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DEINE ROLLE

Als Manager Finance & Operations (m/w/d) übernimmst du eine zentrale Rolle an der Schnittstelle von Finance, Administration, HR Operations und interner Organisation.

Du sorgst dafür, dass unsere kaufmännischen Prozesse zuverlässig funktionieren, unsere internen Abläufe strukturiert sind und unsere administrativen Themen mit dem weiteren Wachstum von LOXXTER Schritt halten.

Die Position ist ideal für jemanden, der bereits Erfahrung in Finance, Controlling, Administration oder Operations gesammelt hat und nun mehr Verantwortung in einem international wachsenden SaaS-Unternehmen übernehmen möchte.

Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen und entwickelst dich perspektivisch in Richtung kaufmännische Leitung / Head of Finance & Operations weiter.

DEINE AUFGABEN

Finance, Accounting & Controlling

Du koordinierst die laufenden kaufmännischen Prozesse und stellst sicher, dass Zahlen, Rechnungen und Auswertungen sauber vorbereitet sind, dazu gehören u.a.:

• Vorbereitung und Koordination der laufenden Buchhaltung in Zusammenarbeit mit Steuerberatung und externen Dienstleistern
• Prüfung, Freigabe und Verwaltung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Vorbereitung von Zahlungs- und Rechnungsläufen
• Pflege und Weiterentwicklung von Finanzübersichten, Liquiditätsplanung und Kostenkontrolle
• Erstellung von Auswertungen und Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsführung
• Überwachung von Budgets, offenen Posten und wiederkehrenden Kosten
• Unterstützung beim Aufbau eines einfachen, belastbaren Controllings für ein wachsendes SaaS-Unternehmen
• Unterstützung bei der Erstellung der Jahresabschlüsse

Operations & interne Prozesse

Du sorgst dafür, dass interne Abläufe strukturiert, effizient und skalierbar funktionieren, dazu gehören u.a.:

• Aufbau, Pflege und Optimierung interner Prozesse, Checklisten und Standards
• Strukturierung kaufmännischer und organisatorischer Abläufe
• Koordination mit externen Partnern wie Steuerberatung, Rechtsberatung, Banken, Versicherungen und Dienstleistern
• Unterstützung bei Beschaffungen, Versicherungen, Software-Abos und internen Freigabeprozessen
• Pflege von Verträgen, Dokumentationen, Ablagestrukturen und internen Übersichten
• Überwachung wichtiger Fristen, Kündigungsfristen und wiederkehrender Verpflichtungen
• Mitwirkung beim Aufbau professioneller Operations-Strukturen für weiteres Wachstum

HR Operations & internationale Mitarbeitende

Da unser Team international aufgestellt ist, unterstützt du bei HR-nahen administrativen und operativen Themen, dazu gehören u.a.:

• Unterstützung bei Onboarding- und Offboarding-Prozessen
• Pflege von Mitarbeiterdaten, Verträgen und administrativen HR-Unterlagen
• Koordination mit Employer-of-Record-Anbietern und externen HR-Dienstleistern
• Abstimmung zu internationalen Beschäftigungsmodellen und Remote-Work-Strukturen
• Verwaltung von Arbeitsmitteln, Zugängen und organisatorischen Themen rund um Mitarbeitende
• Unterstützung bei der Weiterentwicklung interner HR- und People-Prozesse

Vertrags-, Compliance- und Dienstleistermanagement

Du unterstützt dabei, dass kaufmännische und organisatorische Risiken transparent bleiben und sauber gesteuert werden, dazu gehören u.a.:

• Pflege und Übersicht über Kunden-, Lieferanten-, Dienstleister- und Partnerverträge
• Unterstützung bei Vertragsprozessen, Freigaben und Verlängerungen
• Überwachung wichtiger Vertragsfristen und wiederkehrender Verpflichtungen
• Unterstützung bei Datenschutz-, Compliance- und Dokumentationsthemen in Zusammenarbeit mit externen Beratern
• Koordination und Steuerung externer Dienstleister
• Mitwirkung beim Aufbau skalierbarer interner Governance-Strukturen

Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung

Du arbeitest direkt mit der Geschäftsführung zusammen und hilfst dabei, kaufmännische und operative Entscheidungen vorzubereiten, das umfasst u.a.:

• Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen
• Vorbereitung von Planungen, Forecasts und Szenarien
• Analyse von Kostenstrukturen und Verbesserungspotenzialen
• Unterstützung bei strategischen Projekten im Bereich Finance, Operations und Administration
• Schrittweise Übernahme zusätzlicher Verantwortung mit zunehmender Erfahrung

DEIN PROFIL

Du passt gut zu uns, wenn du gerne strukturiert arbeitest, Verantwortung übernimmst und Freude daran hast, in einem international wachsenden Unternehmen professionelle kaufmännische und operative Strukturen aufzubauen.

Wichtig sind uns:

• Mehrjährige Erfahrung in Finance, Accounting, Controlling, Administration, Operations oder einer vergleichbaren kaufmännischen Rolle
• Gutes Verständnis kaufmännischer Prozesse in einem Unternehmen
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Steuerberatung, Buchhaltung oder externen kaufmännischen Dienstleistern
• Sicherer Umgang mit Zahlen, Auswertungen und administrativen Prozessen
• Sehr gute Excel und gute DATEV Unternehmen Online Kenntnisse
• Strukturierte, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise
• Hohe Sorgfalt bei Dokumenten, Zahlen, Fristen und Prozessen
• Interesse daran, Prozesse nicht nur auszuführen, sondern aktiv zu verbessern
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse
• Kommunikationsstärke und Freude an der Zusammenarbeit mit einem internationalen Team

WAS DU BEI UNS FINDEST

• Eine verantwortungsvolle Rolle in einem international wachsenden SaaS-Unternehmen
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Viel Gestaltungsspielraum beim Aufbau professioneller Finance- und Operations-Strukturen
• Eine langfristige Entwicklungsperspektive in Richtung kaufmännische Leitung
• Ein internationales, pragmatisches und lösungsorientiertes Team
• Möglichkeit zur teilweisen Remote Arbeit mit flexiblen Strukturen
• Kurze Entscheidungswege und offene Kommunikation
• Die Möglichkeit, nicht nur Prozesse zu verwalten, sondern sie aktiv besser zu machen

WARUM DIESE POSOTION SPANNEND IST

Diese Rolle ist keine klassische Verwaltungsposition. Du kommst in ein Unternehmen, das fast 8 Jahre am Markt ist, wächst und zunehmend professionellere kaufmännische und operative Strukturen benötigt.

Du musst nicht vom ersten Tag an „Kaufmännischer Leiter“ sein. Aber du solltest den Anspruch haben, dich in diese Richtung zu entwickeln: mit wachsender Verantwortung für Finance, Operations, HR Operations, Vertragsmanagement und interne kaufmännische Prozesse.

BEWERBUNG

Wenn du Lust hast, kaufmännische und operative Verantwortung in einem wachsenden SaaS-Unternehmen zu übernehmen und Strukturen aktiv mitzugestalten, freuen wir uns auf Deine Bewerbung.

Bitte sende uns Deinen Lebenslauf sowie Zeugnisse und eine kurze Information zu deinem möglichen Starttermin.