Stellenangebot: Assistenz der Geschäftsführung / Büroorganisation (m/w/d) bei WaytoRetail GmbH

Wir sind ein kleines, inhabergeführtes Vertriebsunternehmen mit Sitz in Berlin und arbeiten mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern aus Handel, Gastronomie und Hotellerie zusammen.

Die Geschäftsführung ist stark in Vertrieb, Kundenbetreuung, Einkauf und dem Aufbau neuer Geschäftsmöglichkeiten eingebunden. Deshalb suchen wir eine zuverlässige, kommunikative und selbstständig arbeitende Persönlichkeit, die uns im täglichen Geschäft organisatorisch unterstützt und dafür sorgt, dass Termine, Kundenkontakte und offene Vorgänge konsequent weiterverfolgt werden.

Zur Unterstützung der Geschäftsführung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Assistenz der Geschäftsführung / Büroorganisation (m/w/d)

Die Position verbindet klassische Büroorganisation mit aktiver telefonischer Kommunikation, Terminorganisation, Kundenkontakt und der Nachverfolgung von Gesprächen und Vertriebsaktivitäten.

Ihre Aufgaben

Sie unterstützen die Geschäftsführung im täglichen operativen Geschäft und übernehmen selbstständig administrative, organisatorische und kommunikative Aufgaben.

Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:

• Organisation und Koordination von Terminen der Geschäftsführung
• Telefonische Terminvereinbarung mit Kunden, Interessenten, Lieferanten und Geschäftspartnern
• Aktive telefonische Nachverfolgung von Kundenkontakten
• Organisation und Durchführung von Follow-ups nach Kundenterminen der Geschäftsführung
• Nachfassen bei Angeboten, Anfragen und offenen Rückmeldungen
• Erinnerung von Kunden und Geschäftspartnern an vereinbarte nächste Schritte
• Vorbereitung und Nachbereitung von Kunden- und Geschäftsterminen
• Kalenderpflege und Organisation von Wiedervorlagen
• Bearbeitung und Strukturierung eingehender E-Mails
• Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern
• Erstellung und Bearbeitung von Schreiben, Unterlagen und Dokumenten
• Pflege von Kunden-, Lieferanten- und Geschäftsdaten
• Dokumentation von Gesprächsergebnissen und offenen Vorgängen
• Unterstützung bei der Erstellung und Nachverfolgung von Angeboten
• Vorbereitung und Zusammenstellung von Unterlagen für Buchhaltung und Steuerberatung
• Kontrolle und Zuordnung von Rechnungen und Belegen
• Digitale Dokumentenorganisation und Ablage
• Organisation von Geschäftsreisen, Reservierungen und Terminen
• Unterstützung der Geschäftsführung bei laufenden Projekten
• Selbstständige Übernahme kleinerer organisatorischer und administrativer Projekte

Kommunikation ist ein wichtiger Bestandteil dieser Position

Für diese Stelle suchen wir ausdrücklich eine Persönlichkeit, die gerne mit Menschen kommuniziert und keine Scheu vor dem Telefon hat.

Sie sollten Freude daran haben,

• Kunden aktiv anzurufen,
• Termine zu vereinbaren,
• nach Gesprächen freundlich und verbindlich nachzufassen,
• offene Entscheidungen weiterzuverfolgen,
• Ansprechpartner an Rückmeldungen zu erinnern und
• den Kontakt zu Kunden und Geschäftspartnern aktiv aufrechtzuerhalten.

Wir wünschen uns daher eine offene, kontaktfreudige und kommunikative Persönlichkeit, die freundlich, verbindlich und professionell auf Menschen zugeht.

Die Position ist weniger geeignet für jemanden, der ausschließlich im Hintergrund arbeiten möchte und telefonischen Kundenkontakt möglichst vermeiden möchte.

Was uns besonders wichtig ist

Wir suchen keine reine Sachbearbeitung und keine Person, der jede einzelne Aufgabe täglich neu vorgegeben werden muss.

Nach einer gründlichen Einarbeitung wünschen wir uns eine Assistenz, die mitdenkt, organisiert, kommuniziert, nachhakt und offene Vorgänge selbstständig weiterverfolgt.

Wenn die Geschäftsführung beispielsweise einen Kundentermin durchgeführt hat und anschließend ein Angebot, eine Rückmeldung oder ein weiterer Termin erforderlich ist, möchten wir, dass Sie diesen Vorgang übernehmen, dokumentieren und weiterverfolgen.

Ihr Profil

Idealerweise verfügen Sie über eine kaufmännische Ausbildung oder entsprechende Berufserfahrung, beispielsweise als:

• Kaufmann/-frau für Büromanagement
• Bürokaufmann/-frau
• Kaufmann/-frau für Bürokommunikation
• Assistenz der Geschäftsführung
• Vertriebsassistent/in
• Sekretär/in
• Teamassistent/in
• Office Manager/in
• Kaufmännische/r Mitarbeiter/in
• Verwaltungsmitarbeiter/in

Auch Berufsrückkehrerinnen und Berufsrückkehrer mit entsprechender kaufmännischer Erfahrung sind ausdrücklich willkommen.

