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Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet in Teilzeit, Vollzeit (39,83 Std./Woche = 100 % oder 2 Stellen je 19,915 Std./Woche = 50 %) eine*n

Verwaltungsangestellte/n (m/w/d)

Die Fakultät für Physik und Astronomie mit ihren 27 Professor*innen deckt in Forschung und Lehre eine große Themenvielfalt ab: von den kleinsten Elementarteilchen bis hin zu Hightech-Materialien und ganzen Galaxien – von der Grundlagenforschung bis hin zur Entwicklung nützlicher Anwendungen für die Gesellschaft. Die Fakultät zählt in der Physik zu den forschungsstärksten Deutschlands und profitiert von vielseitigen internationalen Netzwerken sowie interdisziplinärer Zusammenarbeit. Im Rahmen des anstehenden Umzugs in das neue Gebäude der Fakultät ist angedacht, mittelfristig gemeinsame Sekretariate für die verschiedenen Forschungsbereiche zu schaffen, in dem die Zusammenarbeit der Sekretariate sowie die gegenseitige Vertretung fortgeführt werden. Parallel ist die Kooperation und der Austausch mit den anderen Sekretariaten der Fakultät etabliert. In der Fakultät für Physik und Astronomie ist schnellstmöglich eine Verwaltungsstelle (m/w/d) unbefristet jeweils hälftig im Bereich der Computational Plasma Physics (Prof. Dr. Maria Elena Innocenti) und in der Experimentellen Laserspektroskopie (Prof. Dr. Jean-Pierre van Helden) als zwei Teilzeitstellen (je 19,92 Std./Woche) oder eine volle Stelle (39,83 Std./Woche) zu besetzen.

Als Verwaltungsangestellte*r (m/w/d) erledigen Sie selbstständig und zuverlässig alle anfallenden Sekretariats- und Verwaltungsarbeiten.

Umfang: Teilzeit, Vollzeit
Dauer: unbefristet,
Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Bewerben bis: 05.07.2026

Ihre Aufgaben:

• Allgemeine Sekretariatstätigkeiten: Terminplanung, Reiseorganisation und -abrechnung, stilsichere Korrespondenz mit nationalen und internationalen Partnern (auch in englischer Sprache);
• Überwachung der Lehrstuhlfinanzen, Verwaltung der Drittmittelprojekte (Mittelverwaltung, Mittelabrufe und Berichte, Kontoführung, Buchungsüberwachung);
• Rechnungsbearbeitung, Organisation und Überwachung von Beschaffungsvorgängen unter Einhaltung der Beschaffungsrichtlinien, Inventarisierung;
• Personalangelegenheiten (Einstellungen, Vertragsverlängerungen und -änderungen, Überwachung der Vertragslaufzeiten);
• Organisation von Treffen mit Kooperations- und Forschungspartnern, Mitwirkung bei der Beantragung von Forschungsprojekten.

Ihr Profil:

• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsangestellte(r) oder im kaufmännischen Bereich bzw. vergleichbare Ausbildung;
• Sicherer Umgang mit Standard-Software (z.B. Microsoft Office, PDF-Editierung) für Verwaltungsaufgaben und für die Aktualisierung der Websites (z. B. Wordpress);
• Sehr gute Deutsch und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, Stilsicherheit;
• Gute Kenntnisse im Bereich hochschulinterner Arbeitsabläufe;
• Hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit, Einsatzbereitschaft und Teamfähigkeit;
• Selbstständige und verantwortungsbewusste Erledigung der Aufgaben;
• Organisationsgeschick, gutes Zeitmanagement, Flexibilität.

https://jobs.ruhr-uni-bochum.de/jobposting/56eabad60bd3533a0989c81fedffae437cc69b420?ref=AfA