Verwaltung für eine Unterkunft für Geflüchtete (m/w/d) - NU Wuppertal

Hero ist der größte Anbieter in Skandinavien im Bereich Unterbringung und Betreuung, Dolmetscherleistungen und Qualifizierung für anerkannte Geflüchtete, subsidiär Schutzberechtigte und Asylsuchende. Seit 2017 bieten wir unsere Dienste mit der Hero Zukunft GmbH sowie der Hero Services gGmbH auch in Deutschland an. Gemäß unserem Motto „Eine neue Zukunft möglich machen“ unterstützen wir unsere Bewohner:innen in derzeit 20 Unterkünften bei allen Herausforderungen des Integrationsprozesses, wobei wir aktiv Eigenverantwortung und Selbstständigkeit fördern. Wir begleiten durch Soziale Arbeit und Betreuung, vermitteln bei medizinischem Bedarf, beraten über Qualifizierung und den Einstieg in den Arbeitsmarkt und unterstützen ebenso das Engagement und die Vernetzung mit der Nachbarschaft.

Wir freuen uns riesig, ab dem 01.08.2026 in einer weiteren Unterkunft in Nordrhein-Westfalen präsent zu sein. Damit wir auch dort geflüchtete Menschen bestmöglich unterstützen und einen sicheren, strukturierten und vertragskonformen Einrichtungsbetrieb gewährleisten können, suchen wir für eine Unterkunft in Wuppertal ab sofort eine Verwaltungskraft (m/w/d) in Vollzeit.

Aufgaben

• Bearbeitung allgemeiner Verwaltungs- und Organisationsaufgaben
• Erfassung, Pflege und Verwaltung von Bewohnerdaten sowie Führung elektronischer Dokumentationen
• Unterstützung bei Aufnahme-, Verlegungs- und Auszugsprozessen von Bewohner:innen
• Erstellung, Pflege und Kontrolle von Listen, Statistiken und Berichten
• Verwaltung und Ausgabe von Bewohnerausweisen, Formularen und Informationsmaterialien
• Vorbereitung und Unterstützung bei Taschengeldauszahlungen sowie Dokumentation der Auszahlungen
• Bearbeitung des Posteingangs und Unterstützung bei der Postausgabe
• Terminorganisation sowie Koordination organisatorischer Abläufe innerhalb der Einrichtung
• Telefonische und persönliche Ansprechpartner:in für Bewohner:innen, Mitarbeitende, Behörden und Kooperationspartner
• Unterstützung der Einrichtungs- und Betreuungsleitung bei administrativen Aufgaben
• Aktenführung, Ablage und Pflege von Datenbeständen unter Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben
• Zusammenarbeit mit Betreuungsteam, Hauswirtschaft, Sicherheitsdienst, Behörden und weiteren externen Stellen
  • Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise innerhalb eines Teams
  • Einsatzbereitschaft, Flexibilität und Belastbarkeit

Qualifikation

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Verwaltungsausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Verwaltungs- oder Bürobereich wünschenswert
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word und Excel
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
• Organisationstalent sowie ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
• Freundliches, serviceorientiertes und professionelles Auftreten
• Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und Diskretion
• Interkulturelle Kompetenz und Freude an der Arbeit mit Menschen unterschiedlicher Herkunft
• Belastbarkeit und Fähigkeit, auch in dynamischen Arbeitssituationen den Überblick zu behalten
• Englischkenntnisse oder weitere Fremdsprachenkenntnisse von Vorteil
• Kenntnisse im Umgang mit digitalen Verwaltungs- und Dokumentationssystemen wünschenswert

Benefits

• Eine sinnstiftende Tätigkeit in einem professionellen und gesellschaftlich relevanten Umfeld
• Eine verantwortungsvolle Leitungsfunktion mit Gestaltungsspielraum beim Aufbau einer neuen Unterkunft in Wuppertal
• Supervision und Fortbildungen, ausgerichtet auf individuelle Interessen, fachliche Anforderungen und die Bedarfe des Einrichtungsbetriebs
• Dynamisches, interkulturelles Team
• Flache Hierarchien
• Betriebliche Weiterbildung
• Zusätzliche Urlaubstage
• Mitgestaltung beim Einsatz von monatlichen Teambudgets
• Branchenübliche Vergütung sowie berufliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten
• Fachlicher und kollegialer Austausch innerhalb des Hero-Netzwerks
• Strukturierte Einarbeitung sowie fachliche Begleitung durch erfahrene Kolleg:innen aus bestehenden Hero-Standorten

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann bewerben Sie sich gerne mit Ihren aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen.

Ihr Ansprechpartner ist Maximilian Melms (Bereichsleitung Personal).

Wir planen, in der kommenden Woche voraussichtlich vom 14. bis 17.07.2026 Bewerbungsgespräche vor Ort in Wuppertal durchzuführen. Über eine zeitnahe Bewerbung würden wir uns daher sehr freuen.

Wir freuen uns auf Sie!