Mitarbeiter (m/w/d) Administrative Operations, Finance, Sales Support, Procurement & Logistics

Mitarbeiter (m/w/d) Administrative Operations, Finance, Sales Support, Procurement & Logistics

Standort: Karlsruhe (Keystone Photonics)

Arbeitsmodell: Hybrid

Your mission

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte, strukturierte und zuverlässige Persönlichkeit für den Bereich Administrative Operations, Finance, Sales Support, Procurement & Logistics.

In dieser vielseitigen Rolle unterstützen Sie unsere Finanz-, Verwaltungs-, Beschaffungs- und Logistikprozesse und tragen maßgeblich zu einem reibungslosen operativen Geschäftsbetrieb bei.

Die Position ist bei Keystone Photonics in Karlsruhe angesiedelt. Während Sie in die lokale Organisation eingebunden sind, berichten Sie fachlich an das Management vor Ort und arbeiten eng mit den relevanten Teams bei Keystone und FormFactor zusammen.

In dieser Funktion agieren Sie als Ansprechperson für operative Finanz-, Verwaltungs- und Beschaffungsprozesse am Standort Karlsruhe und sorgen für die Einhaltung der unternehmensweiten 

Standards, Richtlinien und Systeme von FormFactor.

Your tasks

Finance & Accounting Operations

• Prüfung, Bearbeitung und Nachverfolgung eingehender Rechnungen

• Erstellung und Versand von Kundenrechnungen

• Pflege finanzieller Unterlagen sowie Upload von Rechnungen und Belegen in DATEV

• Koordination und Überwachung von Zahlungsläufen

• Nachverfolgung offener Forderungen und Verbindlichkeiten

• Einholung fehlender Rechnungen, Belege und weiterer relevanter Dokumentationen

• Verwaltung und Abstimmung von Firmenkreditkartenabrechnungen

• Sicherstellung der Vollständigkeit aller erforderlichen Nachweise und Belege

• Zuordnung und Kontrolle von Kostenstellen

• Unterstützung bei Monatsabschlüssen und weiteren periodischen Finanzprozessen

• Unterstützung bei der Durchführung und Dokumentation kritischer Finanzprozesse

Administrative Operations

• Pflege und Verwaltung administrativer Dokumentationen, Ablagesysteme und Unternehmensunterlagen

• Kommunikation mit Mitarbeitenden hinsichtlich fehlender Finanzunterlagen oder notwendiger Informationen

• Operative Unterstützung im administrativen Tagesgeschäft

• Organisation und Pflege relevanter Geschäfts- und Prozessdokumentationen

• Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Dokumentation und Nachvollziehbarkeit aller relevanten Vorgänge

Procurement & Logistics Operations

• Unterstützung bei Beschaffungsprozessen und Bestellungen

• Koordination von Lieferungen sowie Nachverfolgung von Bestellvorgängen

• Unterstützung bei Lieferantenkommunikation und administrativen Beschaffungsprozessen

• Mitarbeit bei der Organisation und Verwaltung logistischer Abläufe

• Sicherstellung einer transparenten Dokumentation von Beschaffungs- und Logistikvorgängen

Business Continuity & Process Support

• Übernahme von Backup-Funktionen für kritische Finanzprozesse, einschließlich Rechnungsverarbeitung, DATEV-Administration und Zahlungsabwicklung

• Unterstützung bei der Implementierung, Dokumentation und Pflege von Business-Continuity- und Vertretungsprozessen

• Mitwirkung bei der Optimierung administrativer und finanzieller Abläufe

What you should bring with us

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

• Erste Berufserfahrung in den Bereichen Finanzbuchhaltung, Administration, Procurement oder

   Operations

• Gute Kenntnisse in der Rechnungsbearbeitung und im Umgang mit Finanzdokumentationen

• Idealerweise Erfahrung mit DATEV

• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Excel

• Strukturierte, selbstständige und gewissenhafte Arbeitsweise

• Hohes Maß an Zuverlässigkeit und Diskretion

• Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten

• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Why us?

Keystone Photonics ist ein Hidden Champion der Photonikbranche und entwickelt Spitzentechnologien für einige der anspruchsvollsten Anwendungen in den Bereichen künstliche Intelligenz, Datenkommunikation und Halbleiterfertigung. Unsere Lösungen tragen dazu bei, die nächste Generation von Hochleistungsrechnern und optischer Konnektivität zu ermöglichen.

Als internationales und schnell wachsendes Technologieunternehmen bringen wir talentierte Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen zusammen, die eine gemeinsame Leidenschaft für Innovation, Präzision und die Lösung komplexer Herausforderungen verbindet.

Als Teil von FormFactor, einem weltweit führenden Anbieter von Test- und Messtechniklösungen für die Halbleiterindustrie, verbinden wir die Agilität, den Unternehmergeist und die enge Zusammenarbeit eines spezialisierten Technologieunternehmens mit den Ressourcen, der globalen Reichweite und der Stabilität einer etablierten internationalen Unternehmensgruppe. Dadurch profitieren unsere Mitarbeitenden von einem breiten Netzwerk, internationalem Know-how, vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten und der Chance, an Technologien mitzuwirken, die von führenden Halbleiter- und Technologieunternehmen weltweit eingesetzt werden.

Wir bieten ein modernes, flexibles und hybrides Arbeitsumfeld sowie spannende fachliche und persönliche Entwicklungsmöglichkeiten. Bei Keystone Photonics zählen Ihre Ideen, und Sie haben die Möglichkeit, die Weiterentwicklung unseres Unternehmens und unserer Technologien sichtbar mitzugestalten.

Werden Sie Teil eines engagierten internationalen Teams, das Zusammenarbeit, Innovation, Eigenverantwortung und eine positive Employee Experience lebt.

Ihre Bewerbung

**Senden Sie Ihre Bewerbung an:** jobs@keystone-photonics.com