Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung mit Schwerpunkt Office Management & HR-Support

Sei die zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Team und externen Partnern!

Kugellager-Express ist ein erfolgreiches E-Commerce-Unternehmen mit Sitz im ostwestfälischen Schloß Holte-Stukenbrock. Über unsere Online-Plattform bieten wir Kunden weltweit ein umfangreiches Sortiment an Wälzlagern und passendem Zubehör – schnell, zuverlässig und mit hohem Qualitätsanspruch. An unserem Standort vereinen wir zentrale Unternehmensbereiche wie Administration, Lager und Logistik sowie Qualitätssicherung. Kurze Entscheidungswege, moderne Prozesse und ein engagiertes Team bilden die Grundlage unseres täglichen Erfolgs.

Wenn du gerne koordinierst, den Überblick behältst und mit einer strukturierten Arbeitsweise dafür sorgst, dass Prozesse reibungslos laufen, erwartet dich ein vielseitiges Aufgabengebiet mit großem Gestaltungsspielraum als

Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung mit Schwerpunkt Office Management & HR-Support (m/w/d)

Das ist deine Rolle bei uns:

Organisation, Zeit- und Dokumentenmanagement 

• Eigenständige Organisation und Steuerung des Kalenders der Geschäftsführung inklusive Terminplanung, Priorisierung und Koordination von Fokuszeiten
• Digitales Management der Eingangspost: Sichtung, Digitalisierung, strukturierte Ablage und Weiterleitung über das Dokumentenmanagement-System (DMS)
• Pflege und Optimierung der digitalen Dokumentenablage inklusive Verschlagwortung und Workflow-Zuweisungen
• Vorfilterung, Priorisierung und teilweise eigenständige Bearbeitung geschäftlicher Korrespondenz
• Planung, Organisation und Abrechnung von Geschäftsreisen inklusive Erstellung von Reiseplänen

Unterstützung im Personalbereich 

• Begleitung von Recruiting-Prozessen: Veröffentlichung von Stellenanzeigen, Bewerbermanagement und Koordination von Vorstellungsgesprächen
• Koordination von Onboarding-Prozessen für neue Mitarbeitende
• Pflegen der digitalen Personalakte sowie der Urlaubs- und Krankheitsdaten in unserem Zeiterfassungstool
• Vorbereitung der Abrechnungsrelevanten Informationen für die externe Lohnbuchhaltung

Kommunikation und Schnittstellenmanagement 

• Empfang und Betreuung von Gästen, Kunden und Geschäftspartnern
• Wahrnehmung einer zentralen Gatekeeper-Funktion für die Geschäftsführung
• Professionelle Kommunikation mit Mitarbeitenden, Kunden, Dienstleistern und Geschäftspartnern
• Koordination und Weitergabe von Informationen aus der Geschäftsführung an relevante Ansprechpartner

Inhaltliche Unterstützung der Geschäftsführung

• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Meetings inklusive Agenda-Erstellung, Protokollführung und Aufgabenverfolgung
• Erstellung von Präsentationen, Berichten, Entscheidungsvorlagen und weiteren Managementunterlagen
• Durchführung von Recherchen und Aufbereitung relevanter Informationen als Entscheidungsgrundlage
• Unterstützung bei der Vorbereitung geschäftlicher Themen und Projekte

Projekte und Sonderaufgaben 

• Organisations- und Digitalisierungsprojekte (Einführung eines DMS-Systems)
• Eigenständige Koordination und Umsetzung kleinerer interner Projekte, beispielsweise:
  • Firmenevents
  • Organisations- und Digitalisierungsprojekte
  • Standort- oder Büroumzüge
• Unterstützung bei administrativen Finanzprozessen:
  • Prüfung und Vorbereitung von Rechnungen
  • Überwachung von Freigabeprozessen im DMS
  • Schnittstelle zur Buchhaltung und externen Steuerberatung

Das bringst du mit, um deine neue Rolle auszufüllen:

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in einer Assistenz-, Office-Management- oder vergleichbaren Funktion
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
• Ein hohes Maß an Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie ein professionelles Auftreten
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools, MS Office und idealerweise Dokumentenmanagement-Systemen
• Die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Themen gleichzeitig zuverlässig zu koordinieren
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse sind von Vorteil

Das erwartet dich noch:

• ein sicherer Arbeitsplatz mit langfristiger Perspektive und unbefristetem Arbeitsvertrag,
• eine Vergütung im Rahmen von 45.000 – 50.000€ brutto p.a. bei 40 Stunden / Woche je nach Qualifikation und Berufserfahrung
• individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten,
• 30 Urlaubstage, dazu jeweils ein halber Urlaubstag an Heiligabend und Silvester,
• flexible Arbeitszeiten im Gleitzeitmodell mit Kernarbeitszeit,
• regelmäßige Team-Events,
• Arbeitgeberzuschuss zu den vermögenswirksamen Leistungen,
• top ausgestattete, ergonomische Arbeitsplätze, kostenlose Kaffee-, Obst- und Getränke-versorgung sowie Parkplätze mit kostenloser E-Lademöglichkeit.

Du möchtest nicht nur Termine verwalten und Aufgaben koordinieren, sondern eine verantwortungsvolle Rolle als zentrale Schnittstelle übernehmen? Es motiviert dich, Ordnung in komplexe Abläufe zu bringen, Prozesse weiterzuentwickeln und die Geschäftsführung sowie das Team mit deiner vorausschauenden und strukturierten Arbeitsweise wirkungsvoll zu unterstützen?

Dann sende uns deine aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen per Mail mit Angabe deines frühesten Eintrittsdatums und deiner Gehaltsvorstellung an karriere@kugellager-express.de oder lade deine Unterlagen einfach hier hoch.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!