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Ziel der Rolle

Als Office Managende Person sorgst du dafür, dass unser Büroalltag reibungslos funktioniert und sich Mitarbeitende, Gäste und Dienstleister jederzeit gut betreut fühlen. Du bist die zentrale Ansprechperson für organisatorische, administrative und praktische Themen rund um das Büro.

Aufgaben

• Annahme, Sortierung und Versand von Post und Paketen
• Unterstützung bei der Organisation von Meetings, internen Events und Besucherempfang
• Pflege von Büroprozessen, Ablagen und administrativen Übersichten
• Unterstützung des Teams bei allgemeinen organisatorischen Aufgaben
• Sicherstellen eines gepflegten, funktionierenden und angenehmen Büroambientes
• Organisation von Kaffee, Milch, Getränken, Snacks und weiteren Büroartikeln
• Regelmäßige Kontrolle und Nachbestellung von Verbrauchsmaterialien
• Betreuung der Pflanzen
• Koordination von Reparaturen, Wartungen und handwerklichen Einsätzen
• Kommunikation mit Vermietung, Hausverwaltung, Reinigung, Lieferanten und anderen Dienstleistern
• Verwaltung von Schlüsseln, Zugangskarten und Büroausstattung

Anforderungen

• Erfahrung im Office Management, in der Assistenz, Administration, Hotellerie, Gastronomie oder in einer vergleichbaren organisatorischen Rolle
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und ein Blick fürs Detail
• Zuverlässige, selbstständige und proaktive Arbeitsweise
• Eigenverantwortliche Arbeitsweise und die Fähigkeit, Aufgaben selbstständig zu erkennen, zu priorisieren und umzusetzen
• Proaktive Kommunikation, wenn etwas fehlt, kaputt ist oder verbessert werden kann
• Kommunikationsstärke im Umgang mit Mitarbeitenden, Gästen und Dienstleistern
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu koordinieren
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Tools
• Gute Deutschkenntnisse, Englischkenntnisse von Vorteil

Persönliches Profil

Du bist eine Person, die sieht, was getan werden muss, bevor andere danach fragen. Du arbeitest gerne praktisch, strukturiert und lösungsorientiert. Dir macht es Freude, ein Umfeld zu schaffen, in dem andere gut arbeiten können.

Du arbeitest eigenverantwortlich, erkennst Handlungsbedarf selbstständig und bringst eigene Vorschläge ein, um den Büroalltag kontinuierlich zu verbessern.

Wir bieten

• Eine vielseitige und verantwortungsvolle Rolle im Herzen unseres Büroalltags
• Viel Gestaltungsspielraum bei der Organisation unseres Arbeitsplatzes
• Ein freundliches Team und kurze Entscheidungswege
• Abwechslungsreiche Aufgaben mit praktischer Wirkung
• Einen modernen Arbeitsplatz mit angenehmer Arbeitsatmosphäre
• Gesetzlicher Urlaubsanspruch entsprechend der vereinbarten Arbeitstage pro Woche

Beschäftigungsart

Teilzeit, ca. 6-8 Stunden pro Woche, idealerweise verteilt auf 2-3 feste Tage.

Arbeitsort

Vor Ort im Büro in Schöneberg.