Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant (m/w/d)

Wer wir sind

Wir sind ein wachsendes Generalunternehmen im Glasfaserausbau und arbeiten für die größten Namen der Branche. Was uns besonders macht: Wir entwickeln unsere eigene KI-Software und automatisieren unsere Prozesse selbst. Geführt wird das Unternehmen von einer Gründerin, die anpackt, schnell entscheidet – und eine rechte Hand sucht, der sie zu 100 % vertrauen kann.

Ihre Rolle

• Sie vertreten die Geschäftsführung souverän nach außen: In Besprechungen und Telefonaten mit Behörden, Konzernen und Geschäftspartnern führen Sie die Kommunikation auf Deutsch – präzise, stilsicher und verbindlich. Inhalte stimmen Sie mit der Geschäftsführung bei Bedarf auf Englisch ab.
• Sie sind die zentrale Schnittstelle zur Geschäftsführung: Sie priorisieren Anfragen und Termine, steuern Kalender und Wiedervorlagen und verantworten die konsequente Nachverfolgung offener Vorgänge.
• Sie führen das Büro der Geschäftsführung eigenverantwortlich – von der Korrespondenz über die Vorbereitung entscheidungsreifer Unterlagen bis zum standortübergreifenden Dokumenten- und Unterschriftenmanagement.
• Sie verantworten die vorbereitende Buchhaltung: Digitalisierung und fristgerechte Übermittlung der Belege an den Steuerberater sowie ein sauber geführtes Dokumenten- und Archivsystem.
• Diskretion und Loyalität sind die Grundlage dieser Position – Sie behandeln Termine, Vorgänge und Unternehmensinterna mit absoluter Vertraulichkeit.

Ihr Profil

• Mehrjährige Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, im Vorstandssekretariat, in einer Kanzlei, einem Notariat oder im Banken-/Konzernumfeld.
• Deutsch auf muttersprachlichem Niveau (stilsicher in Wort und Schrift), gutes Englisch.
• Souveränes, verbindliches Auftreten mit professioneller Distanz; Loyalität und Verschwiegenheit sind für Sie selbstverständlich.
• Proaktive Arbeitsweise: Sie warten nicht auf Anweisungen – Sie erinnern, fassen nach und treiben Vorgänge voran. Ein „Nein" oder eine ausbleibende Antwort ist für Sie kein Ergebnis, sondern der Auftakt zur Nachverfolgung.
• Flexibilität: Die Geschäftsführung arbeitet nicht nach Schema 8–17 – Sie auch nicht.

Was wir bieten

• Überdurchschnittliche Vergütung, die dieser Verantwortung entspricht – plus Tankkarte, Weihnachtsgeld und eine großzügige Betriebsurlaubsregelung.
• Ein direkter Draht zur Geschäftsführung, kurze Wege, schnelle Entscheidungen und moderne, KI-gestützte Arbeitsabläufe.
• Eine Schlüsselrolle mit echtem Gestaltungsspielraum in einem wachsenden Unternehmen.

Bewerbung

Senden Sie Lebenslauf und Referenzen an personelwesen@iroglobal.de – Betreff: „Assistenz GF". Wir melden uns innerhalb von 48 Stunden.