Vielseitiges Organisationstalent gesucht!

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Sekretär / Sachbearbeiter (m/w/d) Geschäftsleitung Qualität, Umwelt & Technik

Standort: Neustadt an der Aisch (NEA) | Bereich: Administration, Produktion & QM | Einstieg: Ab sofort

Suchen Sie eine anspruchsvolle Schnittstellenfunktion, in der administrative Stärke auf technisches und ökologisches Verständnis trifft? Als rechte Hand unserer Geschäftsleitung für die Bereiche Qualität, Umwelt und Technik halten Sie die Fäden im Hintergrund zusammen und steuern die Kommunikation mit internen Abteilungen sowie externen Partnern.

Ihre Aufgaben im Detail:

• Stammdaten- & Produktionsdatenpflege:
  • Eigenverantwortliche Neuanlage und Pflege des Artikelstamms (inkl. Lohnabfüllungen) sowie Pflege von Kalkulationsartikeln.
  • Erstellung, Pflege und Änderung von Stücklisten (FB NEA sowie Lohnabfüller) und kontinuierliche Verwaltung der Rezepturen.
  • Erstellung und Pflege von Produktspezifikationen für alle Franken Brunnen Standorte und Lohnabfüllungen.
  • Tägliche Prüfung der Produktionsberichte und wöchentliche Füllmengenabstimmung (via Integra/PPS).
• Administration & Assistenz:
  • Effiziente Führung des Sekretariats (Terminkoordination, Posteingang, Ablage, Verwaltung von Büromaterial).
  • Erstellung von Präsentationen, Aufstellungen, Auswertungen und Verträgen für die Bereiche QM, Technik und Umwelt.
  • Organisation von Tagungen, Seminaren und Hotelbuchungen sowie professioneller Gästempfang.
• Rechnungswesen & Controlling:
  • Durchführung der digitalen Rechnungsprüfung und Kontierung (inkl. Energierechnungen NEA).
  • Erstellung von Ausgangsrechnungen und Quartalsabrechnungen (z. B. Schweppes-Mindermengen) sowie Abwicklung von Reisekostenabrechnungen für die Bereiche Technik, Produktion, Labor und Instandhaltung.
• Schnittstelle zu Produktion, Umwelt & QM:
  • Zuarbeit für die Produktion (z. B. Stornierung von NVEs) und enge Abstimmung mit Lohnabfüllpartnern.
  • Unterstützung der Umweltabteilung (u. a. Abwassermeldungen an Kommunalbetriebe, Meldung von BDE-Verbräuchen, Überwachung von Düngevereinbarungen).
  • Zentraler Ansprechpartner für Behörden und externe Firmen sowie Verteilung von Unterlagen zur Lebensmittelüberwachung und des Krisenmanagementhandbuchs.

Das bringen Sie mit:

• Ausbildung: Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Industriekaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Büromanagement) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung: Fundierte Berufserfahrung in der Sachbearbeitung oder im Assistenzbereich, idealerweise in einem produzierenden Unternehmen (Lebensmittel- oder Getränkeindustrie von Vorteil).
• Kenntnisse: Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung mit ERP-Systemen (z. B. Integra/PPS) ist ein großes Plus.
• Arbeitsweise: Sie arbeiten detailorientiert, strukturiert und behalten auch bei hohem Arbeitsaufkommen stets den Überblick.
• Persönlichkeit: Ein freundliches, sicheres Auftreten, absolute Diskretion sowie eine ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit zeichnen Sie aus.

Das bieten wir Ihnen:

• Eine abwechslungsreiche und krisensichere Festanstellung in einem führenden Familienunternehmen der Getränkeindustrie.
• Eine intensive und strukturierte Einarbeitung in Ihr neues Aufgabengebiet.
• Kurze Entscheidungswege und ein kollegiales, unterstützendes Arbeitsumfeld.
• Attraktive Sozialleistungen und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten.