Stellenangebot: Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) bei FILK Freiberg Institute gGmbH

Die FILK Freiberg Institute gGmbH ist eine unabhängige, außeruniversitäre Forschungseinrichtung, die mit ihrer einzigartigen Kompetenz bei der Entwicklung, Funktionalisierung und Prüfung flexibler mehrschichtiger Polymermaterialien einen wesentlichen Beitrag zu wissenschaftlichem Fortschritt und gesellschaftlicher Wirkung leistet. 

Im Zuge einer Altersnachfolge ist zum 01.01.2027 die Stelle Assistent (m/w/d) der Geschäftsleitung zu besetzen. 

In dieser Position ist es Ihre Aufgabe, die Geschäftsleitung, bestehend aus dem Institutsdirektor und dem Wissenschaftlichen Direktor bei allen administrativen, organisatorischen und strategischen Aufgaben professionell, engagiert und effektiv zu unterstützen und als verlässliche Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Mitarbeitenden und externen Partnern zu agieren.

Diese Aufgaben warten auf Sie: 

• Sie koordinieren und verwalten die internen und externen Termine der beiden Geschäftsführer.
• Sie übernehmen Aufgaben der internen und externen Kommunikation, inkl. der eigenverantwortlichen Korrespondenz mit Geschäftspartnern, Behörden, Gremien und anderen gesellschaftlichen Akteuren. 
• Sie stellen der Geschäftsführung aufbereitete Recherche- und Analyseergebnisse zu verschiedenen Themen als Entscheidungsgrundlage bzw. zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.
• Sie erstellen Entwürfe für Berichte, Statements und sonstige Schriftstücke zur internen und externen Verwendung. 
• Sie erarbeiten Content für die FILK – Webseite und die Social Media Accounts in Absprache mit dem Bereich Unternehmenskommunikation. 
• Sie koordinieren den Bereich Zentrale Dienste mit drei Mitarbeiterinnen und übernehmen temporär Aufgaben in der Gästebetreuung, Reisebuchung, Raumbuchung, Ausgabe Büromaterialien, Bearbeitung Ein- und Ausgangspost u. ä.   
• Sie übernehmen im Vertretungsfall Aufgaben aus dem Bereich Personal. 
• Sie unterstützen den Vorstand und die Mitgliederverwaltung des FILK-Fördervereins.

Mit folgendem Profil passen Sie zu uns und der Aufgabenstellung: 

• Sie haben einen Studienabschluss und / oder eine mehrjährige Berufserfahrung in einem vergleichbaren Aufgabenfeld.
• Sie verfügen über die Fähigkeiten, auch anspruchsvolle Texte eigenständig zu verfassen.
• Sie besitzen umfassende Kenntnisse zur Organisation komplexer Abläufe, zu modernen Arbeitstechniken, den Anforderungen des Datenschutzes und der Digitalisierung, zu rundlegenden kaufmännischen Zusammenhängen und sind in der Lage diese jederzeit sicher und zielführend anzuwenden. 
• Sie sind belastbar und können mehrere Aufgaben parallel und souverän bewältigen, behalten jederzeit den Überblick und stellen sicher, dass wichtige Fristen eingehalten werden.
• Ihr Arbeitsstil ist geprägt von Zuverlässigkeit, Selbständigkeit und Eigeninitiative. Sie agieren vorausschauend.
• Sie kommunizieren sicher, wertschätzend und konstruktiv nach innen und außen. Ihr Auftreten ist in jeder Situation souverän und professionell. 
• Sie denken analytisch und sind in der Lage, Daten und Informationen strukturiert auszuwerten und ergebnisorientiert aufzubereiten.
• Sie sind sicher in der Anwendung von MS Office und anderen gängigen Tools für Dokumentenverwaltung und Projektmanagement.
• Der verantwortungsvolle Umgang mit sensiblen Informationen und Unternehmensdaten ist für Sie selbstverständlich.
• Sie verfügen über verhandlungssichere Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Das ist unser Angebot: 

• Ein unbefristeter Arbeitsvertrag 
• 30 Tage Urlaub und weitere Sozialleistungen
• Eine 40-Stunden-Arbeitswoche mit Gleitzeitregelung 
• Ein moderner Büroarbeitsplatz 
• Parkplätze auf dem Firmengelände