Praxiskoordinator/in (m/w/d) aus Heilmittelpraxen

Ziel der Position:

Als Praxiskoordinator/in sorgen Sie dafür, dass die Ihnen zugeordneten Therapeutinnen und Therapeuten optimal ausgelastet sind, Patienten zuverlässig betreut werden und alle organisatorischen Abläufe reibungslos funktionieren. Durch eine strukturierte Terminplanung und eine hohe Datenqualität schaffen Sie die Grundlage für eine erfolgreiche Patientenversorgung und eine wirtschaftlich erfolgreiche Praxis.

Ihre Aufgaben

Auslastungs- und Terminmanagement

• Eigenverantwortliche Organisation und Steuerung der Terminplanung für ca. 10–15 Therapeutinnen und Therapeuten
• Aufbau und Pflege stabiler Wochenpläne
• Schließen von Terminlücken und aktive Nachbesetzung freier Kapazitäten
• Umplanung bestehender Terminstrukturen bei veränderten Anforderungen
• Umsetzung organisatorischer Veränderungen, z. B. bei Anpassungen von Behandlungsfrequenzen
• Sicherstellung einer möglichst vollständigen Auslastung der betreuten Therapeutinnen und Therapeuten

Patientenmanagement

• Telefonische Aufnahme neuer Patientinnen und Patienten
• Führung und Pflege von Wartelisten
• Terminvereinbarungen, Terminverschiebungen und Terminabsagen
• Bearbeitung organisatorischer Patientenanliegen
• Freundliche und professionelle Kommunikation mit Patienten und Angehörigen per Telefon, E-Mail und SMS
• Kein persönlicher Patientenkontakt vor Ort – die Kommunikation erfolgt ausschließlich telefonisch sowie digital

Telefonservice und Standortunterstützung

• Entgegennahme eingehender Anrufe für alle Standorte
• Bearbeitung oder Weiterleitung organisatorischer Anliegen
• Unterstützung bei kurzfristigen Ausfällen
• Organisation von Terminänderungen und Vertretungen

Netzwerkunterstützung

• Organisation und Vereinbarung von Vor-Ort-Terminen für die Geschäftsführung bei Ärzten, Kindergärten, Altenheimen und weiteren Kooperationspartnern
• Telefonische Abstimmung von Terminen und Besuchsmöglichkeiten
• Pflege einer Übersicht über vereinbarte und geplante Besuche
• Unterstützung beim Aufbau persönlicher Kontakte durch eine zuverlässige und strukturierte
• Terminorganisation

Dokumentation und Datenqualität

• Vollständige und nachvollziehbare Dokumentation aller relevanten Vorgänge im ERP-System
• Pflege von Patienten-, Termin- und Wartelistendaten
• Sicherstellung einer hohen Datenqualität als Grundlage für Auslastungssteuerung, Controlling und Umsatzplanung
• Nachvollziehbare Dokumentation von Änderungen und Besonderheiten

Erfolgsfaktoren der Rolle

Sie sind erfolgreich, wenn:

• die betreuten Therapeutinnen und Therapeuten ihre Zielauslastung erreichen
• freie Kapazitäten zeitnah nachbesetzt werden
• Wartelisten aktiv gepflegt und genutzt werden
• organisatorische Anfragen zuverlässig bearbeitet werden
• die Daten im ERP-System vollständig, korrekt und aktuell sind
• Therapeutinnen, Therapeuten und Geschäftsführung sich auf Ihre Arbeit verlassen können

Ihr Profil

Fachlich

• Sicherer Umgang mit digitalen Systemen
• Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Organisationsstärke und gutes Zeitmanagement
• Fähigkeit, auch bei vielen parallelen Vorgängen den Überblick zu behalten

Persönlich

• Hohe Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Freude an organisatorischen und wiederkehrenden Aufgaben
• Freundliches und verbindliches Auftreten
• Kommunikationsstärke am Telefon
• Effiziente und zielgerichtete Gesprächsführung
• Hohe Serviceorientierung
• Sorgfältige Dokumentation
• Flexibilität bei kurzfristigen Änderungen

Wünschenswerte Erfahrungen

• Erfahrung im Praxismanagement oder Patientenservice
• Erfahrung in einer Logopädie-, Ergotherapie-, Physiotherapie- oder Arztpraxis
• Erfahrung in der Terminplanung, Disposition oder Kundenbetreuung

Rahmenbedingungen

• Arbeitsort: Düsseldorf-Benrath
• Eigener Arbeitsplatz in einem separaten Büro (keine Tätigkeit am Empfang oder an der Rezeption)
• Kein persönlicher Patientenkontakt – die Kommunikation erfolgt telefonisch sowie per E-Mail und SMS
• Verantwortung für die Terminplanung von ca. 10 Therapeutinnen und Therapeuten
• Unterstützung aller Standorte im Bereich Telefonie und organisatorischer Koordination