Stellenangebot: Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) bei Mind & Focus GmbH

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Mind & Focus GmbH | Bernburg (Saale)

Du bist organisiert, denkst gerne einen Schritt voraus und behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Dinge gleichzeitig passieren? Du arbeitest selbstständig, zuverlässig und hast Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und der Geschäftsführung im Tagesgeschäft den Rücken freizuhalten?

Dann suchen wir genau dich als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d).

Bei uns erwartet dich keine klassische Assistenzstelle, bei der es ausschließlich um Kalender, Ablage und E Mails geht. Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen, unterstützt bei organisatorischen und administrativen Aufgaben und bist eine wichtige Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Team und externen Ansprechpartnern.

Deine Aufgaben

Du unterstützt die Geschäftsführung im operativen und organisatorischen Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass Aufgaben, Termine und Informationen zuverlässig zusammenlaufen.

Zu deinen Aufgaben gehören unter anderem:

• Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und internen Abläufen
• Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings
• Bearbeitung, Koordination und Priorisierung von E Mails, Anfragen und Korrespondenz
• Erstellung und Aufbereitung von Schreiben, Präsentationen, Übersichten und Unterlagen
• Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben der Geschäftsführung
• Wiedervorlagen, Fristenkontrolle und Nachhalten offener Aufgaben
• Kommunikation mit Mitarbeitenden, Geschäftspartnern und externen Dienstleistern
• Unterstützung bei der Planung und Umsetzung interner Projekte
• Recherche und Aufbereitung von Informationen als Entscheidungsgrundlage
• Koordination kleinerer Projekte und eigenständige Übernahme definierter Aufgabenbereiche
• Unterstützung bei organisatorischen Themen rund um Personal, interne Abläufe und Unternehmensentwicklung
• allgemeine Büroorganisation und Unterstützung bei einem strukturierten Tagesablauf der Geschäftsführung

Darüber hinaus unterstützt du uns punktuell bei Aufgaben rund um unseren Außenauftritt und unsere Unternehmenskommunikation. Dazu kann beispielsweise die Vorbereitung kleinerer Inhalte für unsere Social Media Kanäle, die Unterstützung bei der Websitepflege oder bei einzelnen Marketingmaßnahmen gehören.

Dieser Bereich ist eine Ergänzung deiner Tätigkeit. Dein klarer Schwerpunkt liegt in der Assistenz der Geschäftsführung.

Das bringst du mit

Wir suchen nicht zwingend den perfekten Lebenslauf. Viel wichtiger ist uns, dass du zu uns und zu dieser besonderen Vertrauensposition passt.

Du solltest:

• ein ausgeprägtes Organisationstalent besitzen
• strukturiert, zuverlässig und selbstständig arbeiten
• Aufgaben erkennen und mitdenken, ohne für jeden einzelnen Schritt eine Anweisung zu benötigen
• Prioritäten erkennen und auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick behalten
• verantwortungsbewusst und diskret mit vertraulichen Informationen umgehen
• kommunikativ und schriftlich sicher sein
• professionell und verbindlich gegenüber Mitarbeitenden und externen Ansprechpartnern auftreten
• sicher mit digitalen Arbeitsmitteln umgehen
• offen für neue Programme, Apps und digitale Prozesse sein
• Verantwortung übernehmen und Entscheidungen innerhalb deines Aufgabenbereiches treffen können
• Freude daran haben, Strukturen zu schaffen und Dinge zuverlässig zu Ende zu bringen

Ein gewisses Gespür für Kommunikation, Gestaltung und Social Media ist schön, aber für uns kein entscheidendes Einstellungskriterium.

Erfahrungen im Bereich Assistenz, Office Management, Verwaltung oder Organisation sind von Vorteil. Entscheidend ist für uns jedoch vor allem die Kombination aus Organisation, Eigeninitiative, Verlässlichkeit, Diskretion und der Fähigkeit, mitzudenken.

Was dich bei Mind & Focus erwartet

Mind & Focus steht für eine moderne, digitale und menschliche Arbeitsweise. Wir möchten nicht nur therapeutisch gute Arbeit leisten, sondern uns auch organisatorisch und als Arbeitgeber kontinuierlich weiterentwickeln.

Bei uns bekommst du:

• eine abwechslungsreiche Position mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• eine echte Vertrauensposition mit Einblick in unterschiedliche Unternehmensbereiche
• viel Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum
• kurze Entscheidungswege und die Möglichkeit, eigene Ideen tatsächlich umzusetzen
• eine attraktive, übertarifliche Vergütung nach unserem eigenen Haustarif, abhängig von deiner Qualifikation, Berufserfahrung und deinem Verantwortungsbereich
• 30 Tage Urlaub pro Jahr bei einer 4- oder 5-Tage Woche
• geregelte und planbare Arbeitszeiten
• eine strukturierte und persönliche Einarbeitung in deinen neuen Aufgabenbereich
• moderne und weitgehend digitale Arbeitsprozesse
• Arbeiten in einer modernen Apple-Umgebung
• einen hochwertig ausgestatteten und zeitgemäßen Arbeitsplatz
• die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und bestehende Abläufe aktiv mitzugestalten
• individuelle Fort und Weiterbildungsmöglichkeiten, passend zu deinem Aufgabenbereich und deiner persönlichen Entwicklung
• Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb des Unternehmens und die Chance, mit wachsender Erfahrung weitere Verantwortung zu übernehmen
• einen Aufgabenbereich, der sich mit dir, deinen Fähigkeiten und deinen persönlichen Stärken weiterentwickeln kann
• kurze Kommunikationswege und direkten Austausch mit der Geschäftsführung
• ein modernes Arbeitsumfeld in einem wachsenden und zukunftsorientierten Gesundheitsunternehmen
• ein wertschätzendes Arbeitsklima, in dem gute Arbeit gesehen und anerkannt wird
• regelmäßige Teamaktivitäten und gemeinsame Veranstaltungen
• ein Team, in dem Persönlichkeit, Verlässlichkeit, gegenseitige Unterstützung und ein respektvoller Umgang miteinander zählen

Uns ist wichtig, dass du bei uns nicht einfach nur einen Arbeitsplatz bekommst. Du sollst die Möglichkeit haben, mitzudenken, mitzugestalten und dich gemeinsam mit Mind & Focus weiterzuentwickeln.

Warum diese Stelle anders ist

Wir suchen keine Person, die ausschließlich Aufgaben abarbeitet oder darauf wartet, dass der nächste Auftrag kommt.

Wir suchen jemanden, der mitdenkt, organisiert, vorausplant und Verantwortung übernimmt.

Als Assistenz der Geschäftsführung bist du nah an den Entscheidungen und Entwicklungen unseres Unternehmens. Du bekommst Einblick in unterschiedliche Bereiche, hältst organisatorisch viele Fäden zusammen und sorgst gemeinsam mit der Geschäftsführung dafür, dass aus offenen Punkten erledigte Aufgaben werden.

Du solltest Freude daran haben, Strukturen zu schaffen, Dinge im Blick zu behalten und manchmal schon zu wissen, was als Nächstes gebraucht wird, bevor man dich darum bitten muss.

Klingt nach dir?

Dann möchten wir dich kennenlernen.

Schick uns deine Bewerbung mit einem kurzen Lebenslauf und erzähl uns gerne ein paar Sätze darüber, warum du glaubst, dass du mit deiner Art zu arbeiten und zu organisieren gut zu uns passt.

Mind & Focus GmbH
www.mindandfocus.de