Stellenangebot: Mitarbeiter*in (m/w/d) in Technik und Verwaltung - Teamassistenz für Lehrstühle gesucht bei Ruhr-Universität Bochum

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt oder zum 01.11.2026 unbefristet in Teilzeit, Vollzeit (39,83 Std./Woche = 100 %; 29,87 Std./Woche = 75 %; 19,915 Std./Woche = 50 %) eine*n

Mitarbeiter*in (m/w/d) in Technik und Verwaltung - Teamassistenz für Lehrstühle gesucht

Der Lehrstuhl „Trustworthy Human Language Technologies“ (Prof. Dr. Ivan Habernal) betreibt Grundlagenforschung in zwei Bereichen der natürlichen Sprachverarbeitung (NLP), nämlich im Bereich der datenschutzkonformen NLP und der juristischen NLP. Die Arbeit des Lehrtstuhls "Artificial Intelligence and Society (Prof. Dr. Bilal Zafar) zielt darauf ab, die Entwicklung vertrauenswürdiger Systeme im Bereich der künstlichen Intelligenz (KI) und des maschinellen Lernens (ML) voranzutreiben. Durch die Einbeziehung interdisziplinärer Perspektiven wollen sie einen umfassenden und praxisorientierten Rahmen für die Vertrauenswürdigkeit von KI- und ML-Systemen schaffen. Beide Lehrstühle sind Teil der Fakultät für Inforamtik an der RUB sowie affiliiert mit dem Research Center for Trustworthy Data Science and Security (RC Trust) sowie letzterer auch mit dem Exzellenzcluster CASA.

Als Verwaltungsangestellte*r (m/w/d) erledigen Sie selbstständig und zuverlässig alle anfallenden Sekretariats- und Verwaltungsarbeiten und führen erste buchhalterische Aufgaben durch. Des Weiteren sind Einstellungsformalitäten für wissenschaftliche Mitarbeiter*innen und studentische Hilfskräfte ein wichtiger Bestandteil. Sie koordinieren die Zusammenarbeit mit dem Dekanat der Fakultät für Informatik sowie der Universitätsverwaltung. Die Verkehrssprache wird Englisch und Deutsch sein.

Umfang: Teilzeit, Vollzeit
Dauer: unbefristet,
Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt oder zum 01.11.2026
Bewerben bis: 01.11.2026

Ihre Aufgaben:

• Selbstständige Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben
• Stilsichere Korrespondenz in englischer und deutscher Sprache sowie Übersetzung gesprochener und geschriebener Texte in beiden Richtungen
• Kontenführung, Mittelverwaltung der Finanzstellen, Drittmittelverwaltung, Beschaffungsanträge
• Einstellungsformalitäten für wissenschaftliche Mitarbeiter*innen und studentische Hilfskräfte
• Organisation von nationalen und internationalen Veranstaltungen/Workshops/Konferenzen
• Allgemeine Teamassistenz, Terminplanung, Reisekostenabrechnung, Gästebetreuung
• Unterstützung bei der Organisation von Lehr- und Prüfungsveranstaltungen
• Koordination der Zusammenarbeit mit dem Dekanat der Fakultät für Informatik sowie mit der Universitätsverwaltung

Ihr Profil:

• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Ausbildung bzw. Erfahrung in den oben genannten Aufgaben
• Sichere Kommunikation in deutscher und englischer Sprache (Telefon, E-Mail, Post)
• Eigenverantwortliche Arbeitsweise, Zuverlässigkeit und Genauigkeit
• Selbstständige und verantwortungsbewusste Wahrnehmung der Aufgaben und Serviceorientierung
• Organisationsgeschick, sehr gutes Zeitmanagement, Flexibilität, Belastbarkeit, Teamgeist
• Überdurchschnittliche Kenntnisse von Standard-Software (Microsoft Office inklusive sehr guten Excel-Kenntnissen)
• Wünschenswert sind Kenntnisse in Textsatz- und Wikisystemen oder die Bereitschaft, sich in diese einzuarbeiten
• Bereitschaft zur aktiven Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen
• wünschenswert aber kein Muss sind ebenfalls Kenntnisse über die Verwaltung von Drittmittelprojekten (z.B.DFG, BMBF, EU)

https://jobs.ruhr-uni-bochum.de/jobposting/7377ee46ce88495230825d9ffe8d7c08596420b00?ref=AfA