Detailansicht des Stellenangebots

Deine Mission

Als Vorstandssekretärin oder -sekretär im Ressort CIO/COO übernimmst Du eigenverantwortlich die zentrale Rolle des Officemanagements für unseren Vorstand Zia (Hoshyarzai). Du arbeitest eng und vertrauensvoll direkt an der Seite von Zia und seiner Assistenz, mit fester Präferenz vor Ort und zeitlicher Flexibilität. Mit Deinem proaktiven Mindset und ausgeprägten Organisationsgeschick gewährleistest du einen reibungslosen und effizienten Ablauf des Tagesgeschäfts.

• Du übernimmst das gesamte Sekretariats- und Office-Management – inklusive professionellem Telefonservice, Management der ein- und ausgehenden Korrespondenz sowie strukturierter Ablage.
• Du planst, koordinierst und überwachst Termine, Sitzungen und Geschäftsreisen des Vorstands – einschließlich Reiseorganisation und Reisekostenabrechnung.
• Du hast im Blick, dass alle notwendigen Informationen und Entscheidungsgrundlagen zu den Terminen vorliegen. Ggf. kümmerst Du Dich im Vorfeld um hierfür notwendige Besprechungs-/Abstimmungstermine.
• Du verantwortest die Koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, strategischen Terminen und Veranstaltungen
• Du bist zentrale Ansprechperson für interne und externe Stakeholder (Mitarbeiter/innen, Geschäftspartner, Kunden, Presse) und repräsentierst den Vorstand sowie die BayernLB souverän und serviceorientiert.
• Du fungierst als Schnittstelle zu den Bereichen und bist in treibender Rolle für eine vertrauensvolle, konstruktive und zuverlässige Zusammenarbeit im Team (Directs, Assistenz, Vorstandsfahrer)
• Du verantwortest die Material- und Ressourcenbeschaffung, das ESS-Management sowie weitere administrative Prozesse.

Deine Skills

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im gehobenen Management, idealerweise in der Assistenz eines Vorstands oder Bereichsleitung
• Hervorragende Anwenderkenntnisse in MS Office sowie eine ausgeprägte Affinität zu digitalen Tools und modernen Technologien
• Sehr strukturierte, präzise und selbstständige Arbeitsweise mit ausgeprägten organisatorischen Fähigkeiten.
• Fundiertes Verständnis von Unternehmens- und Geschäftsprozessen
• Proaktive Arbeitsweise zur Antizipation von Lösungen
• Hohe Resilienz sowie das Vermögen sicher und eigenständig zu priorisieren
• Höchste Zuverlässigkeit, Integrität und absolute Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Professionelles Auftreten mit ausgezeichneten Kommunikationsfähigkeiten
• Sehr gute Sprachkenntnisse in Deutsch (C1-Level) sowie gute Kenntnisse in Englisch (B1-Level)