Detailansicht des Stellenangebots

Die SW-Systeme GmbH ist ein regionales IT-Systemhaus aus Kulmbach. Wir betreuen kleine und mittelständische Unternehmen in Oberfranken und Südthüringen und sorgen dafür, dass IT stabil, sicher und verständlich betreut wird.

Damit unsere Kunden schnell eine klare Rückmeldung bekommen und unsere Technikerinnen und Techniker konzentriert arbeiten können, suchen wir eine strukturierte, freundliche und verbindliche Person für IT-Servicekoordination, Innendienst und Disposition.

In dieser Rolle sind Sie keine reine Telefonzentrale und kein kleiner Techniker. Sie sind die organisatorische Schaltstelle zwischen Kunden, Technik und Backoffice: Sie nehmen Anliegen auf, stellen die richtigen Rückfragen, priorisieren, koordinieren Termine, halten Tickets nach und sorgen dafür, dass nichts liegen bleibt.

Ihre Aufgaben:

• Annahme und Vorstrukturierung von Kundenanfragen per Telefon, E-Mail und Ticketsystem.
• Rückrufe nach KI-Telefonannahme oder verpassten Kundenanrufen koordinieren.
• Pflichtinformationen für Tickets erfassen: Wer ist betroffen, was funktioniert nicht, seit wann besteht das Problem, wie dringend ist es, wer ist erreichbar?
• Tickets sinnvoll vorsortieren, priorisieren und an die richtige technische Person weitergeben.
• Termine mit Kunden und Technikern abstimmen und nachhalten.
• Kunden über Status, Rückfragen, Folgetermine und nächste Schritte informieren.
• Offene Tickets, Wiedervorlagen und Rückmeldungen im Blick behalten.
• Serviceberichte, Dokumentation und Abrechnungsübergaben vorbereiten oder auf Vollständigkeit prüfen.
• Innendienst- und Backoffice-Aufgaben unterstützen, z. B. Auftragskoordination, einfache kaufmännische Vorbereitung, Lieferanten-/Warenabstimmung oder organisatorische Nachverfolgung.
• Mithelfen, klare Abläufe und Checklisten für den IT-Service weiterzuentwickeln.

Ihr Profil:

• Sie sind freundlich, verbindlich und bleiben auch dann ruhig, wenn mehrere Dinge gleichzeitig passieren.
• Sie arbeiten strukturiert, denken mit und halten Aufgaben konsequent nach.
• Sie können gut telefonieren, klar schreiben und Informationen verständlich zusammenfassen.
• Sie haben Organisationserfahrung, z. B. im kaufmännischen Innendienst, Kundenservice, Empfang, Hotel/Rezeption, Praxisorganisation, Handwerk/Kundendienst, Disposition oder Auftragsbearbeitung.
• Technisches Grundverständnis und Interesse an IT reichen für den Einstieg aus; tiefe Administrator-Kenntnisse sind nicht erforderlich.
• Sie fragen lieber einmal sauber nach, statt unklare Informationen weiterzugeben.
• Sie sind zuverlässig, diskret und sorgfältig im Umgang mit Kunden- und Unternehmensdaten.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Erfahrung mit Ticketsystem, ERP, CRM, Microsoft 365 oder strukturierter Dokumentation ist hilfreich, aber keine Voraussetzung.

Das passt besonders gut zu uns:

• Sie haben Freude daran, Ordnung in Anfragen, Termine und Kommunikation zu bringen.
• Sie verstehen, dass guter IT-Service nicht nur aus Technik besteht, sondern auch aus klarer Rückmeldung, guter Vorbereitung und verbindlichem Nachhalten.
• Sie mögen ein kleines Team, kurze Wege und direkte Verantwortung.
• Sie wollen nicht anonym in einer großen Hotline sitzen, sondern sichtbar dazu beitragen, dass Kunden und Techniker besser arbeiten können.

Wir bieten:

• Eine wichtige Rolle in einem kleinen, persönlichen IT-Systemhaus.
• Planbare Arbeitszeiten und ein Arbeitsumfeld ohne dauernden Bereitschaftsdruck.
• Vollzeit oder Teilzeit nach Absprache.
• Strukturierte Einarbeitung in unsere Serviceabläufe, Tools und IT-Grundlagen.
• Moderne Arbeitsmittel und klare Prozesse.
• Direkte Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, Technik und Kunden.
• Entwicklungsperspektive in Richtung Servicekoordination, Disposition, Innendienst oder Prozessverantwortung.
• Unbefristete Festanstellung in Kulmbach.

Bewerbung:

Wenn Sie Organisation, Kundenkommunikation und Nachverfolgung gut können und Lust haben, in einem IT-Systemhaus eine zentrale Rolle zu übernehmen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Ein Lebenslauf und ein kurzer Hinweis, warum Sie gut in Servicekoordination, Innendienst oder Disposition passen, genügen für den ersten Schritt.