Detailansicht des Stellenangebots

Unterstützung der Geschäftsleitung und des Teams bei allen administrativen und organisatorischen Aufgaben, um einen reibungslosen Ablauf im Büro und die effiziente Betreuung von Kunden, Lieferanten und Mitarbeitenden sicherzustellen.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Büroorganisation

• Organisation und Verwaltung des allgemeinen Bürobetriebs
• Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs
• Telefonannahme und Weiterleitung von Anfragen
• Empfang und Betreuung von Kunden und Besuchern
• Terminplanung und -koordination

Auftrags- und Kundenmanagement

• Erfassung und Pflege von Kunden- und Auftragsdaten
• Erstellung von Angeboten nach Vorgabe
• Vorbereitung von Rechnungen und Mahnungen
• Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern
• Unterstützung bei der Terminabstimmung mit Baustellen und Monteuren

Verwaltungsaufgaben

• Ablage und Dokumentenmanagement (digital und papierbasiert)
• Führung von Listen, Statistiken und Auswertungen
• Vorbereitung von Unterlagen für die Buchhaltung und den Steuerberater
• Verwaltung von Büromaterial und Bestellungen

Unterstützung der Geschäftsleitung

• Vorbereitung von Besprechungen
• Erstellung von Schriftverkehr und Protokollen
• Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Sonderaufgaben

Anforderungen

Fachliche Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook)
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Erfahrung im Büro- oder Verwaltungsbereich von Vorteil
• Kenntnisse in Handwerkersoftware sind wünschenswert

Persönliche Kompetenzen

• Organisationsgeschick und strukturierte Arbeitsweise
• Freundliches und kundenorientiertes Auftreten
• Zuverlässigkeit und Diskretion
• Kommunikationsfähigkeit
• Selbstständige Arbeitsweise
• Teamfähigkeit