilweise remote arbeitende Kolleginnen und Kollegen
• langfristige Zusammenarbeit ausdrücklich gewünscht
• Ausweitung der Aufgaben bei entsprechender Entwicklung und Vertrauen möglich

Das bieten wir

Dich erwartet ein persönliches Arbeitsumfeld mit viel Vertrauen, kurzen Entscheidungswegen und einer Aufgabe, die im Alltag wirklich wichtig ist.

Du arbeitest nah an der Geschäftsführung, bekommst Einblick in viele organisatorische Abläufe und kannst mit deiner Geschwindigkeit, Fleiß und Sorgfalt viel bewirken.

Wir wünschen uns jemanden, der gern Ordnung schafft, schnell versteht, freundlich kommuniziert, moderne digitale Möglichkeiten nutzt und Freude daran hat, ein kleines Team im Hintergrund stark zu machen.

Wenn du dich darin wiedererkennst, freuen wir uns auf deine Bewerbung.

Kontakt

📞 Erstkontakt gerne telefonisch unter 0163 3115008
Unterlagen (Lebenslauf/Zeugnisse) erst nach einem ersten Gespräch erforderlich.

✉️ Alternativ: jobs@haase-maklergruppe.de