Stellenangebot: Kaufmännische Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) – Teilzeit/ Vollzeit (25-30h) bei Felix Machts. eGbR

Kaufmännische Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
Felix Machts. – Immobilienbetreuung & -entwicklung neu gedacht

Immobilienwirtschaft · Facility Management · Braunschweig

Immobilienkaufmann/-frau · Bürokaufmann/-frau · Kaufmann/-frau für Büromanagement · Immobilienverwaltung · oder kaufmännischer Quereinstieg

Über uns

Wir denken den operativen Immobilienbetrieb neu. Während sich in der Branche vieles um Kauf, Finanzierung und Verwaltung dreht, bleibt ein Bereich oft liegen: der laufende Betrieb und die Entwicklung der Immobilie. Genau hier setzen wir an.

Mit unserem Ansatz der 360° Liegenschaftsbetreuung verbinden wir klassischen Hausmeisterservice mit strukturiertem Schadensmanagement und digitalen Prozessen. Unser Ziel: maximale Transparenz, klare Abläufe und ein System, das mitwächst. Wir sind der technische Partner für die klassiche Immobilienverwaltung, der das Objekt vor Ort im Fokus hat. 

Professionell betreut. Persönlich verantwortet. Das gilt für unsere Kunden. Und für die Art, wie wir arbeiten.

Zum 1. September 2026 haben wir einen etablierten Betrieb aus dem Facility Management übernommen. Jetzt bauen wir die Struktur, die dazu gehört – und hier kannst du dich gerne mit eigenen Ideen einbringen.

Ab Q4/2026 bauen wir den Geschäftsbereich Assetmanagement / Mietverwaltung in Kooperation mit einer etablierten Steuerberatungskanzlei weiter aus. 

Deine Rolle

Du bist die erste Stimme, die unsere Kunden hören – und die Person, die einen Vorgang von der ersten Anfrage bis zur Rechnung begleitet.

Ob jemand ein Angebot möchte, einen Schaden meldet oder eine Frage zur Rechnung hat: Du nimmst es auf, entscheidest, was damit passiert, und sorgst dafür, dass aus offenen Punkten erledigte Aufgaben werden. Du hast den Überblick über alle laufenden Vorgänge und bist aktiv mit deinen Teamkolleg:innen im Austausch – damit wir dem Kunden gemeinsam das Gefühl vermitteln, gut aufgehoben zu sein.

Weil wir diese Rolle gerade erst aufbauen, gestaltest du sie mit. Wenn dir auffällt, dass etwas besser laufen könnte, sagst du es nicht nur – du änderst es. Deine Ideen zu Abläufen, Vorlagen und Kundenkommunikation sind ausdrücklich erwünscht.

Du musst nicht alles können. Aber du solltest mitdenken wollen.

