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Sachbearbeiter:in (m/w/d) Backoffice & Online-Kommunikation

Voll- oder Teilzeit (30–35 Wochenstunden) · Lahr (Ortenaukreis) · Eintritt zum nächstmöglichen Zeitpunkt · zunächst befristet auf 1 Jahr, langfristig angelegt

Über uns

ErsteHilfe – Ortenau e. V. ist ein gemeinnütziger Verein im Bereich der Erste-Hilfe-Ausbildung. Mit haupt- und ehrenamtlichen Kräften führen wir Erste-Hilfe-Kurse durch — von Führerschein-Kursen über Schulungen für Betriebsersthelfer:innen bis zu Angeboten für Kitas und Schulen. Außerdem organisieren wir inklusive Ferienfreizeiten, bei denen Kinder mit und ohne Behinderung gemeinsam eine Woche voller Spiel, Bewegung und Naturerfahrungen erleben.

Ihre Aufgaben

Sie sind die organisatorische Mitte unseres Vereins und sorgen dafür, dass im Hintergrund alles verlässlich läuft.

Den Schwerpunkt Ihrer Arbeit bildet die Verwaltung (ca. 35 %): Sie erfassen Belege und bereiten sie für die Buchhaltung vor, pflegen Mitglieder- und Teilnehmerdaten und halten Anmeldelisten, Teilnahmebescheinigungen und die Ablage aktuell. Einen zweiten großen Anteil (ca. 30 %) macht der Kundenservice aus: Sie beantworten Anfragen zu unseren Kursen überwiegend schriftlich per E-Mail, bearbeiten An-, Um- und Abmeldungen und versenden Kursbestätigungen. Die Anfragen kommen in planbarer Taktung.

Rund ein Viertel Ihrer Zeit (ca. 20–25 %) gehört der Online-Kommunikation: Sie erstellen Beiträge und einfache Grafiken für unsere Social-Media-Kanäle, pflegen Inhalte auf unserer Website und wirken an der Gestaltung von Schulungsunterlagen mit. Dabei arbeiten Sie auch mit KI-gestützten Werkzeugen, etwa zur Text- und Bilderstellung — Neugier genügt, den Umgang damit zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt.

Ein kleiner Anteil (ca. 10–15 %) entfällt auf die Kursvorbereitung im Hintergrund: Schulungsmaterial zusammenstellen, Verbrauchsmaterial nachbestellen und Übungsgeräte einsatzbereit halten. Die Durchführung von Kursen gehört ausdrücklich nicht zu dieser Stelle — dafür haben wir eigene Kursleitungen.

Was Sie mitbringen

Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltende Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung im Büro- und Verwaltungsbereich — auch ein Quereinstieg ohne einschlägige Ausbildung ist mit entsprechender Praxis möglich. Sie formulieren sicher und freundlich auf Deutsch, arbeiten routiniert mit PC, E-Mail und Office-Anwendungen und gehen sorgfältig und verlässlich mit personenbezogenen Daten um. Eine strukturierte, gewissenhafte Arbeitsweise ist uns wichtiger als Tempo.

Ein Plus, aber keine Bedingung: Erfahrung mit vorbereitender Buchhaltung oder Vereinsverwaltung, mit WordPress, Canva oder Social-Media-Content, Interesse an KI-Tools sowie ein Bezug zum Ehrenamt oder Non-Profit-Bereich.

Wie wir arbeiten — was wir bieten

Wir nehmen uns Zeit für Ihren Start: Die Einarbeitung ist auf 3 bis 6 Monate angelegt und folgt einem strukturierten Plan — die Aufgabenbereiche werden Schritt für Schritt übergeben, in den ersten Monaten planen wir bewusst mit reduziertem Pensum und enger Begleitung durch eine feste Ansprechperson. Unsere Abläufe sind schriftlich dokumentiert; zu wiederkehrenden Aufgaben gibt es klare schriftliche Arbeitsanweisungen und eindeutige Prioritäten.

Ihre Arbeitszeiten sind planbar, bei der Verteilung der Stunden haben Sie Gestaltungsspielraum; mobiles Arbeiten ist nach Absprache an einzelnen Tagen möglich. Sie arbeiten in einem ruhigen Büro in einem kleinen, wertschätzenden Team mit kurzen Wegen. 

Die Vergütung besprechen wir individuell mit Ihnen; nennen Sie uns in Ihrer Bewerbung gern Ihre Gehaltsvorstellung.

Die Stelle ist für Menschen mit Behinderung gut geeignet. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung sind ausdrücklich erwünscht und werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.