Stellenangebot: Mitarbeiter (m/w/d) für Verwaltung & Personal bei Ifos GmbH

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum 01.01.2027 oder nach Absprache eine engagierte Person (m/w/d) für den Bereich allgemeine Verwaltung und Personalangelegenheiten.

Beschäftigungsumfang: Teilzeit oder Vollzeit 

Beginn: 01.01.2027 oder nach Absprache 

Befristung: Unbefristet

Über uns

Wir sind ein innovatives Forschungsinstitut im öffentlichen Bereich und arbeiten an zukunftsweisenden wissenschaftlichen Fragestellungen, welches sich auf innovative Oberflächenanalytik und Lasermikromaterialbearbeitung spezialisiert hat. Mit modernster Ausstattung und einem engagierten Team arbeiten wir an zukunftsweisenden Lösungen für Industrie und Wissenschaft. Unser Ziel ist es, durch innovative Forschung und angewandte Wissenschaft neue Standards in der Oberflächen- und Schichttechnik zu setzen.

Ihre Aufgaben

• Allgemeine Verwaltungstätigkeiten und Korrespondenz
• Personalsachbearbeitung: Betreuung von Einstellungen, Vertragsänderungen und Austritten in Zusammenarbeit mit Personalverantwortlichen
• Unterstützung bei der Vorbereitung und Nachbereitung von Gremiensitzungen (Vorstand, Kuratorium, Fachbeiräte)
• Erstellung von Sitzungsunterlagen, Protokollen und Beschlussvorlagen
• Organisatorische Unterstützung bei Veranstaltungen, Workshops und Tagungen
• Pflege und Aktualisierung der Verwaltungsdaten und Ablagesysteme
• Mitarbeit bei der Erstellung von Berichten, Präsentationen und Auswertungen
• Allgemeine Büroorganisation und Ablaufoptimierung

Ihr Profil

• Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Verwaltung, Büromanagement, Rechtswissenschaften oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in der Verwaltung, idealerweise im öffentlichen Sektor, in Verbänden oder Forschungseinrichtungen
• Kenntnisse in der Personalsachbearbeitung und/oder Erfahrung mit Gremienarbeit von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Programmen (Word, Excel, PowerPoint)
• Sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen
• Strukturierte, eigenständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Hohes Maß an Diskretion, Verschwiegenheit und Verantwortungsbewusstsein
• Organisationsgeschick und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu betreuen
• Teamfähigkeit und serviceorientiertes Auftreten
• Englischkenntnisse von Vorteil

Wir bieten Ihnen

• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit an der Schnittstelle von Wissenschaft und Verwaltung
• Vergütung nach TV-L sowie alle im öffentlichen Dienst üblichen Sozialleistungen
• Betriebliche Altersvorsorge über die VBLU
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (nach Einarbeitung)
• Flexible Arbeitszeitgestaltung zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, z. B. zu Fördermittelrecht, EU-Programmen oder Controlling
• Ein kollegiales, wertschätzendes Team in einem lebendigen Forschungsumfeld
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Anschreiben, Lebenslauf und relevanten Zeugnissen bis zum 15.11.2026 per E-Mail an:

verwaltung (at) ifos.uni-kl.de

Für inhaltliche Rückfragen steht Ihnen Frau Tanja Kreitner per Mail an: kreitner (at) ifos.uni-kl.de oder telefonisch unter +49 631 20573 – 3233 gerne zur Verfügung.

Wir begrüßen Bewerbungen aller Menschen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter oder sexueller Orientierung. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.