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Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet in Vollzeit, Teilzeit (39,83 Std./Wo.) eine*n

Teamassistenz (m/w/d) in Vollzeit (39,83 Std./Wo.) - Teilzeit ist möglich

Die Ruhr-Universität Bochum (RUB) ist eine der führenden Forschungsuniversitäten in Deutschland. Als reformorientierte Campusuniversität vereint sie in einzigartiger Weise die gesamte Spannbreite der großen Wissenschaftsbereiche an einem Ort. Das dynamische Miteinander von Fächern und Fächerkulturen bietet den Forschenden wie den Studierenden gleichermaßen besondere Chancen zur interdisziplinären Zusammenarbeit. Das Horst-Görtz-Institut für IT-Sicherheit (HGI) gehört zu den renommiertesten Forschungsinstituten im Bereich der IT-Sicherheit in Europa. Das HGI bietet Europas größtes Ausbildungsprogramm für IT-Sicherheit, verfügt über umfangreiche Netzwerke in Wissenschaft und Praxis und hat zahlreiche erfolgreiche Start-Ups auf dem Gebiet der Cyber-Sicherheit hervorgebracht. Am HGI beheimatet ist das Exzellenzcluster „CASA: Securing the Digital Society“, welches von der DFG für die Jahre 2026–2032 mit rund 53 Millionen Euro gefördert wird. CASA hat sich zum Ziel gesetzt, die Resilienz unserer digitalen Gesellschaft zu stärken. Zu den Schwerpunkten gehören die Sicherheit von Quantentechnologien, der Schutz vor KI-gestützter Desinformation und gesellschaftlicher Polarisierung sowie neue Ansätze zur Abwehr von Ransomware. Neben technischen Fragen wird im EXC CASA auch das Zusammenspiel von menschlichem Verhalten und Cybersicherheit untersucht. Dieses herausragende Umfeld bietet hervorragende Arbeitsbedingungen in einem äußerst aktuellen und spannenden Themengebiet. Hinzu kommt eine sehr gute Arbeitsatmosphäre in einer jungen und international hoch angesehenen Forschungseinrichtung.

Als Teamassistenz (m/w/d) für die Geschäftsstelle des Exzellenzclusters CASA / HGI unterstützen Sie die Mitarbeitenden sowie die Leitung der Geschäftsstelle bei verschiedenen Belangen des Finanzwesens und Projektmanagements.

Umfang: Vollzeit, Teilzeit
Dauer: unbefristet,
Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Bewerben bis: 19.07.2026

Ihre Aufgaben:

• Administration Personalwesen: Unterstützung Einstellungsverfahren CASA (Post-)Doktorand*innen, Administration Personal Geschäftsstelle incl. Stellenanzeigen, Bewerber*innenkontakt, Organisation Vorstellungsgespräche
• Finanzen: Rechnungsabwicklung, Unterstützung der Mitarbeitenden bei Dienstleistungs- und Beschaffungsanträgen, bei der Vertragsabwicklung sowie im Financial Controlling; Prüfung und Abwicklung von Reisemitteln
• Terminkoordination innerhalb der Geschäftsstelle
• Unterstützung bei der Organisation verschiedener Veranstaltungen
• Unterstützung bei administrativen Geschäftsabläufen in der HGI-Geschäftsstelle
• Zusammenarbeit mit der Finanz- und Personalverwaltung des Dekanats der Fakultät für Informatik und der Ruhr-Universität Bochum

Ihr Profil:

• erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung bzw. eine vergleichbare Ausbildung (z.B. Verwaltungsfachangestellte*r) oder Bachelor-Abschluss
• Berufserfahrung an einer deutschen Hochschule ist wünschenswert, idealerweise Mitarbeit im Management von drittmittelfinanzierten Projekten
• Hohes Maß an Servicebereitschaft, Belastbarkeit, Teamfähigkeit und Flexibilität
• fundierte Kenntnisse gängiger Office Programme, insbesondere Excel
• strukturierte und selbstständige Arbeitsweise, Planungs- und Organisationsvermögen
• gute schriftliche und mündliche Kenntnisse der englischen Sprache sind wünschenswert

https://jobs.ruhr-uni-bochum.de/jobposting/8eb37b63fc18c1cba363a4ce39051570344a51800?ref=AfA