Stellenangebot: Mitarbeiter Empfang und Büromanagement (m/w/d) bei Internationale Friedensschule Köln GmbH International School

TOUCH THE FUTURE – JOIN THE TEAM

Auf dem bilingualen Campus der Cologne International School – Internationale Friedensschule Köln lernen und unterrichten Menschen aus mehr als 40 Nationen nach internationalen Lehrplänen (IB /MYP/PYP) sowie dem Lehrplan des Landes NRW. Als Privatschule entwickeln wir unser einzigartiges pädagogisches Konzept kontinuierlich weiter – angepasst an gesellschaftliche Entwicklungen und aktuelle Forschungsergebnisse. Mehrsprachigkeit, Teamarbeit, Selbstorganisation, Kreativität und Engagement für eigene Ideen sowie das Wohl anderer sind Werte, die wir unseren Schüler*innen über die Lehrplaninhalte hinaus vermitteln. Wir sind stets auf der Suche nach interessierten, engagierten und kompetenten Mitarbeitenden im Bildungsbereich.

Wir beschäftigen Menschen, die sich mit unserem Schulkonzept identifizieren. Unser Kollegium stammt aus vielen verschiedenen nationalen und kulturellen Hintergründen. Besonders schätzen wir MitarbeiterInnen, die aufgeschlossen sind, ihre eigene berufliche Weiterentwicklung aktiv verfolgen und die Zusammenarbeit im Team als Bereicherung sehen.

Zum 01.Oktober.2026 suchen wir eine/n MitarbeiterIn Empfang und Büromanagement (m/w/d) zur Verstärkung unseres Teams.

UNSER ANGEBOT

• Teilzeitstelle 15-30 Stunden (vorwiegende Einsatzzeiten in der Zeit von 12.30-17.30, aber auch Frühschichten von 7:15-12:30 möglich)
• Freiräume für Ideen und eigenverantwortliches Arbeiten
• Eine verantwortungsvolle und vielseitige Aufgabe in einem internationalen Team
• Kollegiale Zusammenarbeit
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

IHRE AUFGABEN

• Professioneller Empfang und Begrüßung unserer Besucher, Kunden, Schüler und Beschäftigten sowie die Benachrichtigung der entsprechend zuständigen Abteilung
• Entgegennahme sowie Weiterleitung von Telefongesprächen und Rückrufnachrichten
• Allgemeine administrative Aufgaben wie z.B.  Führen von Checklisten, Ausgabe von Besucherausweisen mit Dokumentation und Betreuung bei Wartezeiten, Entgegennahme und Weitergabe von Materialien, Schulbüchern, Formularen o.ä.
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben sowie die Unterstützung der Schulleitungen (Verfassen von Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Einscannen und Ablegen von Dokumenten, Sicherstellen des reibungslosen Ablaufs von Workflows wie bspw. On- oder Off-Boarding von Schüler*innen)
• Beaufsichtigung und Betreuung einzelner SchülerInnen die außerplanmäßig oder verspätet von ihren Eltern abgeholt werden müssen oder im Arztraum auf weitere Hilfe warten 
• Ggf. Koordination von RTW-Einsätzen
• Führen eines elektrischen Wachbuchs (Schlüsselübergaben, Erfassungen von sicherheitsrelevanten Ereignissen oder speziellen Vorkommnissen, etc...)
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangs(paket)post
• Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien und sonstiger für den Betriebsablauf notwendiger Produkte
• Verantwortung für die Ausgabe von Besucherparkausweisen an Gäste 
• Verantwortung für den positiven Eindruck der Schule hinsichtlich der Ordnung und Sauberkeit im Empfangsbereich

IHRE  QUALIFIKATIONEN

• Sie besitzen Erfahrungen in einer Dienstleistungsbranche, z.B. Hotellerie, Flugbegleitung, Kundenbetreuung o.Ä und/oder haben eine.abgeschlossene kaufmännische Ausbildung 
• Stark ausgeprägte Service- und Dienstleistungsorientierung
• Gutes Gespür für Kundenwünsche und -bedürfnisse
• Zuverlässigkeit und Organisationstalent
• Sehr gute Umgangsformen, sicheres, gepflegtes und selbstbewusstes Auftreten hohe Empathie und Kommunikationsfähigkeit
• Sie verfügen über ausgeprägte Teamfähigkeit, hohe Leistungsbereitschaft, Kreativität und sind bereit sich in neue Aufgaben einzuarbeiten
• Ihre positive Einstellung und pragmatische Lösungsorientierung, gepaart mit Ihrer Hands-on Mentalität setzen Sie gewinnbringend ein
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie interkulturelle Kompetenzen runden Ihr Profil ab