Beschäftigte:r im Verwaltungsdienst (m/w/d), EG 6 TV-H

Beschäftigte:r im Verwaltungsdienst (m/w/d), EG 6 TV-H, unbefristet, Vollzeit (derzeit 40 Wochenstunden)

Bewerbungsfrist:

20.07.2026

Einstellungsbeginn:

01.10.2026

Kennziffer:

39308

Aufgaben:

• Verwaltung Hilfskraftverträge
  • Vorbereiten von unterschriftsreifen Anträgen für die Einstellung von studentischen Hilfskräften für die Abteilung Personal und Organisation, Bearbeitung aller relevanter Formulare für die Einstellung, Weiterbeschäftigung oder Beendigung von Verträgen von Hilfskräften
  • Diese Aufgabe beinhaltet:
    • Klärung mit den Kostenstellenverantwortlichen und mit Verwaltungskolleginnen: Vertragszeitraum, Vertragsstunden, Prüfung des Budgets
    • Abstimmung mit Studierenden: Einholung von Nachweisen, Dokumenten, wie Zeugnisse, Aufenthaltsgenehmigungen etc.
• Haushaltswesen der Studienwerkstätten der Kunsthochschule
  • Mitarbeit bei der Haushaltsverwaltung der 13 Studienwerkstätten und in Vertretung der Studiengänge unter Anwendung rechnergestützter Haushaltsführung (SAP/ EBP)
  • Diese Aufgabe beinhaltet:
    • Bearbeitung von Beschaffungen nach den Vorgaben der Haushaltsabteilung:
    • Einholen von Angeboten, Beratung der bestellenden Werkstätten, Bearbeitung der Bestellungen, Selbständige Prüfung der Rechnungen bis zur „Sachlich-Richtig-Zeichnung“,
    • Kontoführung- und Buchung: u.a. Kostenstellen- und Titelzuordnung, Umbuchungen, Bearbeitung von Reklamationen und Mahnungen, Überwachung von Lieferungen, Selbständige Führung des Schriftverkehrs
    • Debitorenbuchhaltung: Erstellung von Rechnungen und Gutschriften in den Werkstätten, Kassenführung div. Werkstätten,
    • Controlling des Investitionsfonds der Studienwerkstätten: Beschaffung, Budgetverantwortung, Kontoführung, Analgenbuchhaltung
• Allgemeine Verwaltungs- und Büroorganisation
  • Erteilung von Auskünften allgemeiner und fachspezifischer Art, die sich auf den Geschäftsbereich beziehen. Selbständig geführter Schriftverkehr, Klärung per E-Mail und Telefon, Post-Verteilung, Paketannahme, Ablage und Archivierung

Voraussetzungen:

Erwartet werden:

• Gründliche und vielseitige Fachkenntnisse zur Erledigung der vorgenannten Aufgaben, z. B. durch eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem Verwaltungsberuf oder im kaufmännischen Bereich
• Erfahrungen in der Sekretariatsführung
• Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit EDV-Anwendungen (MS Office und SAP); wenn SAP-Kenntnisse bei Einstellung nicht vorliegen, müssen diese in Weiterbildungsangeboten der Universität unmittelbar nach Einstellung verpflichtend erlernt werden
• Bereitschaft zur Weiterbildung einschließlich der Einarbeitung in neue Software
• Sehr gute Deutschkenntnisse (mind. B 2) und sicheres schriftliches Formulieren
• Organisationstalent und die Fähigkeit zum selbständigen Arbeiten
• Lösungsorientierte Eigeninitiative und Organisationsgeschick
• Serviceorientierte Arbeitsweise
• Freude am Umgang mit Studierenden und eine engagierte Mitarbeit an der Kunsthochschule

Von Vorteil sind:

• Kenntnisse des Tarifrechts und des Hessischen Hochschulgesetzes
• Gründliche und vielseitige Kenntnisse der Haushaltsbestimmungen und der Drittmittelrichtlinien, sowie der Beschaffungsordnung des Landes Hessen Rechnungswesen und im Kaufvertragsrecht,
• Englischkenntnisse

Für Rückfragen steht Frau Dr. Katharina Benderoth, Tel.: +49 561 804-5386, Katharina.Benderoth(at)uni-kassel.de zur Verfügung.