Administrative/r Koordinator/in (m/w/d) / 13670 / Klinik für Dermatologie

Administrative/r Koordinator/in (m/w/d)
(Entgeltgruppe: EG 9a TV-L)
Einsatzbereich: Klinik für Dermatologie
Stellen ID: 13670
Eintritt: 01.10.2026
Umfang: Teilzeit / 19,25 Std.
Vertragsart: Befristet
Befristung: 30.06.2030 Projektbefristung gem. §14 Abs. 1 TzBfG

Ihre Aufgaben:

• Administrative Unterstützung des Koordinationsbüros des DFG-geförderten Sonderforschungsbereichs „DYNAMO – Immediate Tumor Dynamics in Melanoma Therapy“
• Überwachung der SFB-Budgets, Ausgaben und Mittelzuweisungen in enger Zusammenarbeit mit der Drittmittelverwaltung und den zuständigen Finanzabteilungen
• Bearbeitung und Dokumentation von Finanzvorgängen, Rechnungen, Erstattungen und Zahlungsanforderungen
• Administrative Koordination von Stellenausschreibungen, Einstellungsverfahren, Onboarding-Prozessen und weiteren Personalangelegenheiten
• Organisatorische und administrative Unterstützung bei der Durchführung von Konsortialtreffen, Workshops, Retreats, Symposien, Gastbesuchen und Sitzungen des Wissenschaftlichen Beirats
• Unterstützung der Kommunikation mit beteiligten Institutionen, Finanz- und Personalabteilungen sowie weiteren relevanten internen und externen Ansprechpartnern
• Unterstützung bei der Erstellung von Berichten, Präsentationen, Finanzübersichten und Dokumentationen des Forschungsverbunds

Ihr Profil:

• Abgeschlossene Berufsausbildung, Bachelorabschluss oder vergleichbare Qualifikation im Bereich Verwaltung, Betriebswirtschaft, Public Management oder einem verwandten Fachgebiet
• Erfahrung in der Projekt-, Finanz- oder Forschungsadministration ist von Vorteil
• Erfahrung im Budgetmanagement, in der Rechnungsbearbeitung sowie in administrativen Abläufen ist wünschenswert
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Erfahrung in der Veranstaltungsorganisation, im Reisemanagement oder in der Personaladministration ist von Vorteil
• Kommunikationsstärke sowie eine ausgeprägte Serviceorientierung
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Freuen Sie sich auf:

• Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem neu eingerichteten, von der DFG geförderten Sonderforschungsbereich
  • Mitarbeit in einem engagierten Koordinationsteam eines interdisziplinären Forschungsverbunds
  • Einblicke in die Organisation und Administration eines großen wissenschaftlichen Verbundprojekt
• Einen sicheren Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst des Landes NRW
• Faire Bezahlung nach Tarif (TV-L) inkl. Jahressonderzahlung und betrieblicher Zusatzversorgung
• 30 Tage Urlaub im Kalenderjahr (bei einer 5-Tage-Woche)
• Interdisziplinäres Arbeiten mit Kolleginnen und Kollegen aus anderen Fachbereichen
• Arbeiten mit moderner Ausstattung und zertifizierten Qualitätsstandards
• Familienfreundliche Unternehmenskultur, z. B. Betriebskindertagesstätte, Ferienprogramm für schulpflichtige Kinder, Beratung und Unterstützung durch die Abteilung für Familie & Gesundheit in allen Lebenslagen
• Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, bspw. in der Bildungsakademie des UK Essen
• Gesundheitsmanagement, z. B. Betriebliches Eingliederungsmanagement, Impfungen, Förderung von Sportangeboten
• Attraktive Zusatzleistungen, bspw. vergünstigtes Kantinenessen, Gemeinschaftsevents, Wohnheimplätze

Rahmenbedingungen: Die Eingruppierung richtet sich nach den persönlichen und tariflichen Voraussetzungen., Schwerbehinderte Bewerberinnen / Bewerber und Gleichgestellte i.S. des § 2 Abs. 3 SGB IX werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt., Das UK Essen strebt eine Erhöhung des Frauenanteils in Bereichen an, in denen Frauen unterrepräsentiert sind. Sie werden zur Bewerbung aufgefordert und im Sinne des LGGs bei gleicher Qualifikation vorrangig berücksichtigt., Eine Bescheinigung gemäß §23a Infektionsschutzgesetz (IfSG) über den Impf- und Serostatus bzgl. Masern ist erforderlich.