Das sollten Sie mitbringen

• Ausgeprägte Kommunikationsbereitschaft
• Freude am Telefonieren und am Kontakt mit Menschen
• Freundliches, offenes und verbindliches Auftreten
• Fähigkeit, Gespräche selbstständig und professionell zu führen
• Erfahrung in Büroorganisation oder kaufmännischer Verwaltung
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• Eigeninitiative und die Bereitschaft, Dinge aktiv anzustoßen
• Konsequenz bei der Nachverfolgung offener Vorgänge
• Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• Fähigkeit, mehrere Vorgänge gleichzeitig im Blick zu behalten
• Diskretion und Loyalität im Umgang mit vertraulichen Geschäftsinformationen
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office / Microsoft 365
• Gute Kenntnisse in Outlook, Word und Excel
• Sicherer Umgang mit Kalender-, E-Mail- und Terminverwaltung
• Erfahrung mit digitaler Dokumentenablage und Cloud-Lösungen
• Grundverständnis für CRM-Systeme, Datenpflege und digitale Wiedervorlagen
• Sicherer Umgang mit Online-Meetings und Kommunikationstools wie Microsoft Teams oder vergleichbaren Anwendungen
• Bereitschaft, sich schnell in neue Software und digitale Arbeitsprozesse einzuarbeiten
• Strukturierter Umgang mit digitalen Dateien, Kundendaten und Aufgabenlisten

Digitale Arbeitsweise

Wir arbeiten weitgehend digital. Deshalb erwarten wir einen sicheren und selbstständigen Umgang mit den üblichen Büro- und Kommunikationsprogrammen.

Sie sollten in der Lage sein, Termine digital zu koordinieren, E-Mails strukturiert zu bearbeiten, Kundendaten zu pflegen, Dokumente zu erstellen und abzulegen sowie offene Vorgänge und Wiedervorlagen zuverlässig digital zu organisieren.

Ein sicherer Umgang mit Microsoft 365 / Office, insbesondere Outlook, Word und Excel, ist für diese Position Voraussetzung.

Erfahrungen in Vertriebsassistenz, Kundenbetreuung oder telefonischem Kundenkontakt sind besonders willkommen.

Arbeitszeit

Die Stelle umfasst 20 Stunden pro Woche, verteilt auf Montag bis Freitag mit jeweils vier Stunden täglich.

Je nach persönlicher Situation kann eines der folgenden festen Arbeitszeitfenster vereinbart werden:

• 08:00–12:00 Uhr
• 09:00–13:00 Uhr
• 10:00–14:00 Uhr

Die vereinbarte Arbeitszeit soll grundsätzlich dauerhaft und verlässlich innerhalb eines dieser Zeitfenster stattfinden.

Damit bietet die Position gut planbare Arbeitszeiten und eignet sich auch für Bewerberinnen und Bewerber, die Beruf und private oder familiäre Verpflichtungen miteinander vereinbaren möchten.

Homeoffice

Nach einer persönlichen Einarbeitungsphase kann ein Teil der Tätigkeit – abhängig von den jeweiligen Aufgaben – auch im Homeoffice beziehungsweise mobil ausgeführt werden.

Eine Kombination aus Büro und Homeoffice ist ausdrücklich vorstellbar.

Wichtig sind für uns eine gute telefonische Erreichbarkeit während der vereinbarten Arbeitszeit sowie die zuverlässige Bearbeitung und Nachverfolgung der übertragenen Aufgaben.

Beschäftigungsverhältnis

• Teilzeit mit 20 Stunden pro Woche
• Befristung zunächst auf 12 Monate
• 3 Monate Probezeit
• Bei erfolgreicher Zusammenarbeit besteht ausdrücklich die Perspektive auf eine langfristige beziehungsweise unbefristete Beschäftigung

Vergütung

Die Vergütung beträgt:

1.300 € brutto monatlich bei 20 Wochenstunden.

Bei guter Zusammenarbeit, zunehmender Verantwortung und entsprechender Entwicklung des Aufgabenbereichs besteht die Möglichkeit einer späteren Anpassung der Vergütung.

Was wir bieten

• Einen vielseitigen und verantwortungsvollen Arbeitsplatz
• Direkte und enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Kurze Entscheidungswege
• Ein kleines Unternehmen ohne komplizierte Hierarchien
• Hohe Eigenverantwortung
• Planbare Arbeitszeiten
• 20 Stunden pro Woche
• Arbeitszeit ausschließlich in einem der vereinbarten Vormittagszeitfenster
• Möglichkeit zum teilweisen Homeoffice nach der Einarbeitung
• Gründliche persönliche Einarbeitung
• Einen abwechslungsreichen Aufgabenbereich zwischen Büroorganisation, Kundenkommunikation und Vertriebsunterstützung
• Die Möglichkeit, den eigenen Aufgabenbereich mit wachsendem Vertrauen selbstständig weiterzuentwickeln
• Perspektive auf eine langfristige Zusammenarbeit

Wen wir suchen

Wir suchen eine Persönlichkeit, die gerne organisiert, kommuniziert und Verantwortung übernimmt.

Jemanden, der morgens nicht nur seine E-Mails abarbeitet, sondern selbst erkennt:

Welcher Kunde wartet noch auf eine Rückmeldung?
Wo muss nachgefasst werden?
Welcher Termin muss vereinbart werden?
Was wurde bei einem Kundentermin besprochen und muss weitergeführt werden?
Welche Aufgabe kann ich der Geschäftsführung bereits vollständig vorbereitet abnehmen?

Wenn Sie gerne mit Menschen sprechen, gut organisieren können, Dinge zuverlässig zu Ende bringen und Freude daran haben, in einem kleinen Unternehmen Verantwortung zu übernehmen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Auch wenn Sie nach einer beruflichen Auszeit wieder in das Arbeitsleben einsteigen möchten oder bewusst eine qualifizierte Teilzeittätigkeit mit planbaren Arbeitszeiten suchen, freuen wir uns über Ihre Bewerbung.