Stellenangebot: Senior Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) bei dotscene GmbH

Senior Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Wir stellen ein

Als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) unterstützt du die Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und übernimmst eigenverantwortlich zentrale organisatorische und kaufmännische Aufgaben. Du bist eine wichtige Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Vertrieb, Projektmanagement, internen Teams sowie externen Partnern und sorgst dafür, dass Abläufe strukturiert, zuverlässig und effizient funktionieren.

Die dotscene GmbH ist ein innovatives Technologieunternehmen aus Freiburg und spezialisiert auf die digitale Erfassung und Digitalisierung von Immobilien. Mit modernstem 3D-Laserscanning und eigenen Softwarelösungen schaffen wir präzise digitale Gebäudemodelle als Grundlage für Planung, Umbau, Sanierung und effizientes Immobilienmanagement.

Unsere Kunden sind insbesondere die öffentliche Hand, Bestandshalter, Facility Manager sowie Architektur- und Ingenieurbüros, die auf verlässliche Bestandsdaten angewiesen sind.

Deine Aufgaben

• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung in den Bereichen Vertrieb, Projektmanagement und Organisation
• Koordination und Kommunikation mit internen Teams, Kunden, Projektpartnern und externen Dienstleistern
• Vorbereitung der laufenden Buchhaltung in Zusammenarbeit mit unserem Steuerbüro sowie Kontrolle von Rechnungen, Zahlungsflüssen, Budgets und Kosten
• Betreuung der HR-Administration, insbesondere Personalunterlagen, Verträge und Fristen
• Verantwortung für ein strukturiertes Office-, Dokumenten- und Vertragsmanagement
• Organisation, Koordination und Nachverfolgung interner Aufgaben, Termine und Projekte
• Unterstützung bei der Erstellung und Aufbereitung von Angeboten, Kundenunterlagen und kaufmännischen Dokumenten
• Unterstützung in der Kundenkommunikation, insbesondere mit öffentlicher Hand, Immobilienwirtschaft, Facility Management und Architektur

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, Studium oder vergleichbare Qualifikation
• Mindestens 5 Jahre relevante Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
• Sehr gute Kenntnisse in kaufmännischen und buchhalterischen Abläufen
• Erfahrung in HR-Administration und Personalorganisation
• Sicheres Verständnis für Rechnungen, Kosten, Budgets und betriebswirtschaftliche Zusammenhänge
• Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Organisationsstärke
• Kommunikationsstärke und professionelles Auftreten gegenüber Kunden, Partnern und Dienstleistern
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel, Word und Outlook; Erfahrung mit CRM-, ERP- oder vergleichbaren Unternehmenssystemen von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englischkenntnisse von Vorteil

Das bieten wir

• Arbeiten in einem internationalen Team
• Flexible Arbeitszeiten
• Weiterentwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Kommunikation und Austausch auf Augenhöhe durch flache Hierarchien
• 30 Urlaubstage (anteilig)
• Ein Büro in zentraler Lage mitten in der sonnigsten Stadt Deutschlands

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