Assistenz (m/w/d) für den Bereich Infrastruktur/ Umwelt in Rostock

Erleben Sie bei einem der größten deutschen Planungsbüros die Zukunft des Bauens hautnah. Wir realisieren in kreativen Projektteams innovative und herausfordernde Projekte in allen Planungsstufen. Dabei stehen Nachhaltigkeit in unserer Planung und agile Unternehmens­strukturen im Mittelpunkt unserer täglichen Arbeit. 

Unsere 1.100 Mitarbeitenden tragen gemeinsam maßgeblich zum Erfolg unserer nationalen und internationalen Bauvorhaben bei. Sie sind auf der Suche nach einer abwechslungsreichen Tätigkeit in einem freundlichen Büroumfeld und lieben es Fäden zusammenzuhalten? Dann unterstützen Sie unser Team in Rostock!

Das sind Ihre Aufgaben bei uns

• Sie unterstützen im Bereich Infrastruktur und Umwelt in allen organisatorischen, terminlichen und administrativen Belangen und arbeiten bei Bewerbungen, Angeboten sowie dem Projektcontrolling zu.
• Die Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern gehört zu Ihrem Tagesgeschäft; dabei sind Sie zentrale Ansprechperson für Führungskräfte, Projektleitende, Kolleginnen und Kollegen, den Betriebsrat sowie Projekt- und Geschäftspartner.
• Sie erstellen Entscheidungsvorlagen sowie Präsentationen und Protokolle.
• Sie übernehmen die Verantwortung für unseren internen Bestellshop und bearbeiten die Bestellungen von PSA (Persönlicher Schutzausrüstung) unserer Niederlassungen.
• Sie koordinieren und aktualisieren die Lebensläufe und Projektreferenzen unserer Mitarbeitenden sowie das Ablagesystem.
• Sie wirken bei Akquisitionsprozessen mit und tragen die PQs in unser ERP-System ein. Präqualifikation (PQ) bezeichnet ein vorwettbewerbliches Verfahren, bei dem potenzielle Lieferanten ihre Fachkenntnisse und Leistungsfähigkeit gemäß festgelegten Vorgaben nachweisen. Wir entscheiden hiermit, für welche Projekte wir uns als Generalplaner bewerben.
• Sie vertreten andere Assistenzen.

Das sind Sie

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein entsprechendes Studium sowie mehrere Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position.
• Sie interessieren sich für Controllingaufgaben und konnten eventuell erste Einblicke gewinnen.
• Loyalität und Diskretion sind für Sie selbstverständlich; zudem zeichnen Sie sich durch ein souveränes Auftreten, eine sehr gute Kommunikationsfähigkeit und eine selbstständige Arbeitsweise aus.
• Ihre Deutschkenntnisse liegen auf Muttersprachniveau, gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.
• Der tägliche Umgang mit MS Office 365 ist für Sie selbstverständlich.
• Idealerweise haben Sie Erfahrung im Umgang mit SharePoint, MS Project sowie einem ERP-System.
• Wünschenswert sind zudem technische Kenntnisse im Bauwesen sowie in der HOAI.