Stellenangebot: Mitarbeiter*in Verwaltung, Marketing und Unternehmensorganisation (m/w/d) bei Kinder- und Jugendhilfe Mio GmbH

Organisationstalent mit Blick fürs Ganze gesucht

Die MIO Kinder- und Jugendhilfe, unsere Weiterbildungsangebote sowie unsere Seminar- und Gästehäuser entwickeln sich stetig weiter. Deshalb suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die gerne organisiert, mitdenkt, kommuniziert und Verantwortung übernimmt.

Sie erwartet ein abwechslungsreiches Aufgabenfeld zwischen Verwaltung, Seminarmanagement, Marketing, Qualitätsentwicklung, Geschäftsführungsassistenz und Organisationsentwicklung. Kein Tag ist wie der andere – und genau das macht die Stelle spannend.

Ihre Aufgaben

Verwaltung und Büroorganisation (Jugendhilfe, Seminare und Übernachtungsgäste)

• Allgemeiner Schriftverkehr sowie Telefonservice
• Bearbeitung von E-Mails, Rundschreiben und Informationsversand
• Pflege von Team- und Unternehmenskalendarien
• Postein- und Postausgang
• Verwaltung und Ablage von Dokumenten und Verträgen
• Verwaltung von Aufträgen, Angeboten und Auftragseingängen
• Pflege von Telefon-, Kontakt- und Verteilerlisten
• Bestellung von Visitenkarten und Geschäftsmaterialien
• Materialbeschaffung und Einkauf für Verwaltung, Seminare und Einrichtungen
• Rechnungsbearbeitung, Vorbereitung von Abrechnungen und Mahnwesen

Seminar- und Veranstaltungsmanagement

• Planung, Organisation und Koordination von Seminaren, Fortbildungen und Veranstaltungen
• Terminabstimmung mit Referentinnen und Dozentinnen
• Erstellung und Versand von Ausschreibungen, Einladungen und Teilnehmerinformationen
• Betreuung von Anmeldungen und Teilnehmenden
• Organisation von Räumen, Materialien und technischer Ausstattung
• Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Veranstaltungen
• Erstellung von Teilnahmebescheinigungen und Unterlagen
• Was wir anbieten ist unter www.systemwerk-rlp.de zu finden.

Marketing und Öffentlichkeitsarbeit

• Entwicklung und Umsetzung von Werbe- und Marketingmaßnahmen
• Planung und Durchführung von Kampagnen zur Gewinnung von Seminarteilnehmenden und Gästen
• Entwicklung neuer Vermarktungsstrategien für Seminarangebote und Gästehaus
• Erstellung von Newslettern, Flyern und Informationsmaterialien
• Pflege von Internetseiten und digitalen Informationskanälen
• Unterstützung der Außendarstellung des Unternehmens
• Mitwirkung bei der Entwicklung neuer Angebote und Geschäftsfelder
• Unser Seminarhaus findet sich hier: www.akasa-nw.de
• Unser Gästehaus findet sich hier: www.hausmitkunst.de

Unterstützung der Kinder- und Jugendhilfe MIO

• Kontrolle, Auswertung und Nachbearbeitung von Tagesrapporten der Mitarbeiter
• Unterstützung administrativer Abläufe in den Einrichtungen
• Erstellung von Bescheinigungen und Nachweisen
• Unterstützung bei Meldungen an Behörden und Institutionen
• Mitwirkung bei organisatorischen Aufgaben im operativen Betrieb
• Zusammenarbeit mit Fachkräften, Leitungen und Verwaltung

Unterstützung internationaler Fachkräfte

• Unterstützung von Mitarbeitenden aus Drittstaaten bei administrativen Angelegenheiten
• Erstellung und Vorbereitung notwendiger Bescheinigungen und Unterlagen
• Begleitung organisatorischer Prozesse im Zusammenhang mit Beschäftigung und Integration

Qualitätsmanagement und Organisationsentwicklung

• Durchführung und Auswertung von Evaluationen
• Unterstützung der internen Qualitätssicherung
• Erstellung von Auswertungen für die Betriebsqualität
• Optimierung administrativer Prozesse
• Mitwirkung bei der Entwicklung neuer Arbeitsfelder, Projekte und Angebote

Schnittstelle von IT-, Mobilfunk- und Infrastrukturverwaltung

• Verwaltung und Pflege von Mobilfunkverträgen
• Beschaffung und Einrichtung neuer Smartphones und mobiler Endgeräte
• Ausgabe und Verwaltung technischer Ausstattung an die Zuständigen für die Schulung der Mitarbeiter

Gebäudemanagement und Nachhaltigkeit

• Verwaltung von Miet-, Versicherungs- und Versorgungsverträgen
• Betreuung von Telekommunikations-, Wasser- und Energieanschlüssen
• Unterstützung bei der Verwaltung unserer Immobilien und Standorte
• Mitwirkung beim CO₂-Monitoring und Nachhaltigkeitsmanagement
• Koordination externer Dienstleister

Geschäftsführungsassistenz

• Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Übernahme von Sonderaufgaben und Projekten

Vereinsverwaltung www.dgssa.de

• Verwaltung eines ehrenamtlich geführten Vereins
• Mitgliederverwaltung und Mitgliederkommunikation
• Vorbereitung von Mitgliederversammlungen
• Pflege von Vereinsunterlagen
• Vorbereitende Arbeiten für Jahresabschlüsse
• Zusammenarbeit mit Banken, Vorstand und Steuerberatung

Operative Unterstützung

• Unterstützung des Gäste- und Seminarhauses bei personellen Engpässen
• Mitarbeit vor Ort bei Veranstaltungen und Belegungen
• Sicherstellung eines reibungslosen organisatorischen Ablaufs

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Organisationsstärke und strukturierte Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Anwendungen
• Freundliches und professionelles Auftreten
• Kommunikationsstärke und Serviceorientierung
• Selbstständiges und verantwortungsbewusstes Arbeiten
• Interesse an Marketing, Organisation und Unternehmensentwicklung
• Technisches Grundverständnis im Umgang mit digitalen Endgeräten, oder die Bereitschaft sich schnell einzuarbeiten
• Erfahrungen in Verwaltung, Bildungsarbeit, Sozialwirtschaft oder Vereinsarbeit sind von Vorteil

Wir bieten

• Ein vielseitiges und abwechslungsreiches Tätigkeitsfeld
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Kurze Entscheidungswege und hohe Eigenverantwortung
• Möglichkeit zur aktiven Mitgestaltung neuer Projekte und Arbeitsfelder
• Flexible Arbeitsorganisation und moderne digitale Arbeitsabläufe
• Mitarbeit in einem engagierten und wertschätzenden Team
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Einen Arbeitsplatz mit Sinn in den Bereichen Bildung, Jugendhilfe und gesellschaftliches Engagement

Anstellung

• Beschäftigungsumfang nach Vereinbarung
• Arbeitsort: Maikammer und Neustadt
• Möglichkeit zu teilweise mobilem Arbeiten nach umfangreicher Einarbeitung
• Beginn: sofort für eine gute Übergabe

Interessiert?

Wir freuen uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen per E-Mail an:

philipp.wradatsch@kjh-mio.eu

Hinweis: Die Stelle umfasst zahlreiche unterschiedliche Themenbereiche. Viele Aufgaben fallen nicht täglich, sondern punktuell im Jahresverlauf an. Gesucht wird daher eine vielseitige Persönlichkeit, die Freude daran hat, unterschiedliche organisatorische, verwaltende und entwickelnde Aufgaben eigenverantwortlich zu koordinieren und voranzubringen.