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Assistent*in der Geschäftsführung im Praxis-, Rezeptions- und Personalmanagement m/w/d

Stellenbeschreibung

Wir suchen ab September eine engagierte Assistentin / einen Assistenten der Geschäftsführung m/w/d für unser Therapiezentrum.

Die Stelle umfasst 30 Stunden pro Woche. Der Einsatz erfolgt überwiegend im Tagesdienst, zusätzlich sind zwei Spätschichten pro Woche vorgesehen.

Die Position verbindet organisatorische Aufgaben im Praxisalltag, unterstützende Tätigkeiten im Personalmanagement sowie die Assistenz der Geschäftsführung. Die Rezeptionstätigkeit ist ein wichtiger Bestandteil der Stelle, steht jedoch nicht allein im Vordergrund. Entscheidend ist, dass die Abläufe an der Rezeption fachlich verstanden, sicher koordiniert und bei Bedarf auch selbst übernommen werden können, insbesondere als Vertretung.

Perspektivisch soll die Stelle zu einer zentralen Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Rezeption, therapeutischem Team und Personalverwaltung entwickelt werden.

Ihre Aufgaben

Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:

• Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
• Mitwirkung bei der Organisation und Weiterentwicklung interner Praxisstrukturen
• Verständnis, Koordination und Optimierung der Rezeptionsabläufe
• Vertretung an der Rezeption bei Bedarf, z. B. bei Urlaub, Krankheit oder erhöhtem Arbeitsaufkommen
• Telefonische und persönliche Kommunikation mit Patientinnen, Therapeutinnen, Ärzt*innen und Kostenträgern
• Terminorganisation und Unterstützung bei der Praxisplanung
• Bearbeitung und Kontrolle von Rezepten, Verordnungen und patientenbezogenen Unterlagen
• Allgemeine Bürotätigkeiten, Dokumentation und Verwaltung
• Unterstützung bei Personalangelegenheiten
• Vorbereitung, Dokumentation und Nachbereitung von Personalgesprächen
• Unterstützung bei Bewerbungsprozessen und Onboarding neuer Mitarbeiter*innen
• Mitwirkung bei der Erstellung und Umsetzung von Dienstanweisungen
• Unterstützung bei Dienstplanung, Urlaubsplanung und interner Kommunikation
• Pflege und Strukturierung von Personalunterlagen
• Organisation und Dokumentation von Fort- und Weiterbildungen
• Mitarbeit an der Verbesserung von Abläufen, Zuständigkeiten und Kommunikationsstrukturen im Unternehmen

Ihr Profil

Wir suchen eine zuverlässige, strukturierte und diskrete Persönlichkeit mit Interesse an Praxisorganisation, Personalmanagement und Geschäftsführungsassistenz.

Voraussetzungen für die Stelle sind:

• Erfahrung als Rezeptionsfachkraft, idealerweise im therapeutischen, medizinischen oder gesundheitsbezogenen Bereich
• Kenntnisse im Rezeptions-, Therapie- oder Praxismanagement
• Grundkenntnisse oder fortgeschrittene Kenntnisse im Personalmanagement
• Kenntnisse in allgemeinen Bürotätigkeiten, Verwaltung und Organisation
• Sicherer Umgang mit Telefon, E-Mail, digitalen Verwaltungsprogrammen und gängigen Office-Anwendungen
• Freundliches und professionelles Auftreten
• Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Zuverlässigkeit
• Strukturierte Arbeitsweise und Organisationsfähigkeit
• Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke
• Bereitschaft zur Übernahme von Verantwortung
• Bereitschaft zu zwei Spätschichten pro Woche

Erforderliche Fort- und Weiterbildungen

Für die erfolgreiche Ausübung der Tätigkeit sind Fort- und Weiterbildungen im Bereich Praxismanagement, Rezeptionsmanagement, Therapieorganisation, Personalmanagement und Assistenz der Geschäftsführungerforderlich.

Diese Qualifikationen sollten entweder bereits vorhanden sein oder müssen innerhalb der ersten sechs Monate nach Arbeitsbeginn begonnen bzw. absolviert werden.

Insbesondere sind Weiterbildungen in folgenden Bereichen vorgesehen bzw. erforderlich:

• Rezeptionsmanagement im therapeutischen oder medizinischen Bereich
• Praxisorganisation und Praxismanagement
• Personalmanagement und Personalverwaltung
• Gesprächsführung im beruflichen Kontext
• Vorbereitung und Dokumentation von Personalgesprächen
• Arbeitsrechtliche Grundlagen für die Praxisorganisation
• Dienstplanung, interne Kommunikation und Strukturentwicklung
• Büroorganisation und digitale Verwaltungsprozesse

Die Bereitschaft zur beruflichen Weiterqualifizierung ist daher eine wesentliche Voraussetzung für die Besetzung der Stelle.

Wir bieten

• Eine vielseitige Teilzeitstelle mit 30 Stunden pro Woche
• Eine verantwortungsvolle Position mit Entwicklungsperspektive
• Ein freundliches und interdisziplinäres Team
• Eine strukturierte Einarbeitung
• Einbindung in organisatorische und personelle Entscheidungsprozesse
• Entwicklungsmöglichkeiten im Bereich Geschäftsführungsassistenz, Praxismanagement und Personalmanagement
• Unterstützung bei notwendigen Fort- und Weiterbildungen
• Gestaltungsspielraum bei der Verbesserung interner Abläufe und Strukturen
• Einen sicheren Arbeitsplatz in einem wachsenden therapeutischen Unternehmen

Arbeitszeit

• Teilzeit: 30 Stunden pro Woche
• Zwei Spätschichten pro Woche
• Arbeitszeiten nach Absprache im Rahmen der Praxisöffnungszeiten

Arbeitsort

Therapiezentrum Wriezen
Feldstraße 8a
16269 Wriezen

Bewerbung

Bitte senden Sie Ihre Bewerbung mit Lebenslauf und relevanten Nachweisen an:

Therapiezentrum Wriezen
Sandra Baumgärtner
Feldstraße 8a
16269 Wriezen

oder per E-Mail an:
info@therapiezentrum-wriezen.de

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.