Mitarbeiter Telefonzentrale & Terminmanagement für Außendienst (m/w/d)

Unternehmensbeschreibung:

RehaMedia ist ein spezialisierter Anbieter für Unterstützte Kommunikation (UK) und Assistive Technologien, mit dem Ziel, Menschen mit eingeschränkter oder fehlender Lautsprache mehr Teilhabe und Selbstbestimmung zu ermöglichen. Seit über 30 Jahren begleiten wir Kinder, Jugendliche und Erwachsene sowie deren Umfeld mit individuellen, alltagsnahen Hilfsmittellösungen. Unser Portfolio umfasst moderne elektronische Kommunikationshilfen, Augensteuerungen, Hilfsmittel zur Kommunikationsanbahnung sowie symbolbasierte Materialien und Geräte.

Ein weiterer Schwerpunkt liegt im Bereich der Hilfsmittel zur kognitiven Unterstützung, für Personen, die Schwierigkeiten haben mit zeitlicher Strukturierung, Planung und Orientierung. Zum Einsatz kommen diese Hilfsmittel u.a. bei Menschen mit einer Autismus-Spektrum-Störung, ADHS, Demenz, Alzheimer oder anderen kognitiven Einschränkungen.

RehaMedia versteht sich nicht nur als Produktanbieter, sondern als umfassender Dienstleister mit einem starken Fokus auf Beratung, Versorgung und langfristige Begleitung. Wir stehen für innovative Lösungen, langjährige Expertise und das klare Ziel, Kommunikation und Zugang zu Technologie für alle Menschen möglich zu machen.

Seit September 2025 ist RehaMedia Teil von Tobii Dynavox, dem weltweit führenden Anbieter assistiver Kommunikationslösungen. Durch die Integration profitieren wir von internationalem Austausch, agilen Arbeitsweisen und globaler Expertise. Die aktuellen Veränderungsprozesse eröffnen uns neue Chancen für Wachstum, moderne Strukturen und effiziente Zusammenarbeit. Mitarbeitende haben bei uns die Möglichkeit, Veränderung aktiv mitzugestalten und in einem wachsenden, internationalen Umfeld ihren Beitrag zur Weiterentwicklung des Unternehmens zu leisten.

Stellenbeschreibung:

Für unser wachsendes kaufmännisches Team suchen wir für den Standort Duisburg ab sofort eine(n)

Mitarbeiter Telefonzentrale & Terminmanagement Außendienst (m/w/d)

in Vollzeit.

In dieser Funktion sind Sie zentrale Anlaufstelle für eingehende telefonische Anfragen und übernehmen gleichzeitig die strukturierte Terminplanung und ‑koordination für unseren Außendienst. Sie sorgen dafür, dass Anfragen effizient aufgenommen, richtig eingeordnet und optimal weiterverarbeitet werden und leisten damit einen wichtigen Beitrag zur reibungslosen Zusammenarbeit zwischen Kund*innen, Innendienst und Außendienst.

Ihr Profil:

• Sie verfügen über einschlägige Berufserfahrung im telefonischen Kundenkontakt, idealerweise im Dienstleistungs‑ oder Gesundheitsumfeld
• Sie telefonieren gerne, treten freundlich, professionell und serviceorientiert auf und kommunizieren klar und verbindlich
• Sie arbeiten eigenständig, strukturiert und behalten auch bei hohem Anrufaufkommen den Überblick
• Sie sind ein Teamplayer, der Verantwortung übernimmt und gerne mit verschiedenen Fachbereichen zusammenarbeitet
• Sie denken lösungsorientiert und haben Freude daran, Anliegen zu klären oder gezielt weiterzuleiten
• Sie beherrschen Microsoft Office sicher und nutzen digitale Tools routiniert im Arbeitsalltag
• Sie haben eine Affinität zu moderner Technik und sind offen für neue Systeme und Prozesse
• Sie zeichnen sich durch Verlässlichkeit, Sorgfalt und einen hohen Qualitätsanspruch aus
• Sie verfügen über **gute Englischkenntnisse (mind. B1/B2)** und setzen diese souverän im beruflichen Kontext ein

Ihre Aufgaben (u.a.)

• Telefonische Annahme und Bearbeitung eingehender Anrufe (Inbound)
• Erste Klärung von Anliegen sowie serviceorientierte Unterstützung von Kund*innen und Partnern
• Strukturierte Terminvereinbarung und ‑koordination für den Außendienst (in‑ und outbound)
• Enge Abstimmung mit dem Außendienst zur optimalen Planung und Vorbereitung von Terminen
• Weiterleitung von Anfragen an die zuständigen Fachabteilungen
• Pflege und Dokumentation von Kontakten, Terminen und Vorgängen im ERP‑/CRM‑System
• Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft
• Mitwirkung bei der Optimierung von Abläufen und Serviceprozessen

Wir bieten:

• Eine abwechslungsreiche und sinnstiftende Tätigkeit in einem wachsenden Unternehmen
• Ein positives Arbeitsumfeld mit kollegialer Zusammenarbeit und kurzen Entscheidungswegen
• Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis
• Eine intensive Einarbeitung sowie kontinuierliches Coaching
• Zugang zu konzernweiten Trainings‑ und Weiterbildungsangeboten
• Moderne Arbeitsmittel und zeitgemäße Arbeitsmethoden
• Betriebliche Altersvorsorge, Unfallversicherung und vermögenswirksame Leistungen
• Flexible Arbeitszeiten und kostenlose Getränke

Bei Interesse senden Sie bitte Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen mit Gehaltsvorstellung als PDF an die angegebene E‑Mail‑Adresse.

Weitere Infos über unser Unternehmen finden Sie auf www.rehamedia.de

Art der Stelle: Vollzeit

Leistungen:

• Betriebliche Altersvorsorge
• Betriebliche Weiterbildung
• Firmenevents
• Kostenlose Getränke

Ausbildung:

• Lehre/Ausbildung (Erforderlich)

Berufserfahrung:

• Telefonzentrale/Inbound + Terminplanung: 3 Jahre (Erforderlich)

Sprache:

• Deutsch (Erforderlich)
• Englisch (Erforderlich)

Arbeitsort: Vor Ort