Stellenangebot: Assistenz / Office Management (m/w/d) gesucht bei Jobpool GmbH

Wir suchen für unseren renommierten Kunden ein Organisationstalent (m/w/d)!
Sie behalten auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick, kommunizieren gerne mit unterschiedlichen Ansprechpartnern und arbeiten strukturiert sowie eigenständig? Dann freuen wir uns auf Sie!

Ihre Aufgaben

In dieser vielseitigen Position übernehmen Sie eine zentrale Rolle an den Schnittstellen zwischen HR, Finance und internen Fachbereichen.

• Sie koordinieren die Zusammenarbeit mit internen Teams und unterstützen bei bereichsübergreifenden Projekten und Sonderthemen.
• Sie recherchieren relevante Informationen, bereiten diese strukturiert auf und schaffen damit eine fundierte Entscheidungsgrundlage.
• Sie fungieren als Ansprechpartner und Koordinator für interne Teams in den Bereichen People Operations, Benefits und Fleet.
• Sie unterstützen bei der Verwaltung von Benefits, beispielsweise im Bereich betrieblicher Leistungen, Fitnesszuschuss und JobRad.
• Sie koordinieren Themen rund um Firmenwagen und Führerscheinkontrollen.
• Sie verwalten Zutrittsrechte und unterstützen bei organisatorischen Anliegen der Mitarbeitenden.
• Sie koordinieren Mehrarbeitsanträge und übernehmen die Vor- und Nachbereitung der Auszahlung von Mehrarbeit und Plusstunden.
• Sie koordinieren vorgeschriebene fachbezogene Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen.
• Als stellvertretende/r Zeiterfassungsbeauftragte/r unterstützen Sie bei allen relevanten Themen rund um die Arbeitszeiterfassung.
• Sie erstellen allgemeine Bescheinigungen und übernehmen administrative Aufgaben im Tagesgeschäft.
• Sie unterstützen unsere Mitarbeitenden und Führungskräfte im Onboarding- und Offboarding-Prozess.
• Sie wirken beim monatlichen HR- & Finance-Reporting mit.
• Bei Urlaub oder Krankheit übernehmen Sie die entsprechende Vertretung.

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder Industriekaufmann/-frau, alternativ ein Studium im Bereich Betriebswirtschaft oder Management
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, in der Assistenz oder in einer vergleichbaren administrativen Position
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Führungskräften ist von Vorteil
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Excel und PowerPoint
• Gute Kenntnisse in administrativen und organisatorischen Prozessen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Das erwartet Sie

Eine abwechslungsreiche Position mit vielfältigen Schnittstellen und eigenständigen Verantwortungsbereichen. Sie arbeiten eng mit unterschiedlichen internen Teams zusammen und tragen dazu bei, dass administrative und HR-Prozesse zuverlässig und effizient funktionieren.