Stellenangebot: Assistenz der Geschäftsführung bei HTK GmbH & Co. KG

Kurzbeschreibung 

Zur organisatorischen und administrativen Unterstützung unserer Geschäftsführung suchen wir eine zuverlässige und gut strukturierte Assistenz (m/w/d). In dieser vielseitigen Position koordinieren Sie Termine und Aufgaben, bereiten Besprechungen vor und nach und unterstützen bei Personal-, Vertrags- und Organisationsthemen. Sie behalten auch bei kurzfristigen Anforderungen den Überblick und sorgen dafür, dass Informationen, Unterlagen und offene Punkte zuverlässig bearbeitet werden. 

Ihre Aufgaben 

• Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und Geschäftsreisen 
• Sichtung, Priorisierung und Bearbeitung von E-Mails, Nachrichten und Rückrufen 
• Vor- und Nachbereitung von Geschäftsführungsrunden, Mitarbeitergesprächen und weiteren internen Besprechungen 
• Erstellung von Agenden, Gesprächszusammenfassungen, Aufgabenlisten und Entscheidungsvorlagen 
• Nachverfolgung offener Punkte, Fristen und delegierter Aufgaben 
• Unterstützung im Bewerbungsmanagement, insbesondere Sichtung von Unterlagen, Bewerberkommunikation und Terminabstimmung 
• Mitwirkung beim Onboarding neuer Mitarbeitender sowie bei der Organisation von Schulungen und Weiterbildungen 
• Erstellung und Pflege von personalbezogenen Unterlagen, beispielsweise Arbeitszeugnissen und organisatorischen Checklisten 
• Koordination und strukturierte Ablage von Verträgen, AGB, Auftragsverarbeitungsvereinbarungen und sonstigen Geschäftsunterlagen 
• Kommunikation und Terminabstimmung mit Kanzleien, Behörden, Bildungsträgern, Kunden und weiteren externen Ansprechpartnern 
• Pflege von digitalen Ablage-, Aufgaben- und Kommunikationsstrukturen 
• Unterstützung bei internen Projekten sowie bei der Dokumentation und Verbesserung organisatorischer Abläufe 
• Erstellung von Auswertungen, Übersichten, Präsentationen und schriftlichen Vorlagen 
• Allgemeine administrative Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft

Ihr Profil 

• Idealerweise Berufserfahrung in der Assistenz, im Office-Management oder in einer vergleichbaren koordinierenden Funktion 
• Sehr gute Organisationsfähigkeit und eine selbstständige, sorgfältige Arbeitsweise 
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie ein freundliches und verbindliches Auftreten 
• Fähigkeit, Aufgaben sinnvoll zu priorisieren und auch bei kurzfristigen Änderungen den Überblick zu behalten 
• Hohes Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Zuverlässigkeit 
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift 
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Teams, Word, Excel, SharePoint und Planner 
• Bereitschaft, sich in weitere betriebliche Anwendungen und Prozesse einzuarbeiten 
• Interesse an Personal-, Vertrags- und Organisationsthemen

Das bieten wir 

• Eine abwechslungsreiche Position mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung 
• Ein vielseitiges Aufgabengebiet mit organisatorischer Eigenverantwortung 
• Kurze Kommunikations- und Entscheidungswege 
• Ein modernes, digital unterstütztes Arbeitsumfeld 
• Eine strukturierte Einarbeitung in die betrieblichen Abläufe 
• Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterbildung