Büromanager (m/w/d) in Vollzeit (39 Std./Woche)

Die Große Kreisstadt Rottweil, Ausrichter der Landesgartenschau 2028, verkehrsgünstig an der Bundesautobahn A 81 und der Bahnlinie Stuttgart-Zürich gelegen, ist ein modernes Mittelzentrum mit ca. 25.000 Einwohnern. Mit dem Testturm für Aufzugsinnovationen von TK Elevator und einer der längsten Hängebrücken Deutschlands (aktuell in Planung) positioniert sich Rottweil als eine dem Neuen aufgeschlossene Stadt. Als älteste Stadt Baden-Württembergs blickt Rottweil auch auf eine interessante Geschichte zurück. Das breit gefächerte Angebot an öffentlichen Einrichtungen, ein umfassendes Kinderbetreuungs- und Bildungsangebot, ein reges kulturelles Leben sowie die Nähe zum Schwarzwald, zur Schwäbischen Alb und zum Bodensee sorgen für ein attraktives Lebens- und Arbeitsumfeld.

Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte, organisierte und serviceorientierte Person für den Bereich

Büromanagement (m/w/d) in Vollzeit (39 Std./Woche)

Die Stelle ist für die Dauer der Landesgartenschau bis März 2029 befristet. Sie sind die zentrale Anlaufstelle unserer Geschäftsstelle und sorgen mit Ihrem Organisationstalent und Ihrer freundlichen Art für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft. 

**Ihre Aufgaben:** 

• Organisation und Koordination des täglichen Bürobetriebs
• Allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost
• Terminplanung sowie Koordination von Besprechungen und Veranstaltungen
• Verwaltung von Büromaterialien und Bestellungen
• Pflege und Verwaltung von Akten, Dokumenten und digitalen Ablagesystemen
• Vorbereitung von Sitzungen, Protokollen und Präsentationen
• Datenerfassung und Datenpflege
• Unterstützung bei der Optimierung von Büro- und Verwaltungsprozessen
• Freundliche und professionelle Betreuung des Telefonempfangs
• Erste Ansprechperson für Besucher, Geschäftspartner und externe Dienstleister
• Bearbeitung von E-Mail-Anfragen und Korrespondenz
• Unterstützung bei der internen und externen Kommunikation
• Koordination von Terminen mit Behörden, Unternehmen, Vereinen und Partnern
• Administrative Unterstützung der Geschäftsführung und Projektleitung
• Erstellung von Schriftstücken, Protokollen, Berichten und Auswertungen
• Pflege von Kontakt- und Adressdatenbanken
• Unterstützung bei Veranstaltungen und Projekten der Landesgartenschau
• Vorbereitung von Unterlagen für Besprechungen und Gremiensitzungen

**Wir erwarten von Ihnen:** 

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Sehr gute/gute Kenntnisse in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook und PowerPoint)
• Erfahrung in Büroorganisation und administrativen Aufgaben
• Sicherer Umgang mit digitaler Kommunikation und modernen Büroanwendungen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Freundliches, professionelles und serviceorientiertes Auftreten
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, insbesondere im Telefonkontakt
• Hohe Zuverlässigkeit und Diskretion
• Organisationsgeschick und strukturierte Arbeitsweise
• Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
• Teamfähigkeit und Flexibilität
• Belastbarkeit auch bei erhöhtem Arbeitsaufkommen
• Sorgfalt und Genauigkeit bei administrativen Tätigkeiten

**Wir bieten Ihnen:** 

• Mitarbeit an einem einzigartigen und zukunftsorientierten Großprojekt
• Abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Aufgaben
• Ein engagiertes und motiviertes Team
• Kurze Entscheidungswege und eigenverantwortliches Arbeiten
• Einen modernen Arbeitsplatz in einem spannenden Arbeitsumfeld
• Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung
• 31 Tage Urlaub pro Jahr
• Flexible Arbeitszeiten