Stellenangebot: Kaufmännische Assistenz (m/w/d) Immobilien und Bauträger – Teilzeit mit Homeoffice-Möglichkeit bei Matthias Bauer GmbH

Zur Unterstützung unserer Geschäftsleitung suchen wir eine zuverlässige und selbstständig arbeitende kaufmännische Assistenz. Der Schwerpunkt liegt auf organisatorischen und administrativen Aufgaben in den Bereichen Immobilien und Bauträger.

Die Stelle ist vorerst in Teilzeit beziehungsweise halbtags vorgesehen. Nach entsprechender Einarbeitung ist die Tätigkeit teilweise auch im Homeoffice möglich.

Ihre Aufgaben

• Sichtung, Sortierung und Aufbereitung des täglichen E-Mail-Verkehrs
• Vorbereitung von Antworten und selbstständige Bearbeitung laufender Korrespondenz
• Weiterleitung von Informationen und Aufgaben an die zuständigen Ansprechpartner
• Nachverfolgung offener Aufgaben, Fristen und Rückmeldungen
• Strukturierte digitale Ablage und Verwaltung von Dokumenten
• Zusammenstellung und Weitergabe von Unterlagen und Daten an Steuerberater, Buchhaltung und weitere Dienstleister
• Vorbereitung, Einreichung und Nachverfolgung von Anträgen
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben im Immobilien- und Bauträgerbereich
• Aufbereitung und Verwaltung von Objekt-, Projekt-, Miet- und Vertragsunterlagen
• Kommunikation mit Behörden, Banken, Notaren, Steuerberatern, Mietern, Käufern und Geschäftspartnern
• Telefonannahme, Bearbeitung erster Anliegen und Weiterleitung an die zuständigen Personen
• Vorbereitung von Besprechungen und Zusammenstellung der benötigten Unterlagen
• Pflege von Kontaktdaten, Übersichten und Wiedervorlagen
• Unterstützung bei der Betreuung unserer Social-Media-Kanäle
• Vorbereitung und Veröffentlichung einfacher Beiträge zu unseren Immobilien- und Bauprojekten
• Abstimmung von Bildern, Texten und Projektinformationen für die Außendarstellung

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung
• Selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
• Organisationstalent und Freude daran, verschiedene Aufgaben zu koordinieren
• Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Outlook, Word, Excel und Teams
• Interesse an Immobilien, Bauprojekten und digitalen Arbeitsweisen
• Grundkenntnisse oder Interesse im Bereich Social Media
• Idealerweise Erfahrung im Immobilien-, Bauträger-, Bau- oder Verwaltungsbereich
• Bereitschaft, sich eigenständig in neue Themen einzuarbeiten

Das bieten wir

• Vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung
• Einblicke in spannende Immobilien- und Bauträgerprojekte
• Kurze Entscheidungswege und selbstständiges Arbeiten
• Teilzeitbeschäftigung, vorerst halbtags
• Flexible Gestaltung der Arbeitszeiten nach Absprache
• Teilweise Homeoffice nach erfolgreicher Einarbeitung
• Möglichkeit, den eigenen Aufgaben- und Verantwortungsbereich weiterzuentwickeln

Wir suchen eine Person, die der Geschäftsleitung im Tagesgeschäft zuverlässig den Rücken freihält, mitdenkt und dafür sorgt, dass Aufgaben, Informationen und Unterlagen zur richtigen Zeit an der richtigen Stelle sind.