Projektassistenz

Das Kompetenzzentrum Technik-Diversity-Chancengleichheit e. V. fördert bundesweit die Chancengleichheit von Frauen und Männern. Wir sind Deutschlands größtes Netzwerk zu den Themen Technik, Diversity und Chancengleichheit.

Zur Unterstützung in unserem Projekt "Q-FEM – Quantenkarrieren" suchen wir vorbehaltlich der Mittelbewilligung zum 01.09.2026 eine*n:

Projektassistent*in 

**(w/m/d)** 

für 20 h/Woche

Deine Hauptaufgaben:

• Administrative und organisatorische Unterstützung des Projektteams Q-FEM – Quantenkarrieren,
• organisatorische Unterstützung bei digitalen und analogen Formaten wie Themenlounges, „Quantum Voices“ (Livestream), Workshops, Messe-Touren und weiteren Q-FEM-Veranstaltungen,
• Vorbereitung und Pflege von Ablaufplänen, Checklisten, Übersichten, Kontaktlisten und Veranstaltungsunterlagen,
• Unterstützung bei der Kommunikation mit Studentinnen, Kooperationspartner*innen, Dienstleistenden und internen Schnittstellen,
• Koordination des Teilnehmendenmanagements über CiviCRM, insbesondere Pflege von Anmeldungen, Teilnehmendenlisten, Rückmeldungen, Veranstaltungszuordnungen und Mailings,
• Eigenständige Bearbeitung von Bestellungen, Beschaffungen und Vergabevorgängen nach internen Vorgaben, einschließlich Vorbereitung von Unterlagen, Einholung und Ablage von Angeboten sowie Abstimmung mit den internen Bereichen Administration und Controlling,
• Unterstützung bei der Erfassung und Aufbereitung von Rückmeldungen, Teilnehmendenzahlen und organisatorischen Informationen für Monitoring und Evaluation,
• Unterstützung bei der praktischen Umsetzung projektbezogener Materialien, Versandaktionen, Rechercheaufgaben und laufender Teamprozesse.

Du bringst mit:

• Eine Ausbildung mit entsprechender beruflicher Erfahrung als Fachkraft für Bürokommunikation, eine kaufmännische Ausbildung oder in einem vergleichbaren Berufsfeld,
• Erfahrung in Büroorganisation, Sachbearbeitung, Projektassistenz, Veranstaltungsorganisation oder vergleichbaren Tätigkeiten,
• sehr gute Organisationsfähigkeit und Freude daran, Abläufe, Termine und Unterlagen zuverlässig im Blick zu behalten,
• sicherer Umgang mit MS 365 und digitalen Arbeitsmitteln zur Zusammenarbeit,
• Erfahrung mit CRM-Systemen und digitalen Veranstaltungstools wie Webex, Zoom oder Microsoft Teams,
• strukturierte, sorgfältige und verlässliche Arbeitsweise,
• Fähigkeit, mehrere Vorgänge parallel zu koordinieren und Fristen einzuhalten,
• Bereitschaft, sich in projektbezogene Abläufe, Tools und Themen einzuarbeiten,
• Sensibilität im Umgang mit personenbezogenen Daten und internen Abstimmungsprozessen,
• Sehr gutes Ausdrucksvermögen in deutscher Sprache.

Wir bieten Dir ein interessantes Arbeitsfeld von hoher gesellschaftlicher Aktualität und ein motiviertes Team kompetenter Kolleginnen und Kollegen. In unserem innovativen Verein erwartet Dich ein modernes Arbeitsumfeld und gutes Betriebsklima mit eigenem Mentoring-Programm für ein erfolgreiches Onboarding. Wir ermöglichen Remote Work, flexible Arbeitszeiten sind für uns selbstverständlich. Darüber hinaus unterstützen wir unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei Weiterbildungen. Über unsere Kooperationen bieten wir Dir Betreuungsplätze in der Betriebskita der Fachhochschule Bielefeld und eine betriebliche Gesundheitsförderung durch die kostenfreie Teilnahme am Gesundheitsprogramm der Universität Bielefeld.

Die Vergütung erfolgt entsprechend Deiner Qualifikation und Erfahrung in Anlehnung an TVöD-Bund bis zur Entgeltgruppe 8. Die Stelle ist vorbehaltlich der Mittelbewilligung befristet bis zum 31.08.2029. Dienstort ist Bielefeld.

Für inhaltliche Rückfragen steht Dir Carola Herbst Projektleiterin (herbst@kompetenzz.de) gerne zur Verfügung.

Wenn Du dich angesprochen fühlst, freuen wir uns auf Deine Bewerbung (per E-Mail).