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Office Manager/in (m/w/d), mit PA Personal Assistance (m/w/d)

Kaufmann/frau für Büro-Management (m/w/d)

Standort: Hamburg
Branche: Automobile & IT Software                                                                        Datum: 16.6.2026

Analytic Company GmbH sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine zuverlässige Office-Managerin/ Managementassistenz, Büro-Kauffrau, mit Buchhaltung/Accounting Erfahrung (m/w/d), die unser Management professionell unterstützt.

Analytic Company GmbH ist ein sehr innovatives und international tätiges Unternehmen. Mit unserer hohen Kompetenz im Bereich der Markt-Preisanalysen für die Automobilbranche sind wir eines der führenden Unternehmen weltweit. Unser Know-how ist die Grundlage für die Entwicklung eines einzigartigen Systems zur marktgerechten Automobil-Preisfindung, was insbesondere Automobil-Hersteller und Banken brauchen.
Unser Hauptsitz befindet sich in Hamburg mit einem schönen Blick auf die Elbe und den Hafen.

Wir bieten gute Voraussetzungen, um Ihre beruflichen Vorstellungen zu verwirklichen, insbesondere wenn Sie Spaß am Einsatz von innovativen Technologien haben. Unser Ziel ist, mit der Entwicklung modernster Analyse-Software, die Automobilbranche hinsichtlich ihrer Preistransparenz weltweit deutlich zu verbessern.

Ihre Aufgaben:

• Sie halten unser Office Management am Laufen bzw. Managen die Organisations-Abläufe und helfen bei ggf. auftretenden Problemen
• Sie unterstehen direkt der Geschäftsführung und versuchen diese bestmöglich zu unterstützen
• Sie sprechen mit unserem Steuerberater und haben zumindest Basis-Erfahrung in der kaufm. Buchführung
• Sie organisieren die Eingangs- und Ausgangs-Rechnungen
• Sie repräsentieren unser Unternehmen und treten unseren externen Kunden gegenüber kompetent auf
• Als Organisationstalent liegt Ihr Schwerpunkt in der Durchführung administrativer Abläufe
• Sie sind kreativ, Lösungs-orientiert und freundlich und haben Spaß an Organisation und Feel-Good-Management
• Sie unterstützen bei der Durchführung des Personalwesens, z.B. beim On-Boarding und Off- Boarding
• Sie kommunizieren mit unseren externen Dienstleistern (Steuerberater und Legal-Consultants) bei Klärung von Personalfragen an oder von dem Mitarbeiter
• Professionelle Organisation des Sekretariats der Geschäftsführung (Telefon, Korrespondenz, Posteingang/-ausgang, Ablage)
• Terminplanung und Koordination inkl. Vor- und Nachbereitung von Meetings und Besprechungen
• Erstellung von Briefen, Emails und Tabellen in Microsoft-Anwendungen wie Word, Excel und Outlook
• Organisation von Geschäftsreisen (Buchung von Flügen/Hotels, Reisekostenabrechnungen etc.)
• Empfang und Betreuung von Gästen, Kunden und Geschäftspartnern
• Allgemeine Büroorganisation (Bestellung von Bürobedarf, Verwaltung von Verträgen und Dokumenten)
• Enge Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen sowie Übernahme kleiner Projekte im Office-Management

Ihr Profil :

• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• 1–3 Jahre Berufserfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oder Office-Management-Bereich
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel) und gängigen Office-Tools
• Lernfähigkeit zum Begegnen anspruchsvoller Aufgaben und neuer Herausforderungen
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit, strukturierte Arbeitsweise und hohes Verantwortungsbewusstsein
• Diskretion, Loyalität und ein professionelles, freundliches Auftreten
• Serviceorientierte, pragmatische Persönlichkeit, die auch in hektischen Situationen den Überblick behält

Was wir Ihnen bieten :

• Eine unbefristete Festanstellung
• Ein gutes Fix-Gehalt mit zusätzlich leistungsbezogener variabler Vergütung
• Eine verantwortungsvolle, abwechslungsreiche Position in einem stabilen Unternehmen
• Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld mit freundlichen Kolleginnen und Kollegen
• Einen modernen Arbeitsplatz an der Elbe mit herrlicher Aussicht
• Flache Hierarchie mit kurzen Entscheidungswegen, Sie arbeiten u.A. direkt mit der Geschäftsführung
• Spannendes, mathematisch- und IT-orientiertes Umfeld und die Möglichkeit eigene Ideen einzubringen
• Kostenlos: Snacks, Wasser, Softdrinks, Obst und Gemüse sowie Kaffee und Tee

Bewerbung :

Haben wir Ihr Interesse geweckt?  Dann freuen wir uns, Sie kennenzulernen! Wir sind gerne für Sie da und freuen uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen an: recruiting@analytic-company.com. 

Bei Fragen stehen wir Ihnen unter der Telefonnummer : +49-(0)40-3980464-0 gerne zur Verfügung.

Mehr über Analytic Company erfahren Sie auf www.analytic-company.com