Gute BÜROKRAFT für VEREINSGESCHÄFTSSTELLE / ZENTRALSEKRETARIAT gesucht

Haben Sie mit Ihrem Organisationstalent bürotypische Abläufe fest im Griff?

Sie sind BÜROKRAFT, Büro-Manager/in, Management-/Direktionsassistent/in, Sekretär/in und können selbständig, gut und schnell im Büro (Verbandsgeschäftsstelle) arbeiten?

Dann brauchen wir Sie als tüchtige "allround-Kraft" im Haus der Verbände.

Wir sind das ZENTRALSEKRETARIAT von mehreren Vereinen bzw. Verbänden, welche bestimmte Aufgaben und Tätigkeiten von Vereinsgeschäftsstellen an uns delegiert haben.

Klingt spannend und abwechslungsreich? - Ist es auch!

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Die typischerweise anfallenden KERN-AUFGABEN im Vereins-Sekretariat umfassen:

• Schriftverkehr - textsicher in deutscher Sprache (gelegentlich kommunizieren Sie mit englischsprachigen Geschäftspartnern),
• Gästebetreuung in deutscher und englischer Sprache (bei bei Seminarveranstaltungen und Fachtagungen für Fach- und Führungskräfte (Ingenieure mit Fach- und Führungsaufgaben)),
• Mitgliederverwaltung und Abrechnung der Jahresbeiträge von natürlichen und juristischen Personen
• Pflege der Kontaktadressen-Datenbank,
• Bürotypische Verwaltungsaufgaben: Einkauf / Beschaffung, Inventar,
• Belegaufbereitung, wobei die Buchhaltung von einem externen Steuerberater weiterbearbeitet wird,
• Reisekostenabrechnung und Belegverwaltung,
• Sonderaufgaben, die im direkten Auftrag der Vereinsgeschäftsführung erledigt werden.

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Neben der Erledigung von Sekretariatsaufgaben (Schrifverkehr in Deutsch / Englisch) sowie der Koordination von Vereinsgeschäftsstelle(n) unterstützen Sie als Geschäftsführungs-Assistent/in die Vereinsgeschäftsführung bei diversen Aufgaben:

• Terminkoordinierung und Organisation und Vorbereitung von Geschäftsreisen,
• Koordinierung und Organisation und von Besprechungen (Arbeitskreise, Führungskräftezirkel, Gremiensitzungen etc),
• Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen (nationale Expertentagungen sowie internationale Fachsymposien etc.),
• Bestandsüberwachung und Bestelldisposition von Büromaterial,
• Korrespondenzaufgaben (E-Mail) / Kommunikationsaufgaben (Telefon),
• Verlagswesen (Buchversand) und Unterstützung der Redaktion / Lektorat (Korrekturlesen),
• Dokumentenverwaltung (Aktenarchiv (in Papierform) sowie digitales Datenarchiv),
• Recherchen und Analysen (Datenaufbereitung mit Excel sowie PowerPoint).

Bei entsprechender persönlicher und fachlicher Eignung ist die zunehmende Einbindung in interessante Aufgaben der Projektarbeit vorgesehen. Hierbei werden besondere Leistungen auch besonders vergütet (Bonifikationsregelung).

Das Büro befindet sich in 12159 Berlin Schöneberg und ist verkehrstechnisch gut erreichbar (S-Bahnhof Friedenau).

An einigen Tagen pro Jahr (Messen, Fachveranstaltungen) sind auch abweichende Arbeitsorte im gesamten Bundesgebiet bzw. der DACH-Region möglich, wobei die Reisespesen in diesen Fällen vom Arbeitgeber übernommen werden.

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Wir bieten neben einer anspruchsvollen und abwechslungsreichen Tätigkeit auch noch weitere Vorzüge für unsere Mitarbeitenden:

• Teilnahme an internen Weiterbildungsseminaren (on the job)
• Möglichkeit zur Teilnahme an externen Weiterbildungsprogrammen
• Teilnahme am Sportprogramm (Club-Mitgliedschaft wird zu 100 % übernommen)
• Deutschland-Ticket (wird als Job-Ticket zu 100 % übernommen)

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Anforderungsprofil - welche Qualifikationen werden für diese Stelle benötigt?

Der sichere Umgang mit Standard-Bürosoftware (Mircrosoft-Office, Word, Excel, Access, PowerPoint) wird vorausgesetzt. Zusätzlich sind Kenntnisse in der Bildverarbeitung (Fotos, Fotoalben etc.) sowie der Online-Portale (Content Management System) von Vorteil.

Wir legen Wert auf gute Umgangsformen, Höflichkeit, Freundlichkeit und pflegen ein gutes Betriebsklima.

Mitarbeiter können und sollen eigene Ideen einbringen, um die vorhandenen Arbeitsabläufe zu verbessern.

Flexible Arbeitszeiten sind möglich und werden durch ein Arbeitszeitkonto abgebildet.

Während der Einarbeitungsphase werden Sie gründlich in die wesentlichen Abläufe eingewiesen.

Sehr gute Kenntnisse in der Sprache Deutsch sind unbedingt erforderlich: Sprachniveau C2

Die ausgeschriebene Stelle eignet sich auch für den beruflichen Wiedereinsteig (z. B. nach einer Familienpause) oder für den Quereinstieg.

Ggf. ist ein vorbereitendes Praktikum sinnvoll, welches als Option für Quereinsteiger mit individuellem Zuschnitt bezüglich der vorhandenen Qualifikationen angeboten wird.

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NUR DIREKTBEWERBUNGEN - KEINE PERSONALDIENSTLEISTER!

*** WICHTIG (1): Die Kontaktaufnahme durch Personaldienstleister aller Art (insbesondere Personalvermittler) sind UNERWÜNSCHT. Wir wünschen keine Angebote für Serviceleistungen von Unternehmen, welche die Informationen auf dem Portal der Angebote der Bundesgentur für Akquisezwecke nutzen. In unseren E-Mail-Filtern landen hunderte von unerwünschten Spam-Mails aus der Kategorie "Kundenaquise" mit den Überschriften "Angebot zur Kooperation" oder "Erstklassige Bewerber für Ihr Stellenangebot" oder "Neue Bewerber - jetzt ansehen" etc., welche durch automatische Filter sofort und ungelesen in die Spam-Ordner umgeleitet werden.

*** WICHTIG (2): NUR Direktbewerbungen von Bewerbern, die sich selbst auf diese Stelle bewerben.

*** WICHTIG (3): BEWERBUNGEN, die nicht auf die geforderten Sprachkenntnisse schließen lassen, können nicht berücksichtigt werden.