Stellenangebot: Office & Administration Coordinator (m/w/d) Vollzeit oder Teilzeit bei HIOKI EUROPE GmbH

Wir suchen:

Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement

(Office & Administration Coordinator)

m/w/d | Voll- oder Teilzeit | Eschborn bei Frankfurt am Main

Über HIOKI Europe

HIOKI ist ein 1935 gegründeter japanischer Hersteller von elektrischen Mess- und Prüfgeräten. Unser Produktportfolio reicht von Stromzangen und tragbaren Batterietestern bis hin zu LCR-Messgeräten, Widerstandsmessgeräten, Isolationsprüfgeräten, Datenerfassungssystemen, Leistungsanalysatoren und Stromsensoren.

HIOKI Europe ist die europäische Vertriebsgesellschaft von HIOKI. Seit dem Aufbau unserer europäischen Vertriebsorganisation im Jahr 2017 stärken wir von unserem Standort bei Frankfurt aus die Marke HIOKI und bauen unsere Marktpräsenz in Europa weiter aus. Heute gehören rund 30 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu unserem Team.

Die Position

Die Stelle verbindet Büroorganisation, Personalverwaltung und kaufmännische Aufgaben im Tagesgeschäft. Dabei arbeiten Sie mit Kolleginnen und Kollegen aus dem gesamten Unternehmen sowie mit der Geschäftsleitung zusammen.

Wir suchen eine Person, die strukturiert arbeitet, sicher kommuniziert und organisatorische Aufgaben pragmatisch und zuverlässig angeht. Manche Aufgaben sind Ihnen bereits vertraut, in andere arbeiten Sie sich zunächst ein. Wichtig ist, dass Sie den Überblick behalten, bei Bedarf nachfassen und Aufgaben zuverlässig zu Ende bringen.

Sie wirken beispielsweise an Stellenanzeigen wie dieser mit und sorgen dafür, dass sie auf den passenden Stellenportalen veröffentlicht werden.

Wir sind eine europäische Vertriebsgesellschaft mit Sitz in Deutschland. Unsere japanischen Wurzeln sind zugleich ein wichtiger Teil unserer Unternehmenskultur. Unterschiedliche Arbeitskulturen gehören deshalb zu unserem Alltag und machen die Zusammenarbeit interessant. Sie müssen die japanische Unternehmenskultur noch nicht kennen, sollten ihr aber offen und neugierig begegnen.

Sie übernehmen Verantwortung für Ihre Aufgaben und stimmen sich dabei mit den beteiligten Kolleginnen und Kollegen ab. Sie halten die zuständigen Personen auf dem Laufenden und dokumentieren Abläufe so, dass auch eine Vertretung damit arbeiten kann.

Ihre Aufgaben

• Sie organisieren den Büroalltag und unterstützen die Geschäftsleitung bei allgemeinen Verwaltungs- und Organisationsaufgaben.
• Sie stimmen sich mit Dienstleistern, unserem Vermieter und Lieferanten ab, etwa zu Wartung, Reinigung, Büroausstattung, Anschaffungen und Fragen rund um unsere Büroräume.
• Sie unterstützen die Personalverwaltung und Personalsuche, wirken an Stellenanzeigen mit und begleiten Ein- und Austritte organisatorisch.
• Sie verwalten Schlüssel, Zugänge und Tokens für die Zeiterfassung und kümmern sich um die erforderlichen Mitarbeiterunterlagen.
• Sie kümmern sich um Bestellungen, Ausgaben und Belege und behalten die zugehörigen Budgets im Blick.
• Sie koordinieren organisatorische Aufgaben im Arbeits- und Gesundheitsschutz und vertreten die Geschäftsleitung bei entsprechender Beauftragung in ausgewählten Besprechungen oder Gremien, beispielsweise im Arbeitsschutzausschuss (ASA).
• Sie sorgen dafür, dass Unterlagen und Informationen übersichtlich abgelegt und für die zuständigen Kolleginnen und Kollegen zugänglich sind.

Ihr Profil

Eine Ausbildung als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder Erfahrung in der Büroorganisation, Personalverwaltung, Teamkoordination oder einer vergleichbaren internen Funktion ist für diese Position von Vorteil. Ihre Arbeitsweise, Ihr Organisationstalent und Ihre Einstellung sind uns wichtiger als bestimmte Stationen in Ihrem Lebenslauf.

Fachwissen kann man lernen. Die richtige Einstellung zählt vom ersten Tag an.

Sie bringen mit:

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, davon mindestens eine der beiden Sprachen auf muttersprachlichem oder nahezu muttersprachlichem Niveau
• Eine strukturierte Arbeitsweise und die Fähigkeit, den Überblick zu behalten und Aufgaben zuverlässig zu Ende zu bringen
• Eine pragmatische Einstellung und die Bereitschaft, sich sowohl um wichtige administrative Abläufe als auch um alltägliche organisatorische Aufgaben zu kümmern
• Neugier und die Fähigkeit, sich in neue Themen einzuarbeiten
• Einen verantwortungsvollen und diskreten Umgang mit vertraulichen Informationen
• Sicherheit in der Kommunikation mit Kolleginnen und Kollegen, der Geschäftsleitung und externen Dienstleistern
• Gute Anwenderkenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Outlook, Excel und PowerPoint

Wir bieten

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit rund um Büroorganisation, Personalthemen und den Unternehmensalltag
• Ein modernes Arbeitsumfeld und eine kollegiale Zusammenarbeit in einem internationalen Team
• Die Möglichkeit, den Hauptsitz von HIOKI in Japan zu besuchen
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum Homeoffice
• Ein Jobticket oder einen Stellplatz in unserer Tiefgarage
• Einen Zuschuss zu einer Fitnessmitgliedschaft
• Betriebliche Altersvorsorge
• Eine Kantine im Bürogebäude

Arbeitsort und Arbeitszeit

Ihr Arbeitsplatz ist an unserem Standort in Eschborn bei Frankfurt am Main.

Die Stelle kann in Vollzeit oder Teilzeit besetzt werden. Entscheidend ist für uns, die richtige Person für diese Aufgabe zu finden.

Ein Teil der Arbeit lässt sich im Homeoffice erledigen. Für viele Aufgaben brauchen wir Sie aber vor Ort, etwa für die Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen, Termine mit Dienstleistern oder Fragen rund um unsere Büroräume. Regelmäßige Anwesenheit im Büro gehört deshalb zu dieser Stelle.

Unser Standort sollte daher von Ihrem Wohnort aus gut erreichbar sein.

Jetzt bewerben

Das klingt nach einer Aufgabe für Sie? Dann schicken Sie uns Ihren Lebenslauf ausschließlich per E-Mail an:

jobs@hioki.eu

Ihre Bewerbung wird bei uns von Menschen gelesen und nicht von einer KI gefiltert. Und wenn Sie bei uns anfangen, lesen vielleicht Sie die nächste Bewerbung.

Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen.