Stellenangebot: Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) – Bauunternehmen bei BauCeram GmbH Ausbau

Über uns

Die Bauceram GmbH ist ein seit 2016 bestehendes Bauunternehmen mit Sitz in Köln-Ossendorf. Unser Schwerpunkt liegt im Bereich anspruchsvoller Fassadenarbeiten, insbesondere Klinkerfassaden, Verblendmauerwerk und vorgehängte hinterlüftete Fassaden (VHF).

Zur Verstärkung unseres jungen und freundlichen Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte und zuverlässige Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d).

Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen und unterstützen diese bei organisatorischen, kaufmännischen und administrativen Aufgaben. Wir suchen eine Person, die mitdenkt, Verantwortung übernimmt und auch in einem abwechslungsreichen Arbeitsalltag den Überblick behält.

Ihre Aufgaben

• Direkte organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsführung
• Organisation und Koordination des täglichen Büroablaufs
• Bearbeitung und Priorisierung von E-Mails, Schriftverkehr und eingehenden Anfragen
• Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Auftraggebern, Geschäftspartnern, Lieferanten und Mitarbeitern
• Terminplanung und -koordination
• Vorbereitung und Organisation von Besprechungen und Geschäftsterminen
• Erstellung und Bearbeitung von Geschäftsbriefen, Schreiben und sonstigen Dokumenten
• Ablage, Dokumentation und strukturierte Verwaltung von Geschäfts- und Projektunterlagen
• Unterstützung bei der organisatorischen Abwicklung unserer Bauprojekte
• Zuordnung und Bearbeitung von Rechnungen, Lieferscheinen und projektbezogenen Unterlagen
• Unterstützung bei der Rechnungsstellung und vorbereitenden Buchhaltung
• Einholung und Bearbeitung von Angeboten
• Kommunikation und Abstimmung mit Lieferanten und Nachunternehmern
• Unterstützung bei allgemeinen Personalangelegenheiten und Mitarbeiterunterlagen
• Überwachung von Terminen, Fristen und Wiedervorlagen
• Allgemeine kaufmännische und administrative Tätigkeiten
• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und unseren Projektleitern

Das bringen Sie mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung
• Idealerweise Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, Teamassistenz, kaufmännische Mitarbeiterin bzw. kaufmännischer Mitarbeiter oder in einer vergleichbaren Position
• Erfahrung in einem Bauunternehmen oder einem technisch geprägten Unternehmen ist von Vorteil, aber keine zwingende Voraussetzung
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Zuverlässigkeit und ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
• Sicheres und professionelles Auftreten
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Gute kaufmännische Kenntnisse und Zahlenverständnis
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word und Excel
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren und Prioritäten zu setzen
• Eigeninitiative und die Bereitschaft, mitzudenken und Verantwortung zu übernehmen
• Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke

Sprachkenntnisse

Für diese Position sind sehr gute bis verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C2 bzw. muttersprachliches Niveau) erforderlich.

Da Sie im direkten Kontakt mit der Geschäftsführung, Auftraggebern, Geschäftspartnern, Mitarbeitern und Behörden stehen und selbstständig geschäftlichen Schriftverkehr bearbeiten, ist ein sehr sicherer Umgang mit der deutschen Sprache für diese Position besonders wichtig.

Das bieten wir Ihnen

• Einen sicheren und langfristigen Arbeitsplatz
• Eine verantwortungsvolle Position mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Einen abwechslungsreichen Arbeitsalltag
• Eigenständiges Arbeiten und kurze Entscheidungswege
• Ein junges, freundliches und kollegiales Team
• Eine gründliche Einarbeitung
• Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung
• Einen modernen Büroarbeitsplatz
• Kostenfreie Parkmöglichkeiten
• Eine langfristige Zusammenarbeit in einem etablierten Bauunternehmen