Deine Aufgaben

• Erste Anlaufstelle für Kunden. Telefon, Postfach, jede Kundenanfrage – du nimmst auf, ordnest zu und leitest weiter, was nicht bei dir bleibt. Nicht nach Zufall, sondern mit einem klaren Schema.
• Anfragen einordnen. Ist es ein Einzelauftrag oder ein Dauervertrag? Passt der Kunde überhaupt zu uns? Du entscheidest, was du selbst übernimmst und was einen Termin mit der Geschäftsführung braucht.
• Angebote und Verträge als Entwurf erstellen. Bedarfstermine vor Ort mit unserem Fachbereich koordinieren, Infos geben lassen und Angebote vorformulieren, ggf. mit der Geschäftsführung abstimmen, versenden und nachfassen. Verträge nach unserem Standard vorbereiten.
• Den Kunden begleiten. Du bist die Verbindung zwischen Kunde, Fachbereich und Geschäftsführung. Rückfragen beantworten, Beschwerden aufnehmen und intern klären, Schadensmeldungen aufnehmen und weiterleiten, Nachbesserungen nachhalten – bis der Kunde sagt, dass es passt. Und du meldest dich von dir aus, bevor der Kunde nachfragen muss.
• Der Geschäftsführung den Rücken freihalten. Termine mit A-Kunden vorbereiten und die Unterlagen dazu bereitlegen. Nach Gesprächen nachhalten, was zugesagt wurde. Freigaben einholen, Fristen im Blick behalten, Entscheidungen vorbereiten – so weit, dass nur noch ein Ja oder Nein fehlt.Termine mit A-Kunden vorbereiten und die Unterlagen dazu bereitlegen. Nach Gesprächen nachhalten, was zugesagt wurde. Freigaben einholen, Fristen im Blick behalten, Entscheidungen vorbereiten – so weit, dass nur noch ein Ja oder Nein fehlt.
• Bedarf erkennen. Du kennst die Objekte deiner Kunden und merkst, wo mehr möglich ist: Wer ständig Handwerker sucht, wäre mit unserem Schadensmanagement besser dran. Du erkennst es und bringst es ein.
• Vom Angebot zur Rechnung. Was du angeboten hast, rechnest du auch ab. Rechnungen vorbereiten, offene Posten im Blick behalten, Rückfragen klären – der Kreis schließt sich bei dir.
• Objekt-Reports erstellen. Regelmäßige Berichte an unsere Auftraggeber: was wurde gemacht, was steht an, wo gibt es Handlungsbedarf. Das ist das Transparenzversprechen, mit dem wir uns vom Wettbewerb unterscheiden.
• Den Faden behalten. Kundenordner, Stammdaten, Planungstool und CRM aktuell halten, Vertragsfristen und Verlängerungen im Blick behalten. Nicht aus Ordnungsliebe, sondern damit jeder im Team sofort sieht, wo etwas steht – auch wenn du im Urlaub bist.

Das bringst du mit

• Abgeschlossene kaufm. Ausbildung – gern Immobilienkauffrau/-mann, Bürokauffrau/-mann oder vergleichbar
• Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung
• Strukturierte Arbeitsweise – du behältst auch dann den Überblick, wenn drei Dinge gleichzeitig offen sind
• Hands-on-Mentalität und Verantwortungsbewusstsein
• Freude daran, mit Menschen zu sprechen – am Telefon genauso wie schriftlich
• Sicherer Umgang mit MS Office; digitale Tools schrecken dich nicht ab
• Immobilienerfahrung ist ein Plus, aber keine Bedingung

Wichtiger als eine perfekte Passung ist, dass du Verantwortung für deine Vorgänge übernehmen willst.

So arbeiten wir

• Direkt, schnell und lösungsorientiert
• Wenig Bürokratie, viel Eigenverantwortung
• Fokus auf Umsetzung statt Perfektion
• Probleme werden nicht abgegeben, sondern mitgedacht und gelöst

Was dich bei uns erwartet

• Kurze Wege: direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, keine Abstimmungsschleifen
• Digitale Werkzeuge statt Zettelwirtschaft – und du gestaltest mit, wie wir sie nutzen
• Ein Team von 15 Kolleginnen und Kollegen, das anpackt
• Flexible Arbeitszeiten und -orte

Rahmenbedingungen

Start: 1. Januar 2027 – früherer Einstieg nach Absprache möglich

Umfang: 25–30 Wochenstunden, Aufstockung auf Vollzeit nach der Probezeit möglich

Arbeitsort: Braunschweig, Berliner Platz 1D

Vergütung: je nach Erfahrung und Qualifikation – sag uns gern deine Vorstellung

Befristung: unbefristet
Perspektive: Ab 2027 bauen wir einen Mietverwaltungsbereich auf. Wenn dich das reizt, sag es uns  

Wir suchen dich, wenn du …

… eine smarte, strukturierte Persönlichkeit mit Motivation bist, die Lust hat, mit uns zu wachsen, Neues aufzubauen und dabei Verantwortung zu übernehmen.

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Felix Machts · vaerdis GmbH · Berliner Platz 1D · 38102 Braunschweig

felix@felix-machts.com