Mitarbeiter Zentrale und Empfang (m/w/d)

Das Festkomitee Kölner Karneval von 1823 e. V. ist der Dachverband von mehr als 140 Karnevalsgesellschaften und vertritt die Interessen zehntausender Kölner Karnevalistinnen und Karnevalisten.

Die gemeinnützige Gesellschaft des Kölner Karnevals mbH ist eine hundertprozentige Tochtergesellschaft des Festkomitees. Mit rund 25 Mitarbeitenden übernimmt sie vielfältige Aufgaben im Kölner Karneval. Dazu gehören insbesondere die Organisation des Rosenmontagszuges, die Betreuung der Festwagen und Traktoren, die Mitwirkung an den Fernsehübertragungen von Karnevalssitzungen bei ARD, WDR und ZDF, der Betrieb des Kölner Karnevalsmuseums sowie die Durchführung zahlreicher Veranstaltungen.

Zur Verstärkung unserer Geschäftsstelle in Köln suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen

Mitarbeiter Zentrale und Empfang (m/w/d)

Als erste Ansprechperson unserer Geschäftsstelle heißen Sie unsere Gäste willkommen, betreuen die Telefonzentrale und unterstützen das Team bei zahlreichen organisatorischen und praktischen Aufgaben. Sie sorgen mit Ihrem freundlichen Auftreten, Ihrer Zuverlässigkeit und Ihrem Organisationstalent dafür, dass der tägliche Betrieb unserer Geschäftsstelle reibungslos funktioniert.

Das sind Ihre Aufgaben

• Sie sind die erste persönliche Ansprechperson in unserer Geschäftsstelle und empfangen unsere Besucher, Gäste, Mitglieder und Geschäftspartner freundlich und aufmerksam.
• Sie betreuen die Telefonzentrale, nehmen eingehende Anrufe entgegen und verbinden diese zuverlässig mit den zuständigen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern.
• Sie öffnen unseren Gästen den Zugang zur Geschäftsstelle und sorgen für einen angenehmen und professionellen Empfang.
• Sie bearbeiten die Ein- und Ausgangspost und organisieren den Versand von Briefen, Unterlagen, Paketen und sonstigen Sendungen.
• Sie bereiten Geschenke, Präsente und Glückwünsche vor, verpacken diese sorgfältig und koordinieren deren Versand.
• Sie pflegen Geburtstags-, Adress- und Versandlisten und unterstützen bei der Vorbereitung besonderer Anlässe.
• Sie nehmen Lieferungen entgegen und koordinieren bei Bedarf die Übergabe an die zuständigen Bereiche.
• Sie organisieren und betreuen unsere Besprechungs- und Konferenzräume und sorgen dafür, dass diese für Termine und Gäste vorbereitet sind.
• Sie übernehmen die Bestellung und Verwaltung von Büro-, Versand- und Verbrauchsmaterialien.
• Sie unterstützen bei der Bewirtung von Gästen und übernehmen allgemeine Serviceaufgaben innerhalb der Geschäftsstelle.
• Sie pflegen Kontaktdaten und sonstige Informationen in unseren Datenbanken und unterstützen bei einfachen Rechercheaufgaben.
• Sie arbeiten eng mit den verschiedenen Abteilungen unserer Geschäftsstelle zusammen und übernehmen allgemeine organisatorische und administrative Tätigkeiten.

Das bringen Sie mit

• Sie haben Freude am Umgang mit Menschen und begegnen unseren Gästen, Mitgliedern und Geschäftspartnern freundlich, aufmerksam und verbindlich.
• Sie verfügen über eine ausgeprägte Serviceorientierung und ein gepflegtes, sicheres Auftreten.
• Sie telefonieren gerne und verfügen über eine sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache.
• Sie arbeiten zuverlässig, sorgfältig und selbstständig.
• Sie besitzen Organisationstalent und behalten auch dann den Überblick, wenn mehrere Anliegen gleichzeitig zu bearbeiten sind.
• Sie sind bereit, neben klassischen Empfangs- und Büroaufgaben auch praktische Service-, Verpackungs- und Versandtätigkeiten zu übernehmen.
• Sie verfügen über einen sicheren Umgang mit E-Mail und den gängigen Anwendungen von Microsoft Office.
• Sie sind teamorientiert, hilfsbereit, diskret und belastbar.
• Sie haben Verständnis für die Anliegen unserer Karnevalsgesellschaften und der zahlreichen ehrenamtlich engagierten Menschen im Kölner Karneval.
• Eine abgeschlossene kaufmännische oder dienstleistungsorientierte Ausbildung sowie Berufserfahrung im Empfangs-, Service- oder Bürobereich sind von Vorteil, aber keine zwingende Voraussetzung.

Das bieten wir Ihnen

• eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit im Herzen des Kölner Karnevals,
• einen sicheren Arbeitsplatz in einem besonderen und traditionsreichen Umfeld,
• ein attraktives Gehalt,
• Weihnachts- und Urlaubsgeld,
• ein JobTicket,
• die Möglichkeit zur Nutzung eines JobRads,
• Fortbildungsmöglichkeiten,
• regelmäßige Teamevents,
• ein sympathisches und interdisziplinäres Team,
• kurze Abstimmungswege und ein kollegiales Miteinander,
• Raum für eigenverantwortliches Arbeiten und persönliche Entwicklung,
• eine Tätigkeit, bei der karnevalistische Tradition und moderne Organisationsstrukturen miteinander verbunden werden.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann senden Sie uns bitte Ihren aussagekräftigen Lebenslauf, ein kurzes Motivationsschreiben und relevante Zeugnisse in einer PDF-Datei per E-Mail an

bewerbung@koelnerkarneval.de

Bitte geben Sie dabei auch Ihren frühestmöglichen Eintrittstermin an.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und darauf, Sie persönlich kennenzulernen.

Gemeinnützige Gesellschaft des Kölner Karnevals mbH
Köln

www.koelnerkarneval.de