Stellenangebot: Projektassistenz / Assistenz der Geschäftsleitung bei Ingenieurbüro Hornig GmbH & Co. KG

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte, strukturierte und motivierte Persönlichkeit, die unsere Geschäftsleitung und Projektleiter im organisatorischen und kaufmännischen Tagesgeschäft unterstützt.

Deine Aufgaben

•  Unterstützung der Geschäftsleitung im operativen und strategischen Tagesgeschäft sowie Organisation von Terminen, Besprechungen und Geschäftsreisen

•  Selbstständige Korrespondenz mit Auftraggebern, Behörden, Fachplanern und ausführenden Unternehmen

•  Unterstützung der Projektleiter bei der organisatorischen und kaufmännischen Projektabwicklung

•  Erstellung, Pflege und Verwaltung von Projektunterlagen, Projektdokumentationen und digitalen Projektakten

•  Anlage und Pflege von Projekten im Projektmanagement- und Abrechnungssystem

•  Erstellung von Honorarangeboten nach HOAI, Kalkulation von Ingenieurleistungen sowie Vorbereitung von Abschlags- und Schlussrechnungen

•  Überwachung von Honorarständen, Unterstützung beim Forderungsmanagement sowie Mitwirkung bei Kostenplanung, Budgetüberwachung und Projektcontrolling

•  Erstellung und Bearbeitung von Leistungsverzeichnissen im AVA-Programm in Zusammenarbeit mit den Projektleitern

•  Durchführung von Ausschreibungen, Einholung und Auswertung von Angeboten sowie Erstellung von Preisspiegeln

•  Prüfung und Wertung von Angeboten, Erstellung von Vergabevermerken und Vorbereitung von Vergabeentscheidungen

•  Fachliche und rechnerische Prüfung von Bau- und Planerrechnungen sowie Nachverfolgung von Nachträgen und Kostenentwicklungen

•  Erstellung von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsvorlagen sowie Unterstützung bei der Optimierung interner Prozesse und Arbeitsabläufe

•  Vorbereitung der Buchführung für das Steuerbüro (DATEV)

•  professionelle Annahme, Steuerung und Weiterleitung eingehender Anrufe an die Ansprechpartner im Unternehmen 

Das bringst du mit

•  Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation

•  Berufserfahrung in einem Ingenieur-, Architektur- oder Planungsbüro ist von Vorteil

•  Idealerweise Erfahrung in der Projektassistenz oder technischen Sachbearbeitung

•  Kenntnisse der HOAI und VOB sind wünschenswert

•  Idealerweise Erfahrung mit der AVA-Software California.pro sowie BUILDUP

•  Sicherer Umgang mit Microsoft Office (Word, Excel, Outlook und PowerPoint)

•  Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise mit Organisationsgeschick und Eigenverantwortung

•  Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit, freundliches Auftreten und Interesse an anspruchsvollen Bauprojekten und technischen Zusammenhängen

Das bieten wir dir

•  Einen unbefristeten und sicheren Arbeitsplatz in Vollzeit mit langfristiger Perspektive

•  Gleitzeit und 30 Tage Urlaub

•  Eine attraktive und leistungsgerechte Vergütung

•  Anspruchsvolle und abwechslungsreiche Projekte im Bereich der Technischen Gebäudeausrüstung (TGA)

•  Eigenverantwortliches Arbeiten mit kurzen Entscheidungswegen und flachen Hierarchien

•  Ein modernes Arbeitsumfeld mit hochwertiger technischer Ausstattung

•  Strukturierte Einarbeitung sowie individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

•  Hansefit-Mitgliedschaft, kostenlose Getränke sowie regelmäßige Team- und Firmenevents

•  Ein kollegiales, wertschätzendes und familiäres Arbeitsklima, in dem deine Ideen willkommen sind