Sekretär*in im Chefsekretariat Zahnärztliche Prothetik, Alterszahnheilkunde & med. Werkstoffkunde

Sekretär*in im Chefsekretariat

Ab sofort in Voll- oder Teilzeit (20 - 50 %), befristet im Rahmen einer Krankheitsvertretung

Zentrum für Zahn-, Mund- & Kieferheilkunde: Zahnärztliche Prothetik, Alterszahnheilkunde & med. Werkstoffkunde

Ihre Aufgaben

• Sie koordinieren administrative Vorgänge im Sekretariat der Poliklinik selbstständig und bearbeiten die schriftliche sowie digitale Korrespondenz im Umfeld von Universitätsmedizin, Lehre und Forschung
• Die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen einschließlich Protokollführung gehört ebenso zu Ihrem Aufgabenbereich wie die zuverlässige Organisation laufender administrativer Abläufe
• Organisatorische Angelegenheiten der Mitarbeitenden werden von Ihnen betreut, während Sie die Klinikleitung zugleich im Personalmanagement und im Terminmanagement unterstützen
• Auch die Materialverwaltung und Materialbeschaffung sowie die Nutzung der UMG-IT-Systeme für Lehre und Forschung, unter anderem in SAP, KAS und E-Campus, sind Teil Ihres Tätigkeitsfeldes
• In der Zusammenarbeit mit Wissenschaftsmanagement, GB Recht, Ethikkommission, Industriepartnern und universitären Partnern übernehmen Sie Kommunikationsaufgaben im wissenschaftsnahen Umfeld
• Darüber hinaus gestalten und verwalten Sie Arbeitsverträge wissenschaftlicher Hilfskräfte, pflegen die Literaturdatenbank mit Referenzen und Volltextrecherche, begleiten Software-Updates im Rahmen Ihrer Kenntnisse, verwalten Doktorand*innen, reservieren Räumlichkeiten und informieren Studierende per Serien-E-Mail

Unsere Anforderungen

• Voraussetzung ist eine abgeschlossene dreijährige Ausbildung im kaufmännischen oder medizinischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation
• Sie verfügen über gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Excel, Word und PowerPoint, sowie in Outlook, Zoom, MS Teams und Moodle
• Erwartet werden außerdem Kenntnisse in SAP, KAS und E-Campus sowie ein sicherer Umgang mit klinischen Prozessen, universitären Lehrabläufen und dem Landesreisekostengesetz
• Für die Tätigkeit im Sekretariat der Poliklinik bringen Sie zudem Englischkenntnisse und Erfahrung mit EndNote mit
• Freude an Neuem, Organisationstalent und ein hohes Verantwortungsbewusstsein zeichnen Sie ebenso aus wie Teamorientierung und Kommunikationsfähigkeit
• Gesucht wird eine Persönlichkeit, die Strategien der Klinik umsetzt und nach außen vertritt sowie flexibel und strategisch denkt

Unser Angebot

**Attraktive Vergütung und Zusatzleistungen:** Neben der tariflichen Vergütung nach TV-L (Eingruppierung E6 abhängig von der persönlichen Qualifikation) bietet die Universitätsmedizin Greifswald attraktive Zusatzleistungen wie betriebliche Altersvorsorge und Mitarbeitendenvergünstigungen auf der Corporate Benefits Plattform. Außerdem fördern wir die nachhaltige Mobilität mit der Möglichkeit des Jobrad-Leasings.
**Fortbildungsmöglichkeiten:** Es werden regelmäßig Weiterbildungs- und Schulungsprogramme angeboten, um die persönliche und berufliche Entwicklung der Mitarbeitenden zu fördern und ihnen zu helfen, auf dem neusten Stand der Forschung und Technologie zu bleiben.
**Work-Life-Balance:** Die Universitätsmedizin Greifswald setzt sich für eine ausgewogene Work-Life-Balance ihrer Mitarbeitenden ein und bietet flexible Arbeitszeitmodelle sowie Programme zur Förderung von Gesundheit und Wohlbefinden, wie z.B. die Kooperation mit der Hansefit GmbH, an. Unser Familienbüro unterstützt Sie bei der Wohnungssuche und allen Fragen rund um das Thema „Vereinbarkeit von Familie und Beruf".
**Hanseatischer Standort:** Greifswald ist eine charmante Universitätsstadt in Ostseenähe mit einer hohen Lebensqualität, vielfältigen kulturellen Angeboten und einer geschichtsträchtigen Umgebung für Arbeit und Freizeit.

Willkommen...

...bei der Universitätsmedizin Greifswald - dem Ort, an dem Innovation auf Tradition trifft und gemeinsam die Zukunft der Gesundheitsversorgung gestaltet wird. Wir sind stolz auf unser vielfältiges Team von Fachkräften, das sich leidenschaftlich für exzellente Patientenversorgung, Forschung und Lehre engagiert. Wenn Sie Teil eines dynamischen und inspirierenden Umfelds werden möchten, in dem Ihre Ideen und Ihr Engagement geschätzt werden, dann sind Sie bei uns genau richtig. Diversität und Chancengleichheit sind uns besondere Anliegen und wir möchten alle Personen ermutigen, sich bei uns zu bewerben – wir freuen uns über Bewerbungen von allen Menschen, unabhängig von Herkunft und Geschlecht sowie einer Schwerbehinderung oder Gleichstellung.

Bewerben Sie sich jetzt bis zum 19.08.2026.