Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Arbeitsort: München (Zentrum, Frauenstraße) | Arbeitszeit: Dienstag, Mittwoch, Donnerstag (je ca. 6,5 Std.) – flexibel gestaltbar | Kultur: Flache Hierarchien, 100% "Du", moderner Arbeitsplatz | Ab sofort

Über uns
Wir sind ein dynamischer, zukunftsorientierter Unternehmensverbund im Herzen von München. Unser Verbund hat seine Wurzeln in den 2000er Jahren, und seither verfolgen wir konsequent unsere Ziele. Als Geschäftsführer leitet Marc Schleich drei innovative GmbHs mit unterschiedlichen Schwerpunkten: cocom GmbH (20% Deiner Zeit), teraone GmbH (40%) und norione GmbH (30%). Ergänzt wird dieses Setup durch kleine, anspruchsvolle Aufgaben für das Private Office der Familie Schleich (10%).

Wir haben Großes vor: In den kommenden drei Jahren werden wir konsequent weiter wachsen und unser Team an den Standorten München und Frankfurt gezielt mit weiteren Mitarbeitern verstärken. Als stolzer Ausbildungsbetrieb setzen wir auf eine gesunde, bereichernde Mischung aus aufstrebenden „jungen Sternchen“ und beständiger, wertvoller Erfahrung. Unser Team besteht aktuell aus rund 15 motivierten Köpfen, die alle per „Du“ sind.

Für unser schönes Büro direkt in der Frauenstraße in München suchen wir eine organisierte, loyale und proaktive Persönlichkeit, die unsere Geschäftsführung im operativen Alltag den Rücken freihält und gleichzeitig als starker Sparringspartner agiert.

Deine Aufgaben: Struktur in den Alltag bringen

Deine Aufgaben sind so vielseitig wie unsere Unternehmen selbst. Du sorgst im Hintergrund dafür, dass die administrativen Rädchen perfekt ineinandergreifen und entlastest die Geschäftsführung im operativen Geschäft:

• Büroorganisation & Ablage: Du übernehmst die strukturierte interne Belegablage und Dokumentenverwaltung. Unsere Schnittstellen zur externen Steuerberatung sind bereits automatisiert, sodass Du Dich auf die Ordnung im System konzentrieren kannst.
• Kommunikation & Gatekeeper-Funktion: Du bist der erste Filter für eingehende Anrufe und E-Mails an die Geschäftsführung, um Werbe- und Spam-Anfragen charmant und direkt abzufangen.
• Fristen & Zielverfolgung: Du behältst Fristen und Termine fest im Blick und unterstützt die Geschäftsführung aktiv bei der Verfolgung unserer geschäftlichen Meilensteine (Du darfst ihn auch proaktiv an Dinge erinnern!).
• HR-Support & Onboarding: Du verwaltest die Mitarbeiterdaten (Einfordern und Pflegen von Stammdaten, Verträgen und Bescheinigungen). Zudem bereitest Du das Onboarding neuer Teammitglieder vor – von der Hardware-Koordination über die Accounteinrichtung in Tools wie aWork bis hin zur Übergabe der Willkommens-Mappe.
• Team- & Personalorganisation: Du koordinierst die Urlaubsplanung und verwaltest Krankmeldungen für unser wachsendes Team.
• Eventorganisation: Du planst und organisierst unsere Teamevents, Sommerfeste, Weihnachtsfeiern oder Workshops (inkl. Location-Suche in München, Catering-Bestellung und Ablaufplanung).
• Daten & Reporting: Du sammelst relevante Unternehmensdaten und bereitest diese übersichtlich als Entscheidungsvorlage für die Geschäftsführung auf.
• Reiseplanung & Administration: Du planst Geschäftsreisen und übernimmst die tägliche Büroorganisation.
• Digitale Systeme: Du bedienst souverän unsere internen CMS- und CRM-Systeme sowie unsere Collaboration-Tools.
• Private Office (ca. 10%): Du unterstützt das Private Office der Familie Schleich durch die Koordination von Terminen, die Abwicklung von Schriftverkehr und kleinere Abrechnungen.

Dein Profil: Charakter und Kompetenz zählen

Für uns ist nicht der perfekte Lebenslauf entscheidend, sondern Deine Persönlichkeit, Deine Lernbereitschaft und Deine Arbeitsweise.

• Arbeitsweise: Du arbeitest absolut diskret, hochorganisiert und besitzt die Fähigkeit, proaktiv mitzudenken. Du erkennst, wo Hilfe gebraucht wird, und packst selbstständig an.
• Zukunftsorientierung & KI: Künstliche Intelligenz (KI) spielt in unserem Arbeitsalltag eine große Rolle. Wir wünschen uns, dass unsere Mitarbeiter KI-Tools aktiv nutzen, um Prozesse smarter zu gestalten. Keine Sorge: Wir stellen Dir die entsprechenden Systeme zur Verfügung und bilden Dich umfassend darin aus!
• IT-Affinität: Du arbeitest ausschließlich auf macOS und beherrschst Word sowie Excel blind. Wenn Du bereits Erfahrung mit Tools wie aWork und SevDesk hast, ist das ein großer Vorteil.
• Kommunikation: Du besitzt hervorragende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Englischkenntnisse sind im Alltag in der Regel nicht zwingend erforderlich.
• Erfahrung: Du hast idealerweise bereits Erfahrung im Assistenzbereich, im Office Management oder in einer ähnlichen koordinierenden Rolle gesammelt.

Was wir Dir bieten

• Feste, aber flexible Struktur: Eine unbefristete Teilzeitstelle mit 19,5 Stunden pro Woche, ideal aufgeteilt auf Dienstag, Mittwoch und Donnerstag (jeweils ca. 6,5 Stunden). Nach Absprache können die Tage flexibel angepasst oder auch kurzfristig getauscht werden.
• Urlaub: Bei uns haben Vollzeitkräfte 30 Tage Urlaub. Auf Deine 3-Tage-Woche umgerechnet bedeutet das für Dich 18 Urlaubstage (was ebenfalls vollen 6 Wochen Erholung im Jahr entspricht).
• Top-Arbeitsplatz: Ein modernes, hervorragend ausgestattetes Büro mitten im Zentrum von München (Frauenstraße) mit bester Anbindung und großartiger Atmosphäre.
• Wachstum & Innovation: Ein zukunftssicheres Umfeld mit klarem Wachstumspfad und dem aktiven Einsatz modernster Technologien (inklusive KI-Ausbildung).
• Kultur: Echte flache Hierarchien, ein offenes "Du" auf Augenhöhe in einem Team aus erfahrenen Kräften und jungen Talenten.
• Entwicklung: Weiterbildung wird bei uns großgeschrieben. Wir unterstützen Dich gerne bei Deiner persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung.

Du hast Lust, unser Team zu verstärken?

Dann machen wir es unkompliziert! Schicke uns einfach eine kurze E-Mail mit Deinem Lebenslauf, Deinen Gehaltsvorstellungen (Stundenlohn oder Monatsbrutto für 19,5 Std.) und Deinem frühestmöglichen Eintrittstermin an:

pool@cocom.de

Ein langes, formelles Anschreiben ist nicht nötig, uns interessiert vor allem, wer Du bist und warum diese Stelle zu Dir passt. Wir freuen uns darauf, Dich kennenzulernen!