Office Manager & Einkauf (m/w/d)

Floecksmühle Energietechnik GmbH

Seit über 40 Jahren steht die Floecksmühle Energietechnik GmbH für nachhaltige Lösungen im Wasserbau. Als inhabergeführtes Familienunternehmen mit rund 20 Mitarbeitenden an zwei Standorten sind wir Marktführer in der Planung, Konstruktion, Fertigung und Montage technischer Ausrüstung für Schlauchwehranlagen. Wir arbeiten weltweit an Projekten, die nachhaltige Infrastruktur gestalten – und schaffen gleichzeitig ein Arbeitsumfeld, in dem sich Menschen langfristig wohlfühlen.

Office Manager & Einkauf (m/w/d)

So stärken Sie unser Team im Bereich Office Management

• Sie übernehmen die Verantwortung für die Organisation und Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags sowie die professionelle Betreuung administrativer Prozesse.
• Als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Mitarbeitenden und externen Dienstleistern fördern Sie eine effiziente und vertrauensvolle Zusammenarbeit.
• Sie koordinieren Termine, Meetings und Geschäftsreisen und sorgen für deren reibungslose Vorbereitung und Nachbereitung.
• Sie betreuen den Empfangsbereich, organisieren den Postein- und -ausgang und unterstützen bei allgemeinen Verwaltungsaufgaben.
• Mit Ihrem Organisationstalent verwalten Sie Büromaterialien, Arbeitsmittel und Dienstleister und stellen deren bedarfsgerechte Verfügbarkeit sicher.
• Sie pflegen Stammdaten, Dokumentationen und Ablagesysteme und gewährleisten eine strukturierte und nachvollziehbare Datenverwaltung.
• Darüber hinaus unterstützen Sie die Geschäftsleitung sowie die Fachabteilungen bei administrativen und organisatorischen Aufgaben und wirken an der Optimierung interner Prozesse mit.

So stärken Sie unser Team im Bereich Einkauf

• Sie übernehmen die operative Beschaffung von Waren, Materialien und Dienstleistungen und stellen eine termingerechte Versorgung des Unternehmens sicher.
• Sie holen Angebote ein, vergleichen diese sorgfältig und unterstützen bei Preis- und Konditionsverhandlungen mit Lieferanten.
• Als Ansprechpartner für Lieferanten pflegen Sie bestehende Geschäftsbeziehungen und unterstützen bei der Auswahl neuer Partner.
• Sie erstellen Bestellungen, verfolgen Liefertermine nach und koordinieren Reklamationen bei Liefer- oder Qualitätsabweichungen.
• Sie prüfen Auftragsbestätigungen und Rechnungen auf sachliche und formale Richtigkeit und arbeiten eng mit der Buchhaltung zusammen.
• Sie pflegen Einkaufs- und Lieferantenstammdaten und sorgen für eine verlässliche Dokumentation aller Beschaffungsvorgänge.
• Darüber hinaus identifizieren Sie Optimierungspotenziale im Beschaffungsprozess und tragen aktiv zur Weiterentwicklung unserer Einkaufsabläufe bei.

Damit überzeugen Sie uns

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kaufmann/-frau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau oder vergleichbar)
• Berufserfahrung im Office Management, Einkauf oder in einer vergleichbaren Position
• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint)
• Erfahrung mit ERP-Systemen
• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Organisationsgeschick und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
• Verhandlungsgeschick und serviceorientiertes Auftreten
• Sehr Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englischkenntnisse von Vorteil

Darauf können Sie sich freuen

• Ein herzliches, kollegiales Team und eine gelebte Kultur der Wertschätzung
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Strukturiertes Onboarding mit Mentoring und klaren Einarbeitungsplänen
• Familienfreundliches Umfeld mit flexibler Arbeitszeitgestaltung
• Mitarbeiterküche mit der Möglichkeit, gemeinsam mit KollegInnen zu kochen
• Attraktive Rahmenbedingungen: Deutschlandticket (optional), Urlaubs- und Weihnachtsgeld sowie Sonderzahlungen

Zusätzliche Informationen

• Eintrittsdatum: frühester Start ab dem 01.09.2026
• Vertragsart: unbefristete Festanstellung in Teilzeit
• Arbeitsort: Standort Aachen

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Senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen per E-Mail an eva.weissgaerber@floecksmuehle.com