Office Manager Germany 2026-00250 (m/w/d)

Unser Kunde, ein international tätiges Immobilien- und Logistikunternehmen aus Düsseldorf, sucht im Rahmen der direkten Personalvermittlung eine/n Office Manager Germany (m/w/d).

Je nach Erfahrung können Sie mit einem Jahresbruttogehalt von bis zu 62.000€ rechnen.

Die Stelle ist ab sofort in Vollzeit zu besetzen.

Unsere Stellenanzeigen beziehen sich auf alle Geschlechter, Lebensmodelle und Biografien.

Diese Aufgaben erwarten Sie:

• Verantwortung für die Organisation und Koordination der deutschen Standorte in Düsseldorf, Hamburg, München und Berlin
• Sicherstellung einheitlicher Prozesse, Standards und Servicequalität im Office Management
• Zentraler Ansprechpartner für interne Fachbereiche wie HR, IT, Finance und externe Dienstleister
• Steuerung und Überwachung von Facility-Management-Themen, Wartungen, Reparaturen und Sicherheitsdienstleistungen
• Koordination von Vermietern, Hausverwaltungen und externen Partnern
• Verwaltung und Überwachung von Dienstleister- und Lieferantenverträgen
• Prüfung und Freigabe von Rechnungen sowie Unterstützung im Budgetcontrolling
• Kontrolle und Plausibilitätsprüfung von Nebenkostenabrechnungen der deutschen Standorte
• Unterstützung bei der Verwaltung des Fuhrparks sowie Koordination von Leasingpartnern und Werkstätten
• Betreuung und Verwaltung von Mobilfunk- und Telekommunikationsverträgen
• Organisation von Maßnahmen im Bereich Arbeitssicherheit, Brandschutz und gesetzlich vorgeschriebener Schulungen
• Sicherstellung der Funktionsfähigkeit von Konferenzraumtechnik und Videokonferenzsystemen
• Unterstützung bei bereichsübergreifenden Projekten, Veranstaltungen und Sonderaufgaben
• Empfang und Betreuung von Besuchern sowie Organisation von Meetings, Catering und Veranstaltungen
• Koordination von Posteingang, Lieferungen und allgemeinen Office-Anfragen

Das bringen Sie mit:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, Facility Management oder einer vergleichbaren administrativen Position
• Erfahrung in der Steuerung externer Dienstleister und Lieferanten
• Kenntnisse im Vertragsmanagement sowie im Umgang mit Budgets von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen
• Organisationstalent sowie eine strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Ausgeprägte Serviceorientierung und Kommunikationsstärke
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Hohes Verantwortungsbewusstsein und ein professionelles Auftreten

Unser Kunde bietet Ihnen:

• Attraktiver Bonus zusätzlich zum Fixgehalt
• Internationale Zusammenarbeit innerhalb eines europäischen Teams
• Eigenverantwortliches Arbeiten mit viel Gestaltungsspielraum
• Abwechslungsreiche Aufgaben mit standortübergreifender Verantwortung
• Flexible Arbeitsgestaltung mit Homeoffice-Budget
• Zuschuss zu Fahrtkosten
• Zuschüsse zu Gesundheits- und Versicherungsleistungen
• Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Mitarbeiterunterstützungsprogramm
• Kostenfreie Getränke, Snacks, Obst und Süßigkeiten
• Kostenfreie Parkplätze an allen Standorten
• Freiwilligentage für soziales Engagement
• Moderne technische Ausstattung inklusive Laptop
• 30 Tage Urlaub

Über uns:

Modern, erfahren, verbindlich und zuverlässig – das ist Staffinity. Unser eingespieltes Team ist seit Jahren in den kaufmännischen und IT-Bereichen erfolgreich tätig.
Wir schätzen den Fortschritt und pflegen daher unsere Kontakte, um unseren Netzwerkmitgliedern neue Perspektiven, Erfahrungen und Empfehlungen zu bieten.