Assistenz der Geschäftsführung

Wir suchen eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung, die das Management des Gesamtvereins pragmatisch unterstützt und Verantwortung in Budget, Buchführung und Organisationsprozessen übernimmt.

Ihre Aufgaben

• Bestell- und Einkaufsmanagement für den Gesamtverein: Bedarfsermittlung, Lieferantenauswahl, Angebotsvergleich, Bestellabwicklung, Lieferverfolgung, Reklamationen und Kostenkontrolle
• Budgetverantwortung: Mitverantwortung für Budgetplanung, -überwachung, Kostenkontrolle, Abweichungsanalysen und regelmäßige Berichte an die Geschäftsführung
• Datev-basiertes Rechnungswesen für den Gesamtverein: Belegerfassung, Kontenabstimmung, Kontenpläne, Erstellung von Auswertungen, Quartalsberichten und Vorbereitung von Jahresabschlüssen in Abstimmung mit dem Steuerberater
• Vorbereitung und Organisation von Förderanträgen und Abschlüssen: Recherche von Fördermöglichkeiten, Zusammenstellung der Unterlagen, Fristenmanagement, Ansprechpartner zu Förderstellen, Vorbereitung zur Erstellung von Abrechnungen und Verwendungsnachweisen
• Unterstützung der Geschäftsführung in operativen Projekten und ad-hoc Aufgaben nach Bedarf

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbares Studium; idealerweise mit Schwerpunkt Finanzverwaltung/Controlling oder Verwaltung von Vereinen
• Fundierte Erfahrung in Bestell- und Einkaufsmanagement, ideally im Non-Profit-/Vereinsumfeld
• Sehr gute DATEV-Kenntnisse (Buchen, Kontenabstimmung, Belegführung; ggf. Debitoren-/Kreditorenbuchführung)
• Erfahrung in Fördermittelmanagement: Antragstellung, Nachweise, Verwendungsnachweise
• Organisationsstärke, eigenständige Arbeitsweise, proaktives Zeit- und Prioritätenmanagement
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel) und gängiger Bürosoftware; idealerweise Grundkenntnisse in ERP-/Vertragsmanagement
• Verständnis für Gemeinnützigkeit, Vereinsrecht und Datenschutz (DSGVO)
• Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit, diskrete Vertrauensperson der Geschäftsführung
• Englischkenntnisse von Vorteil

Wir bieten

• Eine verantwortungsvolle Position mit Budget- und Personalwirkung in einem zukunftsorientierten Verein
• Flexible Arbeitszeiten und ggf. mobiler Arbeitsanteil
• Weiterbildungsmöglichkeiten und fachliche Entwicklung
• Zusammenarbeit in einem motivierten Team
• Eine faire Vergütung in Anlehnung an TVÖD, entsprechend Qualifikation und Erfahrung
• Standortvorteil Chemnitz - gute Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel

Einarbeitung in die Tätigkeit