Stellenangebot: Sachbearbeitung WEG- & Mietverwaltung (m/w/d) – Neu Wulmstorf bei Hamburg bei Novumstate GmbH

Novumstate ist ein innovatives Start-up, das die klassische Hausverwaltung durch Digitalisierung, klare Prozesse und moderne Arbeitsweisen neu denkt. Unser Anspruch: effizienter, transparenter und zukunftssicher verwalten – mit Fokus auf Qualität und Kundenzufriedenheit.

Für unsere Hausverwaltung EKS – Ernst Kröger & Sohn Immobilien GmbH mit Sitz in Neu Wulmstorf, direkt vor den Toren Hamburgs, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte und zuverlässige Sachbearbeitung (m/w/d) für die WEG- und Mietverwaltung in Teilzeit. EKS betreut Wohnungseigentümergemeinschaften und Mietobjekte in Hamburg und im Umland – persönlich, verlässlich und mit kurzen Wegen. Du arbeitest den Verwalter:innen zu und bist die Schnittstelle zwischen Eigentümer:innen, Mieter:innen, Dienstleistern und der Verwaltung.

Deine Aufgaben

• Telefonische und schriftliche Betreuung von Eigentümer:innen und Mieter:innen

• Bearbeitung und Koordination eingehender Anliegen und Schadensmeldungen

• Organisation, Beauftragung und Überwachung von Reparatur-, Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen

• Einholung und Prüfung von Angeboten sowie Koordination von Handwerksbetrieben und Dienstleistern

• Überwachung von Terminen, Fristen und Wiedervorlagen

• Pflege von Objekt-, Eigentümer-, Mieter- und Vertragsdaten

• Bearbeitung von Mietverträgen, Vertragsänderungen und Kündigungen sowie Begleitung von Mieterwechseln und Objektübergaben

• Prüfung eingehender Rechnungen und vorbereitende Buchhaltung

• Unterstützung bei Hausgeld- und Betriebskostenabrechnungen

• Vor- und Nachbereitung von Eigentümerversammlungen sowie Nachverfolgung gefasster Beschlüsse – die Versammlungen selbst führt die Verwaltung

• Allgemeine kaufmännische, administrative und organisatorische Tätigkeiten

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im Immobilienbereich

• Berufserfahrung in der Hausverwaltung (WEG- und/oder Mietverwaltung) – darauf legen wir Wert

• Kenntnisse im Miet- und Wohnungseigentumsrecht von Vorteil

• Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung mit einer Hausverwaltungssoftware von Vorteil

• Offenheit für digitale Prozesse: Bei EKS steht die Umstellung auf eine neue Verwaltungssoftware an

• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise

• Organisationstalent und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Vorgängen den Überblick zu behalten

• Freundliches, professionelles Auftreten und gute schriftliche wie mündliche Kommunikationsfähigkeit

• Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit

Was wir bieten

• Unbefristete Anstellung in Teilzeit – die Wochenstunden stimmen wir individuell mit dir ab (z. B. 30 Stunden, Montag bis Freitag 09:00–15:00 Uhr)

• 13. Monatsgehalt

• 1–2 Tage Homeoffice pro Woche nach der Einarbeitung

• Tankkarte für berufliche Fahrten

• Geregelte und planbare Arbeitszeiten

• Strukturierte Einarbeitung und ein kollegiales, wertschätzendes Team vor Ort

• Eigenverantwortliches Arbeiten und kurze Entscheidungswege

• Vielseitige Aufgaben in der WEG- und Mietverwaltung

• Moderne Tools und digitale Prozesse durch die Novumstate-Gruppe – die Umstellung auf eine neue Verwaltungssoftware steht an

• Möglichkeiten zur fachlichen Weiterbildung und persönlichen Entwicklung

• Die Verlässlichkeit eines etablierten, inhabergeführten Unternehmens mit dem Rückhalt einer wachsenden Gruppe