Manager (m/w/d) KI-Operations

Über PropertyPilot

PropertyPilot ist die zentrale digitale Plattform für Immobilien-Eigentümer in Deutschland und verbindet alle relevanten Services rund um den Lebenszyklus von Immobilien in einem intelligenten Ökosystem.

Für den weiteren Aufbau unseres Unternehmens suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine erfahrene Persönlichkeit im Bereich KI-Operations in Teilzeit.

Deine Mission

Du baust bei PropertyPilot den Bereich KI-gestützte Operations und Prozessdesign auf und schaffst die Grundlage für effiziente, skalierbare und klar strukturierte Unternehmensabläufe. Dabei verbindest du strukturierte Operations-Erfahrung, unternehmerisches Denken, Projektleitungskompetenz und ein klares Verständnis dafür, wie Künstliche Intelligenz sinnvoll in operative Prozesse integriert wird. Du sorgst dafür, dass wir interne Abläufe, Schnittstellen, Verantwortlichkeiten und Workflows von Anfang an professionell aufsetzen – pragmatisch, wirksam und wachstumsorientiert.

Deine Aufgaben

• Du baust skalierbare Operations-Strukturen, Prozesse und Verantwortlichkeiten in Zusammenarbeit mit den Fachbereichen auf und entwickelst sie fortlaufend weiter – von „selbst machen" in der Anfangsphase bis zum schrittweisen Aufbau von Teams.
• Du arbeitest insbesondere in der Aufbauphase operativ mit – vom Aufbau administrativer Abläufe über die Einführung von Software-Tools bis zur Übernahme eigener fachlicher Verantwortungsbereiche.
• Du identifizierst Potenziale zur Automatisierung, Standardisierung und Digitalisierung und setzt sie in Abstimmung mit unseren Fachbereichen eigenständig um.
• Du entwickelst und implementierst KI-gestützte Workflows sowie eigene KI-Bots, die den Arbeitsalltag vereinfachen und skalierbar machen.
• Du verantwortest die Konfiguration und Automatisierung unseres zentralen CRM-Systems HubSpot (Workflows, Pipelines, Properties, Schnittstellen zu bestehenden Tools) und verzahnst es mit unseren operativen Prozessen.

Dein Profil

• Mehrjährige Erfahrung in Operations, Prozessmanagement oder Organisationsentwicklung
• Erfahrung im Aufbau von Organisations-Strukturen, vorzugsweise im Startup-Umfeld
• Fundierte, praktische KI-Erfahrung – du hast nachweislich KI-gestützte Lösungen konzipiert und umgesetzt (z. B. Automatisierungen, Workflows, eigene Bots/Agenten, Prompt-Engineering).
• Souveräner Umgang mit gängigen KI-Tools und -Plattformen sowie ein gutes Verständnis, wann und wie sich KI sinnvoll in Prozesse integrieren lässt
• Sicherer Umgang mit HubSpot-CRM und einschlägige Erfahrung in der Anbindung an weitere Systeme
• Stark in Organisation, Umsetzung und bereichsübergreifender Zusammenarbeit
• Projektleitungserfahrung, selbstständige Arbeitsweise und hohe Eigenverantwortung
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten

• Eine Schlüsselrolle im Zentrum unseres Teams mit viel Gestaltungsspielraum
• Mitarbeit in einem ambitionierten Startup mit erfahrenem Gründerteam
• AI-first Umfeld mit hoher Relevanz für Wachstum und Skalierung
• Modernes Büro in Hamburger Innenstadt-Lage
• Deutschlandticket (D-Ticket)
• Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
• Hybrides Arbeitsmodell und Einstieg zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Bewerbung

Interesse geweckt? Dann freuen wir uns über Deine Bewerbungsunterlagen unter Angabe Deiner Berufserfahrung und Referenzen sowie zeitlichen Verfügbarkeit und Gehaltsvorstellung an operations@propertypilot.de!