Detailansicht des Stellenangebots

Du behältst den Überblick, hast Freude am Umgang mit Menschen und sorgst gerne dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft?

Dann könnte diese Stelle genau zu dir passen.

Als Empfangsassistenz (m/w/d) bist du oft die erste Ansprechperson für Besucherinnen und Besucher, Bewerberinnen und Bewerber, Kooperationspartner sowie Mitarbeitende. Du sorgst dafür, dass Menschen sich willkommen fühlen, Informationen an die richtige Stelle gelangen und die Abläufe in unserer Hauptzentrale professionell organisiert werden.

Dabei geht es nicht nur um Telefonate und Termine. Du bist ein wichtiger Teil unseres Teams und trägst dazu bei, dass unsere tägliche Arbeit für Kinder, Jugendliche und Familien bestmöglich unterstützt wird.

Wer wir sind

Wir sind ein freier Träger der Kinder- und Jugendhilfe mit Sitz in Unna und begleiten seit vielen Jahren Kinder, Jugendliche, junge Erwachsene sowie Familien in unterschiedlichen Lebenssituationen.

Unsere Mitarbeitenden sind in verschiedenen Bereichen der Jugendhilfe tätig von Wohngruppen über ambulante Hilfen bis hin zu Mutter/Vater-Kind-Angeboten. In unserer Hauptzentrale laufen viele organisatorische und administrative Prozesse zusammen.

Damit diese zuverlässig funktionieren, brauchen wir Menschen, die strukturiert arbeiten, freundlich kommunizieren und auch in lebhaften Situationen den Überblick behalten.

Dein Arbeitsplatz

Dein Arbeitsplatz befindet sich in unserer Hauptzentrale in Unna.

Hier laufen täglich viele Informationen, Anfragen und organisatorische Aufgaben zusammen. Du bist Teil eines Teams, das dafür sorgt, dass die Verwaltung, die pädagogischen Bereiche und unsere externen Ansprechpartner gut miteinander vernetzt sind.

Als Empfangsassistenz (m/w/d) bist du die zentrale Schnittstelle zwischen Besucherinnen und Besuchern, Mitarbeitenden, Bewerberinnen und Bewerbern, Behörden, Jugendämtern und vielen weiteren Ansprechpartnern.

Deine Aufgaben bei uns

Kein Tag ist komplett identisch – genau das macht die Arbeit abwechslungsreich.

Zu deinen Aufgaben gehören unter anderem:

• Empfang und Begrüßung von Besucherinnen und Besuchern
• Erste Ansprechperson für telefonische und persönliche Anfragen
• Bearbeitung des zentralen Postein- und Postausgangs
• Weiterleitung von Informationen an die zuständigen Fachbereiche
• Unterstützung bei allgemeinen Verwaltungs- und Organisationsaufgaben
• Koordination und Vorbereitung von Besprechungen und Terminen
• Verwaltung und Pflege von Dokumenten und Unterlagen
• Unterstützung im Bewerbungsmanagement und bei administrativen Personalprozessen
• Kommunikation mit Behörden, Jugendämtern, Kooperationspartnern und Dienstleistern
• Bearbeitung von E-Mails und allgemeiner Korrespondenz
• Unterstützung bei organisatorischen Abläufen innerhalb der Hauptzentrale
• Sicherstellung eines professionellen und freundlichen Empfangsbereichs

Was die Arbeit besonders macht

Der Empfang ist oft die erste Anlaufstelle unseres Unternehmens.

Viele Menschen erleben unseren Träger zum ersten Mal über den Kontakt mit dir. Deshalb ist deine Rolle weit mehr als eine klassische Empfangstätigkeit. Du repräsentierst unser Unternehmen nach außen und sorgst gleichzeitig dafür, dass intern Informationen und Abläufe gut organisiert bleiben.

Du arbeitest mit vielen unterschiedlichen Menschen zusammen und erhältst Einblicke in verschiedene Bereiche der Kinder- und Jugendhilfe.

Die Aufgabe verbindet Organisation, Kommunikation und Service in einem abwechslungsreichen Arbeitsalltag.

Warum du gut zu uns passen könntest

Du passt gut zu uns, wenn du gerne mit Menschen arbeitest, auch bei mehreren Aufgaben gleichzeitig den Überblick behältst und Freude daran hast, Dinge zu organisieren.

Du solltest freundlich, verbindlich und serviceorientiert auftreten, gleichzeitig aber auch strukturiert und sorgfältig arbeiten können.

Wenn du gerne Verantwortung übernimmst, mitdenkst und einen Arbeitsplatz suchst, an dem kein Tag komplett gleich aussieht, bist du bei uns genau richtig.

Das bringst du mit

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
  (z. B. Bürokaufmann, Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellter (m/w/d) oder vergleichbar)
• Erste Erfahrungen im Empfangs-, Verwaltungs- oder Assistenzbereich sind wünschenswert
• Freude am Umgang mit Menschen und eine ausgeprägte Serviceorientierung
• Freundliches, professionelles und verbindliches Auftreten
• Organisationsgeschick und strukturierte Arbeitsweise
• Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Gute Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Diskretion und ein verantwortungsvoller Umgang mit sensiblen Informationen

Warum sich die Arbeit bei uns lohnt

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit vielen unterschiedlichen Kontakten
• Ein modernes und wertschätzendes Arbeitsumfeld
• Ein engagiertes Team mit kurzen Entscheidungswegen
• Strukturierte Einarbeitung und Unterstützung beim Einstieg
• Eigenverantwortliches Arbeiten mit Raum für Mitgestaltung
• Ein sicherer Arbeitsplatz in einem wachsenden Unternehmen
• Die Möglichkeit, Teil einer Organisation zu sein, die gesellschaftlich wichtige Arbeit leistet

Vollzeit – mit Verantwortung und Perspektive

Wir suchen für diese Position eine Empfangsassistenz (m/w/d) in Vollzeit.

Du übernimmst eine zentrale Rolle in unserer Hauptzentrale und wirst fest in unsere organisatorischen Abläufe eingebunden. Dabei arbeitest du eigenständig, hast aber jederzeit Kolleginnen und Kollegen an deiner Seite.

Was uns in der Zusammenarbeit wichtig ist

Wir wünschen uns Menschen, die nicht einfach nur Aufgaben abarbeiten, sondern aktiv mitdenken und Verantwortung übernehmen.

Freundlichkeit, Verlässlichkeit und ein respektvoller Umgang miteinander sind für uns selbstverständlich. Gleichzeitig legen wir Wert auf Eigeninitiative, lösungsorientiertes Handeln und die Bereitschaft, gemeinsam an einem Strang zu ziehen.

Denn gute Arbeit entsteht dort, wo Menschen sich aufeinander verlassen können.

Und jetzt?

Wenn du dir vorstellen kannst, unsere Hauptzentrale in Unna zu unterstützen, freuen wir uns auf deine Nachricht.

Kein kompliziertes Anschreiben nötig.
Schreib uns einfach an bewerbung@spp-unna.de.

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen.