Verwaltungskraft für Förderprojekte und Bildungsmaßnahmen (m/w/d) in Teilzeit

Verwaltungskraft (m/w/d)

Die Tätigkeit umfasst die allgemeine Verwaltung sowie die administrative Begleitung von Bildungsmaßnahmen und öffentlich geförderten Projekten. Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf der Unterstützung bei der ordnungsgemäßen Dokumentation, Abrechnung und Nachweisführung von Förderprojekten.

Ihre Aufgaben

• Allgemeine Büroorganisation und Verwaltungsaufgaben
• Bearbeitung des täglichen Schriftverkehrs
• Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Teilnehmenden, Mitarbeitenden, Behörden, Förderstellen und Kooperationspartnern
• Verwaltung und Pflege von Teilnehmer-, Kurs- und Projektdaten
• Anlage und Führung von digitalen und papiergebundenen Projektakten
• Prüfung, Erfassung und Ablage von Verträgen, Belegen, Nachweisen und projektbezogenen Unterlagen
• Überwachung von Fristen, Wiedervorlagen und einzureichenden Nachweisen
• Unterstützung bei der administrativen und finanztechnischen Abwicklung öffentlich geförderter Projekte
• Vorbereitung und Prüfung von Unterlagen für Mittelabrufe, Zwischen- und Verwendungsnachweise
• Unterstützung bei der Erstellung von Sachberichten, Zwischenberichten und Projektdokumentationen
• Erfassung und Pflege von Projektkennzahlen sowie Output- und Ergebnisindikatoren
• Überwachung der Vollständigkeit von Teilnehmerunterlagen und Fördervoraussetzungen
• Unterstützung bei der Prüfung und Zuordnung von projektbezogenen Personal- und Sachkosten
• Vorbereitung von Unterlagen für Prüfungen, Audits und Vor-Ort-Kontrollen
• Zusammenarbeit mit Projektleitung, Finanzbuchhaltung und Geschäftsführung
• Erstellung und Pflege von Excel-Listen, Statistiken und Auswertungen
• Unterstützung bei der Kurs-, Termin- und Veranstaltungsorganisation
• Vorbereitende Tätigkeiten für die Buchhaltung
• Pflege von Daten in digitalen Verwaltungs- und Förderportalen

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung, beispielsweise als:
  • Kauffrau bzw. Kaufmann für Büromanagement
  • Verwaltungsfachangestellte bzw. Verwaltungsfachangestellter
  • Industriekauffrau bzw. Industriekaufmann
  • Steuerfachangestellte bzw. Steuerfachangestellter
  • Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte bzw. Rechtsanwalts- und Notarfachangestellter
• Alternativ eine vergleichbare Qualifikation oder einschlägige Berufserfahrung im Verwaltungsbereich
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Word, Excel und Outlook
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sorgfältige, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen
• Sicherer Umgang mit Zahlen, Fristen und umfangreichen Unterlagen
• Verantwortungsbewusstsein und ein hohes Maß an Zuverlässigkeit
• Diskreter Umgang mit personenbezogenen und vertraulichen Daten
• Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
• Bereitschaft zur Einarbeitung in Förderbestimmungen und digitale Verwaltungsportale

Wünschenswerte Kenntnisse und Erfahrungen

Von Vorteil sind:

• Berufserfahrung in der Verwaltung öffentlich geförderter Projekte
• Erfahrungen mit dem Europäischen Sozialfonds oder dem Europäischen Sozialfonds Plus – ESF bzw. ESF Plus
• Kenntnisse in der Fördermittelverwaltung und im Zuwendungsrecht
• Erfahrungen mit Mittelabrufen, Zwischen- und Verwendungsnachweisen
• Kenntnisse im Förderportal Z-EU-S oder vergleichbaren Förderportalen
• Erfahrungen mit der Dokumentation von Teilnehmerdaten und Projektkennzahlen
• Kenntnisse in der Prüfung und Zuordnung von projektbezogenen Personal- und Sachausgaben
• Erfahrungen im Umgang mit Förderbescheiden, Nebenbestimmungen und Förderrichtlinien
• Kenntnisse der Anforderungen an Belegführung, Aufbewahrung und Prüffähigkeit von Projektunterlagen
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Jobcentern, Agenturen für Arbeit, dem BAMF, Kommunen oder anderen öffentlichen Stellen
• Berufserfahrung bei einem Bildungs-, Sprachkurs- oder Maßnahmeträger
• Grundkenntnisse in der vorbereitenden Buchhaltung
• Erfahrung mit Teilnehmerverwaltungs- oder Dokumentationssystemen

Erfahrungen mit ESF- oder anderen Förderprogrammen sind ausdrücklich erwünscht, jedoch keine zwingende Voraussetzung. Eine gründliche Einarbeitung in die jeweiligen Förderbestimmungen und Verwaltungsabläufe wird gewährleistet.

Wir bieten

• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit
• Eine strukturierte und umfassende Einarbeitung
• Einen modernen Arbeitsplatz
• Kurze Entscheidungswege
• Ein kollegiales und wertschätzendes Arbeitsumfeld
• Selbstständiges Arbeiten mit klaren Zuständigkeiten
• Möglichkeiten zur fachlichen Weiterbildung
• Flexible Arbeitszeiten nach Absprache
• Eine leistungsgerechte Vergütung entsprechend der Qualifikation und Berufserfahrung
• Eine langfristige berufliche Perspektive

Arbeitsort

Minden

Arbeitszeit

Teilzeit (24 Stunden/ Woche)

Eintrittstermin

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt.

Befristung

Die Stelle kann zunächst projektbezogen befristet (Ende 2028) werden. Eine längerfristige Zusammenarbeit wird angestrebt.

Bewerbung

Bitte reichen Sie folgende Bewerbungsunterlagen ein:

• Anschreiben
• Tabellarischer Lebenslauf
• Ausbildungs- und Arbeitszeugnisse
• Angabe des frühestmöglichen Eintrittstermins
• Optional: kurze Darstellung bisheriger Erfahrungen mit Förderprojekten oder ESF-Programmen

Die Bewerbung kann per E-Mail oder postalisch eingereicht werden.

E-Mail: a.erden@profilingbuero.de

Bewerbungen von Menschen aller Geschlechter, Nationalitäten, kulturellen Hintergründe, Altersgruppen und Lebenswege sind willkommen. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt