Stellenangebot: Office Management/ Büroassistenz (m/w/d) bei Karriere Künstler Pascal Künstler

Du hältst gerne die Fäden in der Hand, denkst mit und sorgst dafür, dass aus vielen einzelnen Aufgaben ein funktionierender Alltag wird?

Dann könnte diese Position genau das Richtige für dich sein.

Für ein modernes Unternehmen aus der Industrie suchen wir eine organisationsstarke Persönlichkeit, die nicht einfach Aufgaben abarbeitet, sondern Abläufe versteht, Verantwortung übernimmt und den operativen Alltag aktiv mitgestaltet.

Deine Aufgaben

• Organisation & Tagesgeschäft: Du koordinierst die täglichen Abläufe, behältst Aufgaben und Termine im Blick und sorgst dafür, dass die internen Prozesse reibungslos funktionieren.
• Schnittstellenmanagement: Du bist zentrale Anlaufstelle für verschiedene Fachbereiche, die Geschäftsführung sowie externe Ansprechpartner und hältst Informationen und Aufgaben zuverlässig zusammen.
• Prozessoptimierung: Du erkennst, wo Abläufe verbessert werden können, hinterfragst bestehende Strukturen und setzt eigene Ideen zur Vereinfachung und Digitalisierung um.
• Kaufmännische Unterstützung: Du unterstützt bei der Bearbeitung und Koordination kaufmännischer Vorgänge, bereitest Unterlagen auf und stellst sicher, dass Informationen vollständig und strukturiert vorliegen.
• Koordination & Nachverfolgung: Du behältst offene Themen im Blick, erinnerst an Rückmeldungen, koordinierst To-dos und sorgst dafür, dass Aufgaben nicht liegen bleiben.
• Dokumenten- & Datenmanagement: Du strukturierst Unterlagen, pflegst Daten und schaffst klare Ablagestrukturen, auf die sich alle verlassen können.
• Administrative Projektunterstützung: Du koordinierst organisatorische Themen rund um interne Projekte, bereitest Informationen und Termine vor und begleitest die Umsetzung.
• Allgemeine Unternehmensorganisation: Du kümmerst dich um die Themen, die im Alltag anfallen, erkennst selbstständig Handlungsbedarf und findest pragmatische Lösungen.

Das bringst du mit

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in einer organisatorischen, kaufmännischen oder administrativen Funktion, beispielsweise im Office Management, in der Teamassistenz oder in der Sachbearbeitung
• Eine strukturierte und eigenständige Arbeitsweise sowie Freude daran, den Überblick über verschiedene Themen zu behalten
• Organisationstalent, Verantwortungsbewusstsein und einen ausgeprägten Blick für funktionierende Abläufe
• Ein gutes kaufmännisches Verständnis und die Fähigkeit, über den eigenen Aufgabenbereich hinauszudenken
• Sicherheit im Umgang mit MS Office und die Bereitschaft, dich in digitale Systeme einzuarbeiten
• Kommunikationsstärke, Verbindlichkeit und eine lösungsorientierte Hands-on-Mentalität

Das erwartet dich

• Eine vielseitige Position mit echtem Gestaltungsspielraum und Verantwortung
• Ein Industrieunternehmen mit spannenden operativen Abläufen und unterschiedlichen Schnittstellen
• Kurze Entscheidungswege und die Möglichkeit, Dinge aktiv zu verbessern
• Ein Arbeitsumfeld, in dem Eigeninitiative und Mitdenken ausdrücklich erwünscht sind
• Moderne Arbeitsmittel und die Möglichkeit, Prozesse effizienter und digitaler zu gestalten
• Ein abwechslungsreicher Arbeitsalltag, in dem du nicht nur unterstützt, sondern wirklich etwas bewegst

Bereit, den Überblick zu übernehmen?

Wenn du gerne organisierst, Zusammenhänge erkennst und Freude daran hast, den Unternehmensalltag aktiv mitzugestalten, freